Wir gehen ran, auch in der Fristsaison.
Die Fristfrage liegt als dringende Notiz vor, bevor Sie den Jahresabschluss weglegen. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Unsere Kunden reagieren viel positiver darauf als gedacht. Unser Team wird im Alltag deutlich weniger unterbrochen. Trotzdem ist das Telefon jederzeit erreichbar und unsere Kunden bekommen sofort eine Antwort.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Steuerkanzlei rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
In der Hochsaison kostet jedes Klingeln Erklärungen
Zwischen März und Juli entscheidet sich, wie viele Erklärungen die Kanzlei durchbekommt. Genau in diesen Wochen steht die Leitung nie still, und jeder Anruf zieht eine Sachbearbeiterin aus dem Abschluss. Die Stunden, die dabei verloren gehen, bezahlen Sie doppelt: einmal als Gehalt und einmal als Arbeit, die liegen bleibt.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Steuerkanzlei jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
So kommt die Fristfrage einer Mandantin herein, ohne dass jemand den Jahresabschluss dafür weglegt.
Die Szene
Dienstag im Mai, 09:40 Uhr. Hochsaison. Zwei Sachbearbeiterinnen sitzen an Jahresabschlüssen, die Leitung reißt seit dem Vormittag kaum ab, das Telefon läuft über Telofy.
Danach
Die Sachbearbeiterin sieht die dringende Notiz, prüft die Fristenlage und beantragt bei Bedarf die Verlängerung beim Finanzamt. Erst dann greift sie zum Hörer, einmal, statt dreimal unterbrochen zu werden. Die Belege sind zu diesem Zeitpunkt oft schon hochgeladen.
Zusammenfassung
Mandantin fragt vor der Frist für die Einkommensteuererklärung nach einer Verlängerung, Belege sind noch nicht vollständig. Anliegen als dringend eingestuft, Belegweg über das Unternehmen-Online-Postfach genannt, Rückruf durch die Sachbearbeiterin vereinbart.
- Vorgang
- Nachricht
- Anliegen
- Fristverlängerung ESt 2025, Belege unvollständig
- Rückruf
- 0170 2223344
- Notiz
- Mandantennummer laut Anruferin 38-114, noch zu bestätigen. Fragt nach Fristverlängerung, Entscheidung liegt bei der Sachbearbeiterin. Belegweg über das Unternehmen-Online-Postfach genannt. Dringlichkeit hoch.
Wer und was
So kommt ein Kanzleiwechsel herein, zwanzig Minuten nachdem im Empfang das Licht ausgegangen ist.
Die Szene
Donnerstag, 17:20 Uhr. Die Kanzlei ist für heute geschlossen, die letzte Mitarbeiterin schließt gerade ab. Ein Handwerksmeister sucht einen neuen Berater und arbeitet die Trefferliste ab.
Danach
Der Berater findet am nächsten Morgen ein terminiertes Neumandat vor, bestätigt es mit einem Klick in der Benachrichtigung und geht mit den Eckdaten aus der Notiz ins Gespräch. Ein Mandat, das um 17:20 Uhr auf der Mailbox gelandet wäre.
Zusammenfassung
Handwerksmeister sucht kurzfristig einen neuen Steuerberater, da sein bisheriger zum Jahresende aufhört. Rechtsform, Branche und Mitarbeiterzahl aufgenommen, Erstgespräch für den nächsten Vormittag vorgemerkt.
- Vorgang
- Lead
- Betrieb
- Einzelunternehmen, Handwerk, sechs Mitarbeiter
- Termin
- Freitag, 09:00 Uhr: Erstgespräch, vorgemerkt
- Notiz
- Bisheriger Steuerberater gibt die Kanzlei zum Jahresende auf, Wechsel wird zum 01.01. gewünscht. Honorar bespricht der Berater im Erstgespräch.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Was Ihre Kanzlei am Telefon wirklich bezahlt
Die Rechnung ist schnell gemacht. Eine Steuerfachangestellte verdient 2025 bundesweit im Schnitt rund 3.230 Euro brutto im Monat bei zehn Jahren Berufserfahrung (WSI-Lohnspiegel, referiert bei raising-standards.com, 24.10.2025). Mit Lohnnebenkosten kostet sie den Arbeitgeber knapp 4.000 Euro und ist an 215 von 260 bezahlten Tagen im Haus. Telofy kostet 79 Euro und nimmt an allen 365 Tagen ab.
Teurer als das Gehalt ist die unterbrochene Arbeit. Der Deutsche Steuerberaterverband nennt laut DATEV magazin vom 8. Juni 2026 ausdrücklich „zeitraubende Fristklärungen“ als das, was knappe Personalkapazität bindet. Telofy nimmt genau diese Fragen mit Mandantennummer und Dringlichkeit auf, und Ihre Sachbearbeiterin ruft gebündelt zurück, statt zwölfmal am Tag den Abschluss zu unterbrechen.
Auf der Einnahmenseite steht das Neumandat. Nach einem Fachbeitrag von Haufe vom 2. März 2017 entscheidet der erste Telefonkontakt binnen weniger Minuten darüber, ob ein Interessent die Kanzlei für den richtigen Berater hält, und ein Empfang, der Anrufer eher ausfragt als aufnimmt, gibt laut demselben Beitrag schnell das Gefühl, unerwünscht zu sein. Ein Anruf, der freundlich angenommen und vollständig notiert wird, bleibt in Ihrer Kanzlei, statt zur nächsten im Suchergebnis zu wandern.
Und die Kraft, die Sie dafür einstellen wollten, gibt der Markt gerade kaum her: 64,7 Prozent der Betriebe in Recht- und Steuerberatung melden laut ifo-Erhebung vom Juli 2026 Personalmangel (ad-hoc-news.de, 21.08.2026). Telofy nimmt dem vorhandenen Team das Abheben ab. Was bleibt, ist Zeit für Erklärungen, Jahresabschlüsse und die Gespräche, für die Fachwissen gebraucht wird.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Steuerfachangestellte 2025, bundesweiter Durchschnitt bei zehn Jahren Berufserfahrung (WSI-Lohnspiegel, raising-standards.com, 24.10.2025)3.230 € brutto
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 753 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat3.983 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Steuerkanzlei kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Steuerkanzlei ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy in Ihrer Kanzlei ein
Sie richten alles selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die Branchenvorlage Recht liefert Begrüßung und häufige Fragen als Vorschlag, Sie passen sie an Ihre Kanzlei an.
Was uns gefragt wird.
Darf eine Steuerkanzlei das nach § 62a StBerG?
§ 62a StBerG erlaubt Steuerberatern, externen Dienstleistern Zugang zu Informationen zu geben, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, sofern das für die Dienstleistung erforderlich ist und der Vertrag in Textform Regelungen zur Verschwiegenheit und zur Begrenzung des Wissenszugangs enthält. Genau diesen Auftragsverarbeitungsvertrag schließt Telofy bei der Anmeldung. Ob Ihr konkreter Einsatz die Voraussetzungen erfüllt, klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten; eine Rechtsgarantie kann diese Seite nicht geben.
Wie steht es um das Mandatsgeheimnis nach § 203 StGB?
§ 203 StGB schützt Mandantengeheimnisse auch bei Mitwirkung Dritter. Deshalb schließt Telofy bei der Anmeldung einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, es entsteht bauartbedingt keine Tonaufnahme, das Wortprotokoll bleibt standardmäßig aus, und Anwendung wie Datenbank stehen in Deutschland. Anrufdaten werden nach 30 Tagen gelöscht, sofern Sie keine andere Frist bis zu zehn Jahren einstellen.
Gibt er steuerliche Auskünfte?
Die fachliche Einschätzung bleibt bei Ihnen, so sieht es § 5 StBerG vor. Telofy nimmt Anliegen, Mandantennummer und Rückrufnummer auf, nennt den hinterlegten Belegweg und legt daraus einen Vorgang an. Sie greifen zum Hörer und wissen bereits, worum es geht.
Sagt er etwas zu Fristen?
Über Fristen und Fristverlängerungen entscheidet die Sachbearbeiterin, die die Akte kennt. Telofy hält die Frage mit Mandantennummer und Rückrufnummer fest, stuft den Vorgang als dringend ein und schickt die Meldung sofort aufs Handy oder per E-Mail. So steht die Fristfrage ganz oben auf der Rückrufliste.
Kennt er DATEV oder unsere Akten?
Bescheide, Mandantenakten und der Bearbeitungsstand einzelner Erklärungen bleiben in DATEV und damit bei Ihnen. Telofy nimmt das Anliegen am Telefon vollständig auf und übergibt es als Vorgang. Termine entstehen über den Kalenderdienst cal.com; ohne Kalenderanbindung hält Telofy den Terminwunsch als Notiz fest.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Sprachverarbeitung läuft über Google Vertex AI in einer EU-Region, Anwendung und Datenbank liegen in Deutschland. Es entsteht keine Tonaufzeichnung, das Wortprotokoll bleibt standardmäßig aus, und Anrufdaten werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern Sie keine andere Frist bis zu zehn Jahren einstellen.
Klingt das nach Roboter?
Zu Beginn jedes Gesprächs nennt Telofy offen, dass hier ein digitaler Mitarbeiter spricht; dieser Hinweis bleibt immer bestehen. Stimme und Tonfall bestimmen Sie selbst, gesprochen wird in natürlicher Sprache statt über ein Tastenmenü. Hören Sie hinein: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie sofort an, ohne Anmeldung.
Was bringt das in der Hochsaison?
Zwischen März und Juli zahlt sich aus, dass Fristfragen als dringend markiert ankommen und Betriebsprüfung oder Vollstreckung sofort durchgestellt werden. Jedes Anliegen liegt mit Uhrzeit, Mandantennummer und Rückrufnummer dokumentiert vor, auch an den Tagen, an denen in der Kanzlei sonst kaum jemand zum Hörer greifen kann.
Was Telofy einer Steuerkanzlei abnimmt.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.