Während Sie behandeln, nimmt Telofy die Erstanfragen an.
Wer zum ersten Mal anruft, will schnell wissen, ob und wann ein Termin geht. Telofy sagt es, und die Vormerkung liegt auf Ihrem Handy. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an, im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Osteopathie-Praxis rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Eine Behandlung dauert, und das Telefon wartet nicht
Eine osteopathische Sitzung ist Handarbeit ohne Unterbrechung, meist eine Stunde lang. Währenddessen ruft der Nächste an, der noch nicht Ihr Patient ist und sich bei der Nummer entscheidet, die zuerst antwortet. Die Nachfrage steigt: Laut einer Forsa-Umfrage im Auftrag des Verbands der Osteopathen Deutschland (VOD), veröffentlicht am 3. September 2024, haben inzwischen 19 Millionen Menschen in Deutschland eine osteopathische Behandlung in Anspruch genommen, 4,5 Millionen mehr als drei Jahre zuvor.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Osteopathie-Praxis jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Osteopathie-Praxis kann so die Erstanfrage eines Patienten annehmen lassen, während die Osteopathin mitten in einer Sitzung ist.
Die Szene
Montag, 11:20 Uhr. Die Osteopathin behandelt, die Sitzung dauert noch gut 30 Minuten. Am Telefon ist ein Mann, der zum ersten Mal in diese Praxis ruft.
Danach
Die Osteopathin sieht die Vormerkung nach der Sitzung auf dem Handy und bestätigt sie mit einem Klick in der Benachrichtigung. Der Patient hat nach einem Anruf von unter zwei Minuten einen Termin, und die Sitzung im Raum lief weiter.
Zusammenfassung
Neuer Patient mit Schmerzen im unteren Rücken seit einigen Wochen wünscht einen Erstgesprächstermin am Abend. Termin Mittwoch, 18 Uhr, ist vorgemerkt und wartet auf die Bestätigung der Praxis.
- Vorgang
- Termin
- Anliegen
- Erstanfrage, Schmerzen unterer Rücken seit Wochen
- Termin
- Mittwoch, 18 Uhr, Erstgespräch, vorgemerkt
- Rückruf
- 0176 5566778
- Notiz
- Neuer Patient, bevorzugt Abendtermine, bringt vorhandene Befunde mit. Telofy hat keine Einschätzung zu den Beschwerden abgegeben.
Wer und was
Eine Osteopathie-Praxis kann so die Absage eines Patienten annehmen und den Zeitpunkt der Absage im Vorgang festhalten.
Die Szene
Dienstag, 17:40 Uhr. Die Praxis hat gerade die letzte Sitzung des Tages begonnen. Ein Patient ruft an, der morgen um 8 Uhr einen Termin hat.
Am Telefon
Der Patient sagt, er müsse morgen früh überraschend zu einem Termin und könne um 8 Uhr nicht kommen. Telofy nimmt die Absage auf, hält Datum und Uhrzeit des Anrufs fest und gibt den Platz im Kalender frei. Auf die Frage nach einer neuen Zeit wählt der Patient Freitag, 17 Uhr. Telofy merkt ihn vor und fragt nach der Rückrufnummer. Am nächsten Morgen sieht die Praxis, wann die Absage einging.
Danach
Die Praxis weiß beim Blick ins Portal, wann die Absage kam, und prüft anhand ihres Behandlungsvertrags, ob ein Ausfallhonorar greift. Den freien Platz kann sie noch am selben Abend nachbesetzen.
Zusammenfassung
Patient sagt den Termin am Mittwoch, 8 Uhr, am Dienstag um 17:40 Uhr ab und wählt stattdessen Freitag, 17 Uhr. Der Mittwochsplatz ist frei.
- Vorgang
- Termin
- Termin
- Absage Mittwoch 8 Uhr, neuer Termin Freitag 17 Uhr
- Absage eingegangen
- Dienstag, 17:40 Uhr
- Frei geworden
- Mittwoch, 8 Uhr
- Notiz
- Patient hat am Vortag um 17:40 Uhr abgesagt. Ob ein Ausfallhonorar zu berechnen ist, entscheidet die Praxis nach ihrer Vereinbarung.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Eine Rechnung für Praxen, die eine Stunde am Stück behandeln
Eine Empfangskraft kostet Sie mit Lohnnebenkosten rund 4.100 Euro im Monat. Sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen wirklich da, also an 83 Prozent; Urlaub, Krankheit und Fortbildung zahlen Sie mit. Telofy kostet 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung, und nimmt auch dann ab, wenn Sie eine Stunde am Stück behandeln.
Eine Sitzung ist Handarbeit, und Handarbeit lässt sich nicht für einen Anruf pausieren. Wer als Praxisinhaberin allein arbeitet, behandelt, rechnet ab und organisiert. Telofy nimmt Ihnen die erste Stufe ab: Erstanfragen, Absagen, Verschiebungen und Standardfragen landen als fertige Vorgänge bei Ihnen, statt als Rückrufliste am Abend.
Für die Erstanfrage gilt: Wer niemanden erreicht, versucht es nicht dreimal bei Ihnen, sondern einmal bei der nächsten Praxis. Bei 10.000 Osteopathinnen und Osteopathen in Deutschland, so der VOD in seiner Pressemitteilung vom 3. September 2024, ist die nächste Praxis nicht weit.
Der Aufwand rund um Absagen bleibt Ihnen nicht erspart, wird aber kleiner. Telofy hält fest, wann welche Absage kam. Dass Ausfallhonorar nach der Darstellung des Bundesverbands Osteopathie vom 2. März 2023 eine vorherige Vereinbarung oder Aufklärung voraussetzt, bleibt Ihre Aufgabe; der Zeitpunkt der Absage steht im Vorgang.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Medizinische Fachangestellte in Vollzeit, Median brutto (gehalt.de, Abruf 04.10.2026)3.325 €
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 775 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat4.100 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Osteopathie-Praxis kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Osteopathie-Praxis ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy für Ihre Osteopathie-Praxis ein
Sie richten Telofy selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die nächstliegende Branchenvorlage aus dem Gesundheitsbereich bringt Begrüßung und häufige Fragen mit, Sie tragen die Angaben Ihrer Praxis nach.
Was uns gefragt wird.
Kann Telofy sagen, ob die Krankenkasse die Behandlung bezahlt?
Nein. Ob und in welcher Höhe eine Kasse Kosten erstattet, entscheidet die Kasse, nicht die Praxis und nicht Telofy. Sie hinterlegen, was Sie sagen möchten, zum Beispiel dass Sie eine Rechnung zur Einreichung ausstellen, und Telofy gibt genau das wieder, ohne Zusage zur Kostenübernahme.
Kann Telofy Beschwerden einschätzen?
Nein. Telofy gibt keine Diagnose und keinen Rat zu Beschwerden. Stichworte, die Sie festlegen, lösen Ihre Regel aus: Weiterleitung an eine Nummer oder eine als dringend markierte Nachricht. Bei Hinweisen auf akute Gefahr nennt Telofy zusätzlich einen festen Satz und verweist an die 112.
Was ist mit der Schweigepflicht?
Telofy erfasst, was am Telefon gesagt wird, und legt es als Vorgang bereit. Bei der Anmeldung schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, es entsteht bauartbedingt keine Audiodatei, Anwendung und Datenbank stehen in der EU. Ob und wie § 203 StGB für Ihre Berufsgruppe gilt, hängt von Ihrer Qualifikation ab; die Ratgeberseite /wissen/ki-telefon-schweigepflicht erläutert die Grundlagen, die Einordnung für Ihre Praxis klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Berufsverband.
Wie kommen Termine in unseren Praxiskalender?
Über den Kalenderdienst cal.com, den die Praxis mit Telofy verbindet. Ist er verbunden, steht der Termin gebucht oder vorgemerkt im Kalender, sobald das Gespräch endet. Ohne Kalender hält Telofy den Terminwunsch mit Wunschzeit und Rückrufnummer fest, und die Praxis überträgt ihn in ihre eigene Verwaltung.
Kann Telofy ein Ausfallhonorar berechnen?
Nein. Telofy nimmt die Absage an und hält fest, wann sie einging und für welchen Termin. Ob und in welcher Höhe ein Ausfallhonorar zu berechnen ist, richtet sich nach Ihrer Vereinbarung mit der Patientin oder dem Patienten und bleibt Ihre Entscheidung.
Klingt das nach Roboter am Telefon?
Am Anfang jedes Gesprächs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht; dieser Hinweis bleibt fest eingebaut. Stimme und Tonfall wählen Sie selbst, das Gespräch verläuft in natürlicher Sprache. Hören Sie es sich an: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft Telofy Sie an, ohne Anmeldung.
Wir behandeln allein und haben keinen Empfang. Geht das?
Gerade dafür ist Telofy gebaut. Telofy nimmt Anrufe unabhängig davon an, ob jemand am Empfang sitzt, und bucht oder merkt Termine vor, während Sie behandeln. Sie legen je Terminart fest, ob automatisch gebucht oder vorgemerkt und per Klick bestätigt wird.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.