Wir nehmen Ihrer Anmeldung das Telefon ab.
Der Rezeptwunsch liegt an der Anmeldung, bevor die Patientin aufgelegt hat. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Arztpraxis rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Jeder verpasste Anruf ist eine Patientin weniger
Ein Anruf, den niemand annimmt, kommt selten ein zweites Mal. Er geht zur Praxis in der nächsten Straße, mitsamt Rezeptwunsch, Vorsorgetermin und allem, was in den nächsten Jahren daraus geworden wäre. Vertragsärzte müssen mindestens 25 Sprechstunden pro Woche anbieten; die durchgehende telefonische Erreichbarkeit ist laut der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe vom 28. August 2025 dagegen freigestellt. Die Rechnung für das Besetztzeichen zahlt die Praxis trotzdem, jeden Montag neu.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Arztpraxis jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Arztpraxis kann so das Dauerrezept aufnehmen lassen, während an der Anmeldung drei Leitungen gleichzeitig blinken.
Die Szene
Montag, 08:06 Uhr. Das Wartezimmer ist voll, zwei MFA sind am Tresen gebunden, und die vierte Anruferin hört normalerweise das Besetztzeichen. Heute landet sie bei Telofy.
Danach
Die MFA sieht die Nachricht mit Name, Geburtsdatum, Medikament und Rückrufnummer in der Liste, legt das Dauerrezept vor, und die Ärztin unterschreibt es zwischen zwei Patienten. Der Tresen wurde dafür kein einziges Mal verlassen.
Zusammenfassung
Anruferin bittet um Verlängerung ihres Dauerrezepts für ein Blutdruckmittel, Abholung an der Rezeption gewünscht. Anliegen und Rückrufnummer liegen an der Anmeldung, über die Ausstellung entscheidet die Praxis.
- Vorgang
- Nachricht
- Anliegen
- Dauerrezept Ramipril 5 mg, Abholung an der Rezeption
- Rückruf
- 0170 4455667
- Notiz
- Nimmt Ramipril 5 mg bereits seit längerem ein, möchte das Folgerezept morgen an der Rezeption abholen. Name und Geburtsdatum wurden zur Zuordnung erfasst. Über die Ausstellung entscheidet die Praxis und meldet sich unter der Rückrufnummer.
Wer und was
Eine Arztpraxis kann so über die Mittagspause reagieren, wenn ein Anrufer Druck auf der Brust schildert und die Anmeldung leer ist.
Die Szene
Mittwoch, 12:35 Uhr. Die Praxis ist über Mittag geschlossen, die Anmeldung ist bis 14 Uhr unbesetzt, das Bereitschafts-Handy liegt beim diensthabenden Arzt.
Danach
Der Arzt im Bereitschaftsdienst hat den Anrufer in der Leitung, während die Praxis noch geschlossen ist, und entscheidet über das weitere Vorgehen. Nach dem Gespräch liegt der Vorgang mit Uhrzeit, Notiz und dem Vermerk „weitergeleitet“ bereit.
Zusammenfassung
Anrufer mit Brustschmerzen und Engegefühl außerhalb der Sprechzeiten. Nach der hinterlegten Regel an das Bereitschafts-Handy weitergeleitet, zusätzlich Hinweis auf die 112 bei akuter Gefahr.
- Vorgang
- Ticket
- Dringlichkeit
- hoch
- Weiterleitung
- Bereitschafts-Handy
- Notiz
- Brustschmerzen und Engegefühl seit einer halben Stunde. Nach Stichwortregel weitergeleitet, zusätzlich Verweis auf die 112 bei akuter Gefahr.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Die Rechnung, die jede Praxis selbst nachrechnen kann
Eine Kraft, die an der Anmeldung das Telefon hält, kostet Sie mit Lohnnebenkosten über 3.600 Euro im Monat. Sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen wirklich da, also an 83 Prozent; Urlaub, Krankheit und Fortbildung zahlen Sie mit. Telofy kostet 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung, und geht an allen 365 Tagen ran.
Stellen Sie die Rufumleitung Ihrer Nummer „bei besetzt“ oder „wenn niemand rangeht“ auf Telofy, und der Montagmorgen ändert seinen Charakter: Die MFA bleibt am Tresen bei der Patientin, die vor ihr steht, während der Rezeptwunsch, die Terminanfrage und die Rückfrage der Apotheke parallel aufgenommen werden.
Erreichbarkeit entscheidet auch über den Ruf. Nichterreichbarkeit ist laut einem Beitrag des Kinderarzt-Blogs kinderdok.blog vom 13. Dezember 2024 der häufigste Grund für Ein-Stern-Bewertungen bei Arztpraxen, und der Tagesspiegel brachte es am 31. Januar 2025 auf den Punkt: „Ein Arzttermin ist kein Friseurtermin.“ Wer öfter abhebt, behält die Patientin.
Der Personalmangel macht jede Stunde teuer, die am Hörer hängt. Telofy nimmt dem vorhandenen Team das Klingeln ab, damit Sprechzimmer und Anmeldung ihren Takt behalten, statt zwischen Tresen, Behandlung und Telefon zu pendeln.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- MFA Tätigkeitsgruppe I in Vollzeit, Median brutto (Tarif 2026)2.940 €
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 685 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat3.625 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Arztpraxis kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Arztpraxis ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy für Ihre Praxis ein
Sie richten Telofy selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die nächstliegende Branchenvorlage schlägt Begrüßung und typische Fragen bereits vor, Sie tragen die Angaben Ihrer eigenen Praxis nach.
Was uns gefragt wird.
Wie kommen Nachrichten und Termine in unsere Praxissoftware?
Jeder Vorgang liegt mit Name, Geburtsdatum, Anliegen und Rückrufnummer im Portal, die Meldung dazu auf dem Handy der Anmeldung. Termine entstehen im Kalenderdienst cal.com, den Sie mit Ihrem Praxiskalender verbinden. Was in medatixx oder CGM gehört, überträgt die MFA aus einem fertigen Vorgang statt aus dem Gedächtnis.
Wie läuft das mit der Schweigepflicht nach § 203 StGB?
Ärzte dürfen externe Stellen als sonstige mitwirkende Personen zur Unterstützung des Praxisbetriebs einsetzen und tragen die Verantwortung, dass diese die Schweigepflicht einhalten. Telofy schließt bei der Anmeldung einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, es entsteht bauartbedingt keine Audiodatei, Anwendung und Datenbank stehen in Deutschland. Die Einordnung für Ihre eigene Praxis klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer.
Was passiert bei einem Notfall am Telefon?
Deutet ein Gespräch auf akute Gefahr hin, nennt Telofy einen festen Satz und verweist an die 112. Bei den Stichworten, die Sie festgelegt haben, greift zusätzlich Ihre Weiterleitung, meist an das Bereitschafts-Handy. Die Einschätzung des Falls bleibt bei der Ärztin, die den Anruf übernimmt.
Kann er Rezepte oder eine AU zusagen?
Telofy nimmt Name, Geburtsdatum, das Medikament oder die Fachrichtung und eine Rückrufnummer auf und legt den Vorgang an der Anmeldung ab. Über Ausstellung und Zeitpunkt entscheidet die Praxis, und der Patient bekommt unter der Rückrufnummer Bescheid.
Wie geht Telofy mit Kassen- und Privatpatienten um?
Er fragt den Versicherungsstatus als Pflichtfrage ab, wenn Sie das so einrichten, und trägt ihn zusammen mit dem Termin oder der Nachricht ein. Was daraus für die Abrechnung folgt, entscheidet weiterhin Ihre Anmeldung.
Klingt das nach Roboter am Telefon?
Am Anfang jedes Anrufs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht; dieser Hinweis bleibt fest eingebaut. Stimme, Tonfall und die Antworten legen Sie selbst fest, das Gespräch läuft in natürlicher Sprache statt über ein Tastenmenü. Hören Sie selbst hinein: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie an, ganz ohne Anmeldung.
Was tut Telofy, wenn er die Antwort noch nirgends findet?
Steht die Auskunft weder in Ihren Fragen und Antworten noch im Katalog, sagt Telofy das offen und nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf. Die Praxis ruft mit der richtigen Auskunft zurück, und Sie sehen an dieser Stelle, welche Frage in die Antworten gehört.
Was Telofy einer Arztpraxis abnimmt.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.