Ansage für Betriebsferien: Vorlagen zum Kopieren

Eine gute Ansage für Betriebsferien nennt den Firmennamen, den Grund, den ersten Tag, an dem Sie wieder erreichbar sind, und sagt, was dringende Anrufer tun können. Mehr braucht es nicht. Etwa 20 bis 30 Sekunden Sprechdauer sind genug. Die Texte unten passen Sie nur noch mit Namen und Datum an.

Acht Vorlagen für die Betriebsferien

Eckige Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben. Schreiben Sie Daten so, wie Sie sie sprechen: „Montag, den 11. Januar“, nicht „11.01.“.

1. Förmlich, mit Rückruf (ca. 20 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Wegen unserer Betriebsferien sind wir vom [Datum] bis einschließlich [Datum] nicht erreichbar. Ab [Wochentag, Datum] sind wir wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Wir rufen Sie nach unserer Rückkehr zurück.

2. Förmlich, mit Vertretung (ca. 20 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Betrieb ist bis einschließlich [Datum] geschlossen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unseren Partnerbetrieb [Name] unter der Nummer [Nummer]. Alle anderen Anliegen sprechen Sie bitte nach dem Signalton auf das Band. Ab [Wochentag, Datum] melden wir uns bei Ihnen.

3. Kurz und sachlich (ca. 9 Sekunden)

[Firmenname], Betriebsferien. Wir sind ab [Wochentag, Datum] wieder erreichbar. Nennen Sie uns nach dem Signalton Namen und Nummer, wir rufen zurück.

4. Locker und freundlich (ca. 18 Sekunden)

Hallo und danke für Ihren Anruf bei [Firmenname]! Wir machen Betriebsferien und tanken Kraft bis zum [Datum]. Ab [Wochentag] sind wir wieder voll für Sie da. Sprechen Sie uns gern Ihren Namen und Ihre Nummer aufs Band, wir melden uns dann.

5. Mit E-Mail-Hinweis (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Wir sind bis zum [Datum] in den Betriebsferien. Schreiben Sie uns gern eine E-Mail an [Adresse], wir antworten ab dem [Datum]. Telefonisch erreichen Sie uns wieder am [Wochentag] ab [Uhrzeit] Uhr.

6. Mit Notdienstnummer (ca. 14 Sekunden)

Guten Tag, [Firmenname]. Bis einschließlich [Datum] haben wir Betriebsferien. Bei Notfällen, etwa einem Wasserschaden oder Heizungsausfall, erreichen Sie unseren Notdienst unter [Nummer]. Für alles Weitere rufen Sie bitte ab [Wochentag, Datum] wieder an.

7. Für Läden und Werkstätten (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Geschäft ist wegen Betriebsferien bis zum [Datum] geschlossen. Ab [Wochentag] sind wir wieder zu den gewohnten Zeiten für Sie da, von [Öffnungszeiten]. Wir wünschen Ihnen bis dahin eine gute Zeit.

8. Ohne Rückruf, nur Information (ca. 15 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Wir haben bis zum [Datum] Betriebsferien und nehmen in dieser Zeit keine Nachrichten entgegen. Bitte rufen Sie ab [Wochentag, Datum] noch einmal an. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Den Rückruf in Vorlage 1 versprechen Sie nur, wenn Sie ihn halten. Wer nach den Ferien niemanden zurückruft, verliert mehr Vertrauen als mit Vorlage 8.

Was in die Ansage gehört

Nennen Sie zuerst den Firmennamen, damit niemand zweifelt, ob er richtig gewählt hat. Dann folgt der Grund in einem Satz und das Datum der Rückkehr. Das Datum ist der wichtigste Teil: Anrufer entscheiden damit, ob sie warten oder woanders anrufen. Nennen Sie den ersten Arbeitstag, nicht das Ende der Ferien. „Bis einschließlich Freitag“ klingt für viele, als wären Sie am Samstag da.

Fragen Sie sich außerdem, wer in den Ferien wirklich auf Sie angewiesen ist. Hat ein Kunde einen Notfall, hilft eine Vertretung oder Notdienstnummer mehr als jeder freundliche Satz.

Typische Fehler

• Die Ansage wird zu spät eingestellt. Besprechen Sie sie spätestens am letzten Arbeitstag vor den Ferien.
• Die Ansage läuft nach den Ferien weiter. Legen Sie sich einen Termin am ersten Tag zurück, um sie zu löschen.
• Das Datum fehlt oder ist ohne Jahr und Wochentag mehrdeutig.
• Der Text ist so lang, dass der Anrufer vor dem Signalton auflegt. Mehr als 30 Sekunden sind selten nötig.
• Die Mailbox ist voll. Prüfen Sie vor dem Urlaub, ob noch Platz ist, sonst klingelt es ins Leere.

Eigenen Text erzeugen

Passen Sie Ton, Branche und Datum im Ansagetext-Generator an. Er rechnet die Sprechdauer für Sie aus und liefert drei Längen. Wie Sie Ihre Nummer vor den Ferien umleiten, zeigt das Werkzeug Rufumleitung einrichten.

Statt Ansage: Telofy nimmt den Anruf an

In den Betriebsferien verlieren Sie nicht die Anrufer, die eine Nachricht hinterlassen, sondern die, die auflegen. Wer ein Anliegen hat, möchte oft sofort eine Antwort. Telofy nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen zu Ihrem Betrieb und schickt Ihnen die Zusammenfassung, während Sie weg sind. Ihre Nummer bleibt, Sie leiten sie nur um. Das lohnt sich vor allem, wenn in Ihrer Branche viele Anrufe kommen. Bei wenigen Anrufen reicht eine gute Ansage völlig aus. Wenn Sie es ausprobieren möchten: Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein, kurz darauf ruft Ihr eigener KI-Empfang Sie an. Der Starter-Tarif kostet 89 Euro im Monat und ist monatlich kündbar, ein Betriebsurlaub-Monat lässt sich also abdecken, ohne sich zu binden.