Ansagetext für Anrufbeantworter und Mailbox
Branche und Anlass wählen, Text kopieren. Drei Längen, mit Sprechdauer. Kostenlos, ohne Anmeldung, alles bleibt in Ihrem Browser.
Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Unser Büro ist derzeit geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir rufen Sie zurück.
Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Unser Büro ist derzeit geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. Vielen Dank für Ihren Anruf.
Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Unser Büro ist derzeit geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir rufen Sie schnellstmöglich zurück. Nennen Sie uns bitte kurz Ihr Anliegen. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihren Anruf.
Viele Anrufer legen bei einer Ansage auf, statt etwas zu sprechen. Als Alternative nimmt Telofy den Anruf an, beantwortet Fragen Ihrer Kunden und vereinbart Termine, auch wenn bei Ihnen niemand abhebt.
Mit Ihrem Betrieb testenWas in eine gute Ansage gehört
Anrufer entscheiden in wenigen Sekunden, ob sie sprechen oder auflegen. Eine gute Ansage beantwortet deshalb sofort die wichtigsten Fragen:
- Wer ist das? Nennen Sie gleich zu Beginn den Firmennamen, damit der Anrufer weiß, dass er richtig gewählt hat.
- Warum geht niemand ran? Ein Satz genügt: geschlossen, im Gespräch, Urlaub.
- Wann sind Sie wieder da? Öffnungszeiten oder ein Datum nehmen dem Anrufer die Unsicherheit.
- Was soll der Anrufer tun? Sagen Sie klar, ob er Namen und Nummer hinterlassen oder später noch einmal anrufen soll.
- Gibt es einen anderen Weg? Eine Notdienstnummer, eine Vertretung oder eine E-Mail-Adresse helfen, wenn es eilt.
Typische Fehler
- Zu lang. Wer erst eine halbe Minute Werbung hört, legt oft auf, bevor der Signalton kommt.
- Veraltete Angaben. Eine Urlaubsansage, die noch Wochen nach der Rückkehr läuft, kostet Vertrauen.
- Kein klarer Auftrag. „Hinterlassen Sie eine Nachricht“ ist besser als gar keine Aufforderung, noch besser ist: „Nennen Sie Namen und Nummer, wir rufen zurück.“ Versprechen Sie das aber nur, wenn Sie es halten.
- Zu schnell gesprochen. Nummern und Zeiten werden am Telefon leicht überhört.
- Hintergrundgeräusche. Nehmen Sie die Ansage in einem ruhigen Raum auf.
Sprechtipps
Lesen Sie den Text zweimal laut, bevor Sie aufnehmen. Sprechen Sie langsamer als im Gespräch und lächeln Sie dabei, man hört es. Machen Sie nach jedem Satz eine kurze Pause. Rufen Sie danach von einem anderen Telefon an und hören Sie sich die Ansage so an, wie Ihre Kunden sie hören. Die angegebene Sprechdauer im Werkzeug ist eine Schätzung mit etwa 2,3 Wörtern pro Sekunde.
Datenschutz bei Nachrichten auf dem Band
Wer eine Nachricht hinterlässt, weiß, dass sie aufgenommen wird. Gerade Praxen, Kanzleien und Hausverwaltungen sollten Anrufer trotzdem bitten, am Telefon nur Namen, Nummer und ein Stichwort zu nennen. Alles Weitere besprechen Sie dann im Rückruf.
Beispiele je Branche
Diese Kurzfassungen zeigen den Aufbau. Das Werkzeug oben erzeugt sie für Ihren Betrieb mit Namen, Zeiten und Anlass.
| Branche | Beispiel (außerhalb der Öffnungszeiten) |
|---|---|
| Arztpraxis | „Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Praxis Beispiel. Wir sind derzeit nicht erreichbar. Nennen Sie uns nach dem Signalton Namen und Nummer. In dringenden Fällen wählen Sie 116 117, bei Lebensgefahr 112.“ |
| Handwerksbetrieb | „Guten Tag, hier ist Beispiel Haustechnik. Wir sind gerade auf einer Baustelle. Sprechen Sie uns Namen, Nummer und kurz das Problem aufs Band, wir rufen Sie zurück.“ |
| Kanzlei | „Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Kanzlei Beispiel. Unser Büro ist bis 8 Uhr nicht besetzt. Bitte nennen Sie Namen, Nummer und kurz Ihr Anliegen.“ |
| Friseur | „Hallo und willkommen bei Salon Beispiel! Gerade sind wir im Termin. Nennen Sie uns gern Ihren Wunschtag, wir melden uns.“ |
| Restaurant | „Guten Tag, Restaurant Beispiel. Wir öffnen um 17 Uhr. Für eine Reservierung nennen Sie uns Datum, Uhrzeit und Personenzahl.“ |
| Werkstatt | „Guten Tag, Werkstatt Beispiel. Wir sind erst morgen wieder erreichbar. Nennen Sie uns Ihr Kennzeichen und Ihr Anliegen, wir rufen Sie zurück.“ |
Wenn Anrufer lieber gleich jemanden sprechen wollen
Eine Ansage informiert, aber sie beantwortet keine Fragen und vergibt keine Termine. Wer nicht möchte, dass Anrufer auf einen Rückruf warten, kann die Mailbox durch Telofy ersetzen: Telofy nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen, vereinbart Termine und schickt Ihnen den Vorgang aufs Handy. Wie Sie Anrufe dafür umleiten, zeigt das Werkzeug Rufumleitung einrichten. Wie oft Betriebe außerhalb ihrer Öffnungszeiten erreichbar sind, zeigt der Erreichbarkeits-Check.
Häufige Fragen zur Ansage.
Wie lang sollte eine Ansage sein?
Etwa 15 bis 25 Sekunden. Das sind rund 35 bis 60 Wörter. Wer länger spricht, hält Anrufer auf, bevor sie ihr Anliegen sagen können. Wichtig ist nur: Firmenname, Grund, was der Anrufer tun soll.
Muss ich meine Öffnungszeiten nennen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist das für die Ansage nicht. Es hilft aber, weil der Anrufer sofort weiß, wann er Sie erreicht. Nennen Sie sie kurz und ausgeschrieben, zum Beispiel „Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr“.
Was sage ich im Urlaub?
Sagen Sie, dass Sie im Urlaub sind, und nennen Sie den Tag, an dem Sie wieder da sind. Ergänzen Sie, ob Sie zurückrufen oder an wen sich Anrufer in dringenden Fällen wenden können, etwa an eine Vertretung. Nehmen Sie die Ansage nach dem Urlaub wieder heraus.
Darf die Ansage mit „Sie“ oder „du“ sein?
Beides geht. Im Geschäftsalltag ist „Sie“ der sichere Standard. Wer als Salon, Café oder junger Handwerksbetrieb auch sonst locker auftritt, kann freundlicher klingen, sollte aber bei „Sie“ bleiben.
Muss ich auf die Aufzeichnung hinweisen?
Wer eine Nachricht hinterlässt, weiß, dass er auf Band spricht. Bitten Sie Anrufer bei sensiblen Betrieben wie Praxen und Kanzleien, nur Namen, Nummer und ein Stichwort zu nennen und keine Einzelheiten. Für Ihre konkrete Lage klärt Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Rechtsberatung die Details.
Mailbox oder KI-Telefonassistent?
Die Mailbox sammelt Nachrichten. Telofy nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen, vereinbart Termine und schickt Ihnen den fertigen Vorgang. Wer lieber nicht auf einen Rückruf warten lässt, wählt Telofy. Wer wenig Anrufe hat, kommt mit einer guten Ansage oft aus.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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