KI-Telefonassistent für die Steuerkanzlei: neben DATEV, nicht darin

DATEV selbst hat keinen KI-Assistenten, der Mandantenanrufe annimmt. Es gibt die Telefonie-Integration (Anrufe mit Mandat verknüpfen) und den DATEV Copilot für Texte und Recherche. Ein KI-Empfang wie Telofy läuft daneben: Er nimmt Anrufe per Rufumleitung an und liefert Rückrufwünsche, schreibt aber nicht in DATEV.

Wer „KI Telefonassistent DATEV“ oder „DATEV KI Assistent“ sucht, fragt meist zwei Dinge. Erstens: Gibt es das von DATEV? Zweitens: Wie bringe ich eine Telefon-KI neben DATEV zum Laufen, ohne meine Telefonanlage umzubauen? Diese Seite beantwortet beides, auch wenn Sie am Ende keinen KI-Empfang buchen.

Was DATEV bei Telefonie und KI selbst bietet

Die folgenden Angaben stammen von den Herstellerseiten, abgerufen am 06.10.2026.

Zwei Beispiele für die Module. Der 3CX-DATEV-Connector meldet laut 3CX Anrufe und Call-Journal an die DATEV-Software und verlangt die 3CX-Windows-App, den TAPI-Treiber mit DATEV-Option, DATEV Pro ab Version 5 und DATEV Telefonie Basis ab Version 1.2. Das Starface-Modul „Telefonie-Integration für DATEV“ stammt vom Starface-Partner o-byte.com und bietet laut Starface Wahl aus DATEV, Adressabgleich, Notizen in der Mandantenakte und Anzeige des Anrufers. Wie sich eine KI-Rufumleitung an diesen Anlagen einrichten lässt, beschreiben unsere Seiten zu 3CX und Starface.

Zum Thema KI: Der DATEV Copilot ist laut DATEV für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer gedacht und über den Bestell- und Einrichtungsassistenten in MyDATEV zu bestellen. Preise nennt die Produktseite nicht. Ein Telefonassistent, der Mandanten ans Telefon geht, ist darin nicht beschrieben. Auch der Berufsverband testet das Thema: Der Deutsche Steuerberaterverband hat 2025 mit der VITAS GmbH ein Pilotprojekt „Telefonieren am Limit“ zu KI-Telefonassistenten für Kanzleien beschrieben, mit Mandantenaufnahme, Terminvereinbarung, Standardfragen und Gesprächsdokumentation. DATEV wird dort nicht genannt.

Warum das Kanzleitelefon in der Saison überläuft

Die Arbeit in Kanzleien ballt sich. Laut tax-talents.de entsteht „von März bis Juli“ die meiste Arbeit, mit Unterlagen kurz vor der Frist und ständigen Nachfragen der Mandanten (Beitrag vom 27.02.2026). Gleichzeitig fehlen Leute: In der ifo-Erhebung vom Juli 2026 melden 64,7 Prozent der Betriebe in Recht und Steuerberatung Personalmangel, im Durchschnitt aller Unternehmen sind es 23,2 Prozent (wiedergegeben von ad-hoc-news.de, 21.08.2026). Der DStV beschreibt das Alltagsbild so: Mehrere Mitarbeitende im Urlaub, eine Person krank, zwei Telefone klingeln durchgehend.

Eine belastbare Zahl, wie viele Anrufe eine durchschnittliche Kanzlei bekommt, nennen wir nicht, weil wir keine neutrale Erhebung gefunden haben. Zählen Sie vier Wochen selbst mit: Anrufe, Anliegen, Rückrufe. Meist zeigt sich, dass ein großer Teil kurze Standardfälle sind. Wie sich das auf Stoßzeiten verteilt, beschreibt Feiertage und Stoßzeiten.

Was ein KI-Empfang neben DATEV übernimmt

• Anliegen aufnehmen. Name, Mandant oder Neumandant, Thema, Dringlichkeit, Rückrufnummer. Sie legen die Pflichtfragen fest.
• Rückrufwunsch festhalten. Der Vorgang liegt im Portal mit Zusammenfassung, dazu kommt eine Nachricht per E-Mail, Telegram oder Push.
• Termine über cal.com. Die Buchung läuft in Ihren Google- oder Outlook-Kalender, alternativ als Vormerkung, die Sie bestätigen.
• Weiterleitung bei Stichwort. Fällt ein Wort wie „Betriebsprüfung“ oder „Fristablauf“, geht der Anruf an eine von Ihnen festgelegte Nummer. Regeln gibt es auch für „außerhalb der Geschäftszeiten“ und „Anrufer verlangt einen Menschen“.
• Fragen und Antworten. Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf der Mandatsaufnahme, welche Unterlagen für Neumandanten nötig sind.

Der KI-Hinweis steht zu Beginn jedes Anrufs. Telofy speichert keine Tonaufzeichnung.

Was ein KI-Empfang nicht übernimmt

• Kein Eintrag in DATEV. Telofy hat keine Anbindung an DATEV. Es schreibt weder in die Mandantenakte noch in Telefonie Basis. Das Team überträgt, was in DATEV gehört, aus der Zusammenfassung.
• Kein Journal für umgeleitete Anrufe. Ein Anruf, der per Rufumleitung zu Telofy geht, läuft nicht über Ihr CTI-Modul und erscheint dort deshalb nicht.
• Keine Auskunft zu Mandantendaten oder Steuerfragen. Telofy hat keinen Zugriff auf Ihre Kanzleisoftware und weiß nicht, ob Unterlagen eingegangen sind. Auf Statusfragen sagt der Empfang, dass die Kanzlei zurückruft.

Wer die Daten automatisch weitergeben will, kann über die technische Schnittstelle („Webhook“) einen Vorgang an die eigene IT oder einen Dienstleister senden. Für DATEV gibt es nach unserer Prüfung am 06.10.2026 weder bei Zapier noch bei Make eine App, den Weg müsste also Ihre IT bauen. Als „DATEV-kompatibel“ bezeichnen wir Telofy deshalb nicht.

Datenschutz und Schweigepflicht

Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheit (§ 57 StBerG, § 203 StGB). Dienstleister dürfen sie nach § 62a StBerG einbinden, wenn sie sorgfältig ausgewählt und in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und nur das Erforderliche erfahren. Praktisch heißt das: Das Telefon nimmt nur Name, Anliegen und Rückrufnummer auf, die Details gehören ins Mandantengespräch. Telofy verarbeitet Daten in der EU, den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie im Portal ab. Details stehen unter KI am Telefon und DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie die Verpflichtung von Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten gegenlesen.

Schritt für Schritt: KI-Empfang neben DATEV einrichten

1. Telefonanlage und DATEV-Anbindung unangetastet lassen. Ihr CTI-Modul läuft weiter für alle Anrufe, die Ihr Team annimmt.
2. Rufumleitung planen. Richten Sie in der Anlage eine Umleitung auf die Telofy-Nummer ein: zum Beispiel bei Besetzt, nach einigen Sekunden ohne Annahme und außerhalb der Geschäftszeiten. Anleitung: Rufumleitung einrichten. Ihre Nummer bleibt, siehe eigene Nummer behalten.
3. Pflichtfragen festlegen. Für Mandanten: Name, Thema, Frist, Rückrufnummer. Für Neumandanten: Rechtsform, Anliegen, gewünschter Starttermin. Nicht fragen: Beträge, Steuernummern, Einkommensdaten.
4. Stichwort-Regeln setzen. Zum Beispiel „Betriebsprüfung“, „Außenprüfung“, „Fristablauf“ oder „Bescheid“ mit Weiterleitung an eine Nummer. Alles andere wird aufgenommen.
5. Kalender verbinden. cal.com mit Google oder Outlook, mit freien Zeiten für Erstgespräche und Jahresgespräche.
6. Benachrichtigung wählen. E-Mail an das Kanzleipostfach oder Telegram an die zuständige Person.
7. Einen Tag testen. Rufen Sie sich selbst an, mit einem Mandantenanliegen und mit einem Stichwort. Danach Umleitung scharf stellen.

Kosten

Telofy Starter kostet 89 Euro netto im Monat, monatlich kündbar, mit 800 Minuten, jede weitere Minute 15 Cent. Bei jährlicher Zahlung sind es 79 Euro im Monat. Pro (279 Euro) und Business (469 Euro) bringen mehr Minuten. Die Übersicht steht unter Preise. Den Vergleich mit einem menschlichen Dienst finden Sie unter Telefonservice für Steuerberater.

So probieren Sie es aus

Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein. Kurz darauf ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang an, mit dem Wissen von Ihrer Seite. Wie Kanzleien Telofy im Alltag nutzen, zeigt die Seite Telofy für Steuerkanzleien.

Quellen

1. DATEV: DATEV Telefonie Basis (abgerufen 06.10.2026)
2. DATEV: DATEV Copilot (abgerufen 06.10.2026)
3. 3CX: Der DATEV Connector von 3CX (abgerufen 06.10.2026)
4. Starface: Telefonie-Integration für DATEV (abgerufen 06.10.2026)
5. tax-talents.de: Fachkräftemangel in der Steuerberatung 2026 (abgerufen 06.10.2026)
6. § 62a StBerG: Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen 06.10.2026)