KI-Telefonassistent für KMU: vom Einzelbetrieb bis zum Mittelstand
Wer im Betrieb arbeitet, kann nicht zugleich ans Telefon gehen. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Last ab, ohne dass Sie eine Stelle schaffen müssen.
Ein KI-Telefonassistent ist für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll, wenn Anrufe verloren gehen, weil niemand abnehmen kann: im Termin, auf der Baustelle, in der Mittagspause oder nach Feierabend. Er nimmt jeden Anruf an, beantwortet Standardfragen aus Ihrem hinterlegten Wissen, nimmt Anliegen auf und legt sie als fertigen Vorgang ab. Entscheidend sind Einsatzfeld, Kosten pro Monat, Datenschutz und die Frage, wie schnell Sie starten können.
Was als KMU gilt und warum die Lage so ähnlich ist
Nach der Definition der EU-Kommission, die das Institut für Mittelstandsforschung (IfM) Bonn wiedergibt, gelten Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und bis zu 50 Millionen Euro Jahresumsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme als kleine und mittlere Unternehmen. Kleinstunternehmen haben bis zu 9, kleine Unternehmen bis zu 49, mittlere bis zu 249 Beschäftigte.
Das Statistische Bundesamt beziffert den Anteil der KMU an allen Unternehmen in Deutschland für das Jahr 2024 auf 99,3 Prozent, das sind rund 3,2 Millionen Unternehmen. 54 Prozent der tätigen Personen arbeiten in solchen Unternehmen. Anders gesagt: Wenn von „den Betrieben“ die Rede ist, sind fast immer KMU gemeint.
Für das Telefon heißt das: Es gibt in den meisten dieser Betriebe keine Telefonzentrale mit eigener Besetzung. Das Telefon klingelt dort, wo gearbeitet wird. Wer gerade mit einem Kunden spricht, kann den zweiten Anruf nicht annehmen. Wer unterwegs ist, hört das Klingeln nicht. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine Frage der Zeit, die niemand doppelt hat.
Wofür KMU einen KI-Telefonassistenten einsetzen
Die Einsatzfelder unterscheiden sich weniger nach Branche als nach Aufgabe:
| Aufgabe | Beispiel | Was der Assistent tut |
|---|---|---|
| Terminvergabe | Friseursalon, Steuerkanzlei, Kfz-Werkstatt | Prüft freie Zeiten, trägt ein oder merkt vor |
| Auskunft | Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise | Antwortet aus Ihren hinterlegten Fragen und Antworten |
| Anfragen aufnehmen | Handwerk, Hausverwaltung, Immobilien | Fragt Adresse, Anliegen und Rückrufnummer ab |
| Bestellung und Reservierung | Restaurant, Bäckerei, Pizzeria | Nimmt die Bestellung als eigenen Vorgang auf, auf Wunsch mit Bon |
| Außerhalb der Zeiten | Alle | Nimmt Nachrichten auf, leitet Dringendes nach Ihren Regeln weiter |
| Spitzen | Montagmorgen, Feiertage, Kampagnen | Nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an |
Welche Aufgabe bei Ihnen am meisten Zeit frisst, sehen Sie an einer einfachen Strichliste: Notieren Sie eine Woche lang, wofür Menschen anrufen. Meist machen drei bis vier Anliegen den größten Teil aus. Genau dafür lohnt sich die Einrichtung zuerst. Mehr zur Technik dahinter: Was ist ein KI-Telefonassistent?.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für ein KMU?
Die Kosten bestehen aus einer monatlichen Grundgebühr mit enthaltenen Gesprächsminuten, dazu bei Überschreitung ein Preis pro Minute. Bei Telofy kostet der Tarif Starter 89 Euro im Monat und ist monatlich kündbar. Bei jährlicher Zahlung sind es 79 Euro im Monat. Enthalten sind 800 Gesprächsminuten, ein Mitarbeiter und eine Rufnummer. Pro kostet 279 Euro (239 Euro bei jährlicher Zahlung) mit 2.600 Minuten und bis zu drei Mitarbeitern und Nummern. Business kostet 469 Euro (399 Euro bei jährlicher Zahlung) mit 4.400 Minuten und bis zu zehn Mitarbeitern und Nummern. Jede weitere Minute kostet 15 Cent.
Ob das für Sie günstig ist, hängt vom Vergleichswert ab: Was kostet es, wenn ein Anruf verloren geht, und was kostet die Zeit der Person, die sonst abnimmt? Den Rechenweg mit Ihren eigenen Zahlen finden Sie im Kostenvergleich. Einen Überblick über Preisarten am Markt gibt Was kostet ein KI-Telefonassistent?.
Vom Einzelbetrieb bis zum Mittelstand
Ein Einzelbetrieb braucht einen Mitarbeiter, eine Nummer und ein paar Regeln. Ein Betrieb mit mehreren Standorten oder Abteilungen legt je Standort einen eigenen Mitarbeiter an: Starter enthält einen, Pro bis zu drei, Business bis zu zehn. Wer mehr braucht, fragt bei Enterprise ein Angebot an. Bei größeren Telefonanlagen kommt ab Business der Anschluss per SIP-Trunk infrage, siehe Telefonanlage per SIP-Trunk.
Einführung in fünf Schritten
- Anliegen sammeln. Schreiben Sie auf, was in einer Woche am Telefon gefragt wird.
- Wissen hinterlegen. Fragen mit Antworten, Öffnungszeiten, Firmeninfos. Wer schon eine Datei hat, kann eine Markdown-Datei importieren. Vorlagen für Branche und Rolle liefern einen ersten Stand.
- Regeln festlegen. Wann nimmt der Assistent selbst an, wann leitet er an eine Nummer weiter, wann nimmt er nur eine Nachricht auf?
- Nummer verbinden. Entweder leiten Sie Ihre bestehende Nummer beim Anbieter um (Eigene Nummer behalten), oder Sie holen im Portal eine neue deutsche Nummer.
- Testen und nachschärfen. Rufen Sie sich selbst an, hören Sie die Zusammenfassung im Portal und ändern Sie, was nicht passt.
Planen Sie für den ersten Durchlauf einen Nachmittag ein, nicht einen Monat.
Datenschutz im KMU-Alltag
Anrufer sprechen mit einer KI und müssen das wissen. Bei Telofy beginnt jeder Anruf mit einem Hinweis auf den KI-Assistenten, vor Ihrer eigenen Begrüßung. Eine Tonaufzeichnung gibt es nicht, das Datenmodell hat kein Feld für Ton. Das Wortprotokoll ist ab Werk ausgeschaltet. Aufbewahrungsfristen stellen Sie zwischen 30 und 3.650 Tagen ein. Sprachverarbeitung, Anwendung und Datenbank laufen in der EU, den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie bei der Registrierung ohne Aufpreis. Die rechtliche Einordnung steht auf KI am Telefon und DSGVO. Sie ersetzt keine Rechtsberatung für Ihren Einzelfall.
Worauf Sie bei der Auswahl achten
| Kriterium | Frage an den Anbieter |
|---|---|
| Hinweis auf KI | Wird zu Beginn jedes Anrufs auf die KI hingewiesen? |
| Daten | Wo liegen sie, wird Ton gespeichert, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? |
| Eigene Nummer | Kann ich meine Nummer behalten? |
| Kosten | Was ist enthalten, was kostet eine zusätzliche Minute? |
| Vertragslaufzeit | Gibt es eine monatlich kündbare Variante? |
| Grenzen | Was kann die Lösung nicht? Wird das offen gesagt? |
| Anbindung | Wie kommen Vorgänge in meine Programme: E-Mail, Telegram, Schnittstelle? |
Ehrlich gesagt: Telofy bindet keine Branchensoftware, kein CRM und kein Kassensystem direkt an. Vorgänge kommen per E-Mail, Telegram und Mitteilung aufs Handy, und über Webhooks, eine Schnittstelle sowie Zapier, Make oder n8n in Ihre Programme. Wer das braucht, sollte es vor der Wahl klären. Einen Überblick über mehrere Lösungen gibt der Vergleich.
Telofy für KMU
Telofy nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen aus Ihrem Wissen, vergibt oder merkt Termine vor, nimmt Bestellungen auf, leitet nach Ihren Regeln an eine Nummer weiter oder nimmt eine Nachricht auf. Der Anrufer wird auf Wunsch mit Namen begrüßt, wenn Sie ab Pro Ihren Kundenstamm hinterlegen. Zum Ausprobieren tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein, danach ruft Sie Ihr eigener KI-Mitarbeiter an. Alle Funktionen stehen auf der Seite Funktionen.
Quellen
- IfM Bonn: KMU-Definition der EU-Kommission (abgerufen Abruf 26.10.2026)
- Statistisches Bundesamt: Kleine und mittlere Unternehmen (Berichtsjahr 2024) (abgerufen Abruf 26.10.2026)
Häufige Fragen dazu.
Ab welcher Größe lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Eine feste Größe gibt es nicht. Entscheidend ist, ob Anrufe unbeantwortet bleiben oder jemand dafür seine Arbeit unterbricht. Das gilt für einen Einzelbetrieb genauso wie für einen Betrieb mit mehreren Standorten.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für ein kleines Unternehmen?
Bei Telofy kostet Starter 89 Euro im Monat, monatlich kündbar, mit 800 Gesprächsminuten. Bei jährlicher Zahlung sind es 79 Euro im Monat. Jede zusätzliche Minute kostet 15 Cent.
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Nein. Sie leiten Ihre bestehende Nummer bei Ihrem Anbieter auf die Zielnummer um, die Telofy Ihnen zuweist. Alternativ holen Sie im Portal eine neue deutsche Nummer.
Wird das Gespräch aufgezeichnet?
Nein, Telofy nimmt keinen Ton auf. Ein Wortprotokoll ist ab Werk ausgeschaltet, dann bleibt nur die Zusammenfassung. Wie lange Anrufdaten liegen, stellen Sie zwischen 30 und 3.650 Tagen ein.
Was ist, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Sie legen fest, was dann geschieht: an eine Nummer weiterleiten oder eine Nachricht für den Rückruf aufnehmen. Der Assistent sagt nur zu, was er auch erledigen kann.
Funktioniert das auch mit meiner Telefonanlage?
Ja, ab dem Tarif Business per SIP-Trunk. In allen Tarifen genügt auch die Rufumleitung beim Anbieter.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.