Abwesenheitsnotiz: Vorlagen für Urlaub, Krankheit und Betriebsferien

Eine gute Abwesenheitsnotiz nennt, bis wann Sie nicht erreichbar sind, wer in der Zwischenzeit hilft und wie Anrufer und Kunden in dringenden Fällen weiterkommen. Mehr braucht sie nicht. Die Vorlagen unten decken die häufigsten Anlässe ab. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und entfernen Sie, was nicht zutrifft.

Was in jede Abwesenheitsnotiz gehört

• Der Grund in einem Wort. „Urlaub“, „Betriebsferien“, „Dienstreise“. Bei Krankheit genügt „nicht erreichbar“.
• Das Rückkehrdatum. Ein konkretes Datum ist besser als „in Kürze“. Wenn es offen ist, schreiben Sie „voraussichtlich“.
• Die Vertretung. Name, E-Mail, Telefonnummer. Fehlt eine Vertretung, sagen Sie das offen und nennen die Frist, in der Sie antworten.
• Den Weg für Eiliges. Eine Telefonnummer, ein Notdienst oder ein Hinweis, dass die Nachricht nicht weitergeleitet wird.
• Einen freundlichen, kurzen Ton. Fünf Sätze sind mehr als genug.

Datenschutz: Was nicht hineingehört

Eine Abwesenheitsnotiz geht an jeden, der Ihnen schreibt, auch an Unbekannte und Werbeabsender. Schreiben Sie deshalb nicht, warum Sie fehlen. Gesundheitliche Gründe, Reiseziele und Kontaktdaten Ihrer Familie haben darin nichts verloren. Die Angabe der Vertretung mit Namen und Dienstadresse ist üblich. Eine private Handynummer der Vertretung sollten Sie nicht ohne deren Einverständnis nennen. Wer die Antwort nur an Kontakte senden lässt, verringert zusätzlich, wie viele Fremde sie sehen.

Vorlagen zum Kopieren

Jede Vorlage steht auf Deutsch und in einer englischen Fassung für Geschäftspartner im Ausland.

1. Urlaub, förmlich, mit Vertretung

Betreff: Abwesenheitsnotiz: Urlaub bis [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Datum] bis einschließlich [Datum] im Urlaub und lese meine E-Mails in dieser Zeit nicht.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung, [Name], unter [E-Mail] oder [Telefon]. Ab dem [Datum] bin ich wieder für Sie da und melde mich zeitnah.

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: Out of office: on leave until [date]

Dear Sir or Madam,

Thank you for your message. I am on leave from [date] to [date] and will not be reading e-mail during this time.

For urgent matters please contact my colleague [name] at [e-mail] or [phone]. I will be back on [date] and will reply as soon as possible.

Kind regards

[Name]

2. Urlaub, förmlich, ohne Vertretung

Betreff: Abwesenheit bis [Datum]

Guten Tag,

ich bin bis einschließlich [Datum] nicht im Haus und kann Ihre E-Mail erst danach beantworten. Ab dem [Datum] kümmere ich mich um Ihr Anliegen.

Bitte haben Sie dafür Verständnis. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: Out of office until [date]

Hello,

I am out of the office until [date] and will answer your message after my return. I will take care of your request from [date] onwards.

Please note that your message will not be forwarded.

Kind regards

[Name]

3. Urlaub, locker

Betreff: Ich bin im Urlaub

Hallo und danke für Ihre Mail!

Ich bin bis zum [Datum] unterwegs und melde mich danach bei Ihnen. Wenn es nicht warten kann, hilft Ihnen [Name] unter [E-Mail] weiter.

Bis bald

[Name]

Englisch:

Subject: On holiday

Hi, and thanks for your e-mail!

I am away until [date] and will get back to you after that. If it cannot wait, [name] can help you at [e-mail].

Speak soon

[Name]

4. Urlaub mit Hinweis auf das Telefon

Betreff: Urlaub bis [Datum], Telefon weiterhin besetzt

Guten Tag,

ich bin bis [Datum] im Urlaub. Unser Telefon ist in dieser Zeit weiterhin für Sie erreichbar unter [Telefonnummer]. Termine und Rückrufwünsche werden dort aufgenommen und mir nach meiner Rückkehr vorgelegt.

Per E-Mail antworte ich Ihnen ab dem [Datum].

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: On leave until [date], phone still answered

Hello,

I am on leave until [date]. Our phone line remains available at [phone number]. Appointments and call-back requests are taken there and passed on to me when I return.

I will reply to e-mails from [date].

Kind regards

[Name]

5. Krankheit, förmlich, ohne Vertretung

Betreff: Derzeit nicht erreichbar

Guten Tag,

ich bin aktuell nicht erreichbar und kann Ihre Nachricht nicht zeitnah beantworten. Voraussichtlich bin ich ab dem [Datum] wieder im Büro.

Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. Wenn Sie schneller eine Antwort brauchen, rufen Sie bitte [Telefon] an.

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: Currently unavailable

Hello,

I am currently unavailable and cannot reply to your message promptly. I expect to be back in the office on [date].

Your e-mail will not be forwarded automatically. If you need an answer sooner, please call [phone].

Kind regards

[Name]

6. Krankheit, mit Vertretung

Betreff: Abwesenheit, Vertretung geregelt

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin derzeit nicht im Büro. Meine Kollegin [Name] übernimmt in dieser Zeit meine laufenden Vorgänge und erreicht Sie unter [E-Mail] oder [Telefon].

Ich melde mich, sobald ich wieder da bin, voraussichtlich am [Datum].

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: Away from the office, cover in place

Dear Sir or Madam,

I am currently out of the office. My colleague [name] is handling my open matters and can be reached at [e-mail] or [phone].

I will get in touch as soon as I am back, expected on [date].

Kind regards

[Name]

7. Krankheit, locker

Betreff: Gerade nicht da

Hallo,

danke für Ihre Nachricht. Ich bin gerade ausgefallen und lese nicht mit. Ich melde mich, sobald ich wieder im Dienst bin, voraussichtlich ab [Datum]. Dringende Dinge übernimmt [Name], [E-Mail].

Viele Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: Not around right now

Hi,

thanks for your message. I am off sick at the moment and not reading mail. I will get back to you as soon as I am back at work, expected from [date]. [Name] covers urgent matters: [e-mail].

Best wishes

[Name]

8. Betriebsferien, förmlich

Betreff: Betriebsferien vom [Datum] bis [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

unser Betrieb ist vom [Datum] bis einschließlich [Datum] geschlossen. Ihre E-Mail wird ab dem [Datum] bearbeitet.

In Notfällen erreichen Sie unseren Notdienst unter [Telefon]. Wir wünschen Ihnen eine gute Zeit.

Freundliche Grüße

[Firma]

Englisch:

Subject: Company holidays from [date] to [date]

Dear Sir or Madam,

our company is closed from [date] to [date] inclusive. Your e-mail will be processed from [date].

In emergencies you can reach our on-call service at [phone]. We wish you a good time.

Kind regards

[Company]

9. Betriebsferien, locker

Betreff: Wir machen Pause

Hallo,

bei uns ist bis zum [Datum] Betriebsurlaub. Danach sind wir wieder voll für Sie da und beantworten Ihre Mail in den ersten Tagen. Wenn es brennt, rufen Sie [Telefon] an.

Schöne Grüße

Ihr Team von [Firma]

Englisch:

Subject: We are taking a break

Hi,

we are on company holiday until [date]. After that we are back and will answer your mail in the first days. If it is urgent, call [phone].

Best wishes

The team at [company]

10. Dienstreise oder Messe

Betreff: Unterwegs bis [Datum]

Guten Tag,

ich bin bis [Datum] auf Dienstreise und lese meine Mails nur eingeschränkt. Ich antworte Ihnen spätestens am [Datum]. Für Eiliges erreichen Sie [Name] unter [Telefon].

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: On a business trip until [date]

Hello,

I am on a business trip until [date] and will only check e-mail occasionally. I will reply by [date] at the latest. For urgent matters you can reach [name] at [phone].

Kind regards

[Name]

11. Feiertage und Brückentage

Betreff: Geschlossen am [Datum]

Guten Tag,

am [Datum] ist unser Büro nicht besetzt. Wir beantworten Ihre Nachricht am [Datum]. Für dringende Anliegen steht Ihnen [Telefon] zur Verfügung.

Freundliche Grüße

[Firma]

Englisch:

Subject: Closed on [date]

Hello,

our office is closed on [date]. We will answer your message on [date]. For urgent matters please call [phone].

Kind regards

[Company]

12. Längere Abwesenheit mit klarer Vertretung

Betreff: Längere Abwesenheit

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin bis auf Weiteres nicht im Haus. Ihre Anliegen übernimmt [Name], erreichbar unter [E-Mail] oder [Telefon]. Ihre Nachricht wird nicht mehr von mir gelesen, bitte schreiben Sie direkt an die genannte Adresse.

Freundliche Grüße

[Name]

Englisch:

Subject: Extended absence

Dear Sir or Madam,

I am out of the office until further notice. [Name] is taking over your requests and can be reached at [e-mail] or [phone]. I will not be reading this mailbox, please write to the address above.

Kind regards

[Name]

13. Nur Rückkehrdatum, ganz kurz

Betreff: Zurück am [Datum]

Vielen Dank für Ihre Mail. Ich bin bis [Datum] nicht im Büro und melde mich danach. In dringenden Fällen: [Telefon].

[Name]

Englisch:

Subject: Back on [date]

Thank you for your e-mail. I am out of the office until [date] and will get back to you afterwards. In urgent cases: [phone].

[Name]

So richten Sie die Notiz ein

Outlook. Im neuen Outlook öffnen Sie Ansicht > Einstellungen > Konten > Automatische Antworten, schalten den Schalter ein, wählen „Antworten nur während eines Zeitraums senden“, tragen Start und Ende ein und speichern. Im klassischen Outlook gehen Sie über Datei > Automatische Antworten. Hinweis von Microsoft: Gmail-, Yahoo- und andere POP/IMAP-Konten unterstützen die Funktion in Outlook nicht, dort richten Sie die Notiz beim Anbieter ein.

Gmail. Öffnen Sie Einstellungen > Alle Einstellungen aufrufen, im Tab „Allgemein“ den Abschnitt „Abwesenheitsnotiz“, aktivieren Sie sie, wählen Sie den Zeitraum und tragen Betreff und Text ein. Optional lassen Sie nur Kontakte antworten. Die Notiz beginnt laut Google um 0:00 Uhr am Starttag und endet um 23:59 Uhr am Endtag.

Tipps für den Alltag

• Datum prüfen. Die häufigste Panne ist ein falsches Rückkehrdatum. Schalten Sie die Notiz mit Enddatum, nicht von Hand ab.
• Testmail schicken. Senden Sie sich die Notiz von einer zweiten Adresse, bevor Sie in den Urlaub gehen.
• Zeit nach der Rückkehr einplanen. Schreiben Sie „Ich antworte bis [Datum]“, nicht „sofort“. Sie haben dann Luft für die Rückkehr.
• Gemeinsame Postfächer verwenden. Für Anfragen, die nicht warten dürfen, hilft eine Adresse wie info@, die mehrere Personen lesen.
• Immer dieselbe Vertretung benennen. Sagen Sie dem Vertreter vorher Bescheid, sonst läuft die Bitte ins Leere.

Und das Telefon? Telofy nimmt Anrufe auch im Urlaub an

Eine Abwesenheitsnotiz regelt die E-Mails. Das Telefon klingelt aber weiter, und Kunden, die niemanden erreichen, rufen selten ein zweites Mal an. Mit Telofy leiten Sie Ihre Nummer um, bevor Sie in den Urlaub gehen: Telofy nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen und legt nach jedem Anruf eine Zusammenfassung mit Anliegen und Rückrufnummer im Portal ab. Wie die Umleitung geht, zeigt Rufumleitung einrichten. Was Anrufer ohne Umleitung hören, bestimmen Sie mit dem Ansagetext für den Anrufbeantworter, passende Fassungen für Betriebsferien gibt es dort ebenfalls.

Zum Ausprobieren tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein, kurz darauf ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang an. Der Starter-Tarif kostet 89 Euro im Monat, bei jährlicher Zahlung 79 Euro. Prüfen können Sie vorab, wie gut Ihr Betrieb erreichbar ist.

Quellen

1. Microsoft Support: Automatische Antworten (Abwesenheit) in Outlook senden (abgerufen 04.10.2026)
2. Google Hilfe: Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten (abgerufen 04.10.2026)