Die KI-Sekretärin für Ihr Telefon

Eine KI-Sekretärin ist ein digitaler Mitarbeiter, der den Telefonteil eines Sekretariats übernimmt: Sie nimmt jeden Anruf an, klärt das Anliegen, merkt Termine vor und stellt Dringendes nach Ihren Regeln durch. Telofy bietet genau das für kleine Betriebe, ab 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, ohne dass dafür eine Stelle geschaffen werden muss.

Was macht eine KI-Sekretärin am Telefon?

Sie geht ran, sooft es klingelt, auch abends, samstags und während im Betrieb gearbeitet wird. Im Gespräch fragt sie das Anliegen ab und ordnet es einer von sechs Vorgangsarten zu, von der Terminanfrage bis zur Nachricht. Termine bucht sie direkt über den angebundenen Kalender (cal.com), entweder automatisch oder als Vormerkung, die Sie mit einem Klick in der Benachrichtigung bestätigen. Verfällt eine Vormerkung, ruft sie den Anrufer von sich aus zurück. Nennt jemand ein hinterlegtes Stichwort, stellt sie das Gespräch sofort an die von Ihnen genannte Nummer durch, alles andere hält sie fest, bis Sie Zeit haben. Ab dem Tarif Pro nennt sie außerdem Preise aus Ihrem eigenen, per Foto importierten Katalog. Nach jedem Anruf liegt eine automatische Zusammenfassung mit eingeschätzter Dringlichkeit im Portal, die Meldung kommt direkt nach dem Gespräch per E-Mail, Telegram oder Web-Push.

Wie klingt eine KI-Sekretärin?

Am Telefon wählen Sie aus acht Stimmen und stellen den Tonfall ein, sodass der Empfang zu Ihrem Betrieb passt statt nach Software zu klingen. Fragt ein Anrufer etwas, das nicht zum Anliegen gehört, etwa nach Öffnungszeiten oder der Anfahrt, beantwortet die KI-Sekretärin es direkt aus den hinterlegten Fragen und Antworten, ohne den eigentlichen Vorgang aus den Augen zu verlieren. Am Ende jedes Gesprächs steht eine automatische Dringlichkeitseinschätzung: Ein akuter Wasserschaden wird anders behandelt als die Frage nach dem nächsten freien Termin.

Was passiert nach dem Anruf?

Sobald aufgelegt wird, liegt der Vorgang fertig im Portal: mit Zusammenfassung, Rückrufnummer und der passenden Kategorie. Ein vollständiges Wortprotokoll bleibt auf Wunsch abschaltbar oder gezielt einschaltbar, Standard ist die Zusammenfassung ohne Aufzeichnung des Gesprächs. So bleibt nachvollziehbar, was am Telefon passiert ist, ohne dass dauerhaft Tonmaterial entsteht.

Was eine KI-Sekretärin nicht tut

Ebenso wichtig wie das, was sie übernimmt, ist das, was sie bewusst nicht tut. Eine KI-Sekretärin sortiert keine Post, bucht keine Buchhaltung und trifft keine Entscheidungen anstelle Ihres Teams. Sie nimmt auf, ordnet ein und gibt weiter, entschieden wird im Betrieb. Auch rechtlich berät sie nicht. Was sie mitbringt, ist Verlässlichkeit statt Ermessen: Jeder Anrufer hört zu Gesprächsbeginn, dass er mit einem digitalen Mitarbeiter spricht, das schafft Klarheit statt Verwirrung und ist in Telofy von Anfang an eingebaut.

Was kostet das im Vergleich zu einer eigenen Sekretärin?

Laut StepStone liegt das Gehalt einer Sekretärin in Vollzeit im Schnitt bei 2.975 Euro brutto im Monat, entsprechend 35.700 Euro im Jahr (StepStone, Abruf 25.09.2026). Der gesetzliche Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung liegt 2026 rechnerisch bei rund 21 Prozent (lohn-info.de unter Verweis auf die Bekanntmachungen im Bundesgesetzblatt vom November 2025). Damit stehen für eine einzige Vollzeitstelle rund 3.600 Euro Arbeitgeberkosten im Monat, bevor Umlagen, Unfallversicherung, Urlaubs- und Krankheitstage überhaupt eingerechnet sind. Den vollständigen Rechenweg für Minijob, Teilzeit und Telefonservice finden Sie unter Eigene Telefonkraft einstellen.

Telofy kostet im Tarif Starter 89 Euro im Monat, 79 Euro bei jährlicher Zahlung, mit 800 Gesprächsminuten, einem digitalen Mitarbeiter und einer Rufnummer. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, auch im ersten Monat. Alle Tarife im Vergleich stehen auf der Preisseite.

Mensch und KI-Sekretärin arbeiten zusammen

Eine KI-Sekretärin ersetzt in den meisten Betrieben keine bestehende Kraft, sie entlastet sie. Der Vormittag, an dem drei Leitungen gleichzeitig klingeln, während am Empfang eine Warteschlange steht: Die KI-Sekretärin nimmt die Anrufe an, während Ihr Team am Schalter weiterarbeitet. Ist Ihre Bürokraft im Urlaub oder krank, geht trotzdem jemand ran, siehe Urlaubs- und Krankheitsvertretung. An Feiertagen und in Stoßzeiten, wenn das Aufkommen über das normale Maß steigt, bleibt die Erreichbarkeit gleich, siehe Feiertage und Stoßzeiten. Sie legen die Regeln fest, nach denen weitergeleitet wird: Was landet direkt bei Ihnen, was wartet bis zum nächsten Morgen. Die KI-Sekretärin hält sich daran, ohne Rückfrage und ohne Ermüdung.

Für welche Betriebe lohnt sich eine KI-Sekretärin?

Besonders spürbar wird der Unterschied dort, wo das Telefon neben der eigentlichen Arbeit läuft. In der Kanzlei und in der Steuerberatung klingelt es während Mandantentermine laufen, in der Hausverwaltung häufen sich Anliegen rund um Schäden und Nebenkosten, im Handwerksbetrieb wie einem Elektrobetrieb steht niemand mit freier Hand neben dem Telefon, und Selbstständige und Freiberufler arbeiten häufig ganz ohne Sekretariat und verpassen Anrufe genau dann, wenn sie beim Kunden sind. Beim Anlegen schlägt Telofy passende Fragen und Antworten für Ihre Branche vor, die Sie nur noch auf Ihren Betrieb anpassen.

So richten Sie Ihre KI-Sekretärin ein

1. Hören, wie es klingt. Sie tragen Ihre Website ein, eine Minute später ruft Sie Ihre eigene KI-Sekretärin an und Sie erleben das Gespräch aus Sicht eines Anrufers.
2. Konto anlegen und Branche wählen. Sie wählen Ihre Branche, hinterlegen Öffnungszeiten und die Regeln für die Weiterleitung.
3. Rufumleitung umstellen. Ihre bisherige Nummer bleibt erhalten, Sie leiten sie nur auf Telofy um, für Telekom, Vodafone, o2 und 1&1 steht der passende Tastencode im Portal.

Ab dann nimmt Ihre KI-Sekretärin jeden Anruf an. Die Daten werden in der EU verarbeitet, eine dauerhafte Tonaufzeichnung gibt es nicht, gespeichert wird Zusammenfassung und Vorgang.

Quellen

1. StepStone: Gehalt Sekretär/in (abgerufen 25.09.2026)
2. lohn-info.de: Sozialversicherungsbeiträge 2026 (abgerufen 28.11.2025)