Bandansage erstellen: Was sie ist, wie sie entsteht und wann ein Assistent besser passt

Eine Bandansage ist eine aufgezeichnete Ansage, die ein Anrufer am Telefon hört. Sie spielt immer denselben Text ab und reagiert nicht auf das, was der Anrufer sagt. Der Name stammt von den Tonbändern früher Anrufbeantworter. Heute liegt die Ansage als Audiodatei in der Telefonanlage, der Fritzbox oder beim Anbieter. Diese Seite erklärt, wo Bandansagen eingesetzt werden, wie Sie eine erstellen und wo ihre Grenze liegt.

Wo Bandansagen eingesetzt werden

• Vor dem Melden. Der Anrufer hört eine Begrüßung, bevor jemand abhebt: Firmenname, Hinweis auf die Möglichkeit, Tasten zu drücken.
• In der Warteschleife. Während Anrufer warten, hören sie Musik und zwischendurch einen Text: „Bitte haben Sie einen Moment Geduld, wir sind gleich für Sie da.“
• Außerhalb der Öffnungszeiten. Die Ansage nennt die Zeiten und bittet, später anzurufen oder eine Nachricht zu hinterlassen.
• Als Menü. „Für den Vertrieb drücken Sie die 1, für den Service die 2.“ Das nennt man auch Sprachmenü oder IVR.
• Bei Betriebsferien, Messen und Feiertagen. Ein Sondertext für eine bestimmte Zeit.
• Bei Störungen. Ein Hinweis, der alle Anrufer informiert, ohne dass jemand Auskunft geben muss.

Schritt 1: den Text schreiben

Schreiben Sie so, wie man spricht. Kurze Sätze, ein Gedanke pro Satz, keine Klammern, keine Abkürzungen, die man laut nicht versteht. Rufnummern in Gruppen, Uhrzeiten ausgeschrieben („acht Uhr“, nicht „8:00“). Die wichtigste Information gehört an den Anfang, denn viele Anrufer hören nur die ersten Sekunden aufmerksam zu. Für eine Begrüßung sind 10 bis 15 Sekunden genug, für Öffnungszeiten 15 bis 25, für ein Menü höchstens vier Auswahlpunkte.

Fertige Texte finden Sie weiter unten und im Ansagetext für den Anrufbeantworter.

Schritt 2: die Stimme

Es gibt drei Wege.

Manche Telefonanlagen können Ansagen aus Text erzeugen. Der Anbieter Webex beschreibt zum Beispiel eine solche Funktion: Die Datei verhält sich wie eine aufgezeichnete WAV-Datei, eine manuelle Aufnahme entfällt. Ob Ihre Anlage das kann, steht in deren Hilfe. Dazu kommen frei verfügbare Web-Werkzeuge, die Text in eine Audiodatei umwandeln. Prüfen Sie bei jedem Werkzeug die Nutzungsbedingungen, ob Sie die Datei geschäftlich verwenden dürfen.

Wenn Sie selbst sprechen, gelten die Tipps aus der Anleitung Anrufbeantworter besprechen: ruhiger Raum, Abstand zum Mikrofon, langsam sprechen, anhören.

Schritt 3: das Dateiformat

Telefonanlagen und Router nehmen meist WAV oder MP3 an. Die Fritzbox akzeptiert nach einem Ratgeber von GIGA beide Formate. Bei anderen Anlagen steht das erwartete Format im Handbuch: Dateityp, Abtastrate und ob Mono oder Stereo verlangt wird. Ist das Format falsch, spielt die Anlage die Datei nicht ab oder verzerrt sie. Exportieren Sie nach dem Aufsprechen im verlangten Format und testen Sie die Ansage mit einem Anruf.

Muster-Texte für Bandansagen

Begrüßung vor dem Melden (ca. 5 Sekunden)

Guten Tag und willkommen bei [Firmenname]. Wir sind gleich für Sie da.

Warteschleife (ca. 10 Sekunden)

Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Firmenname]. Alle Mitarbeiter sind im Gespräch. Bitte bleiben Sie in der Leitung, wir kümmern uns gleich um Sie.

Außerhalb der Öffnungszeiten (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Unsere Öffnungszeiten sind montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Bitte rufen Sie dann wieder an oder schreiben Sie uns an [E-Mail-Adresse].

Menü (ca. 10 Sekunden)

Willkommen bei [Firmenname]. Für Terminfragen drücken Sie die 1. Für Rechnungen drücken Sie die 2. Für alle anderen Anliegen bleiben Sie in der Leitung.

Betriebsferien (ca. 9 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir haben vom [Datum] bis [Datum] Betriebsferien. Ab [Wochentag, Datum] sind wir wieder für Sie da.

Störung (ca. 10 Sekunden)

Guten Tag, bei [Firmenname] gibt es derzeit eine technische Störung. Wir arbeiten an der Lösung. Bitte rufen Sie in [Zeit] noch einmal an.

Typische Fehler bei Bandansagen

• Zu viel Text. Wer länger als eine halbe Minute reden lässt, verliert Anrufer, bevor die Information kommt.
• Zu viele Menüpunkte. Ab fünf Optionen merkt sich kaum jemand die erste. Halten Sie das Menü bei höchstens vier Punkten.
• Veraltete Angaben. Öffnungszeiten, Ferientermine und Nummern ändern sich. Legen Sie sich einen Termin, an dem Sie die Ansagen prüfen.
• Kein Ausweg. Wer im Menü keinen passenden Punkt findet, braucht eine Taste oder eine Nachricht als Notausgang.
• Zu laut, zu leise. Hören Sie die Datei über die Telefonanlage selbst an, nicht nur am Computer.

Checkliste vor dem Hochladen

1. Stimmen Firmenname, Zeiten und Nummern?
2. Ist der Text laut gelesen kürzer als 30 Sekunden?
3. Hat die Datei das Format, das Ihre Anlage verlangt?
4. Haben Sie die Ansage per Testanruf angehört?
5. Gibt es eine Fassung für die Zeit außerhalb der Öffnungszeiten und eine für Ferien?

Bandansage und Telefonassistent: der Unterschied

Eine Bandansage kann nur abspielen. Sie hört nicht zu. Wer fragt „Haben Sie am Samstag offen?“, bekommt entweder die Öffnungszeiten, weil sie zufällig im Text stehen, oder gar nichts. Bei einem Menü muss der Anrufer eine Taste finden, die zu seinem Anliegen passt, und gibt oft auf.

Ein Telefonassistent führt dagegen ein Gespräch: Er versteht, was der Anrufer sagt, antwortet aus dem hinterlegten Wissen und nimmt Anliegen auf. Telofy ist so ein Assistent. Telofy beginnt jeden Anruf mit einem Hinweis, dass ein KI-Assistent am Telefon ist, beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Terminen aus dem, was Sie hinterlegt haben, und nimmt Nachrichten und Rückrufwünsche auf. Zu jedem Anruf bekommen Sie eine E-Mail.

Wann welche Lösung passt:

• Bandansage reicht, wenn der Anrufer nichts fragen muss: Betriebsferien, Störungsmeldung, einfache Öffnungszeiten ohne Rückfragen.
• Assistent passt, wenn Anrufer Auskünfte brauchen oder Anliegen hinterlassen und Sie nicht jede Nachricht von einem Band abhören wollen.

Starter kostet 89 Euro netto im Monat und ist monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung 79 Euro im Monat; 800 Gesprächsminuten sind enthalten. Die Umleitung Ihrer Nummer erklärt die Anleitung zur Rufumleitung. Mehr zum Unterschied: KI-Anrufbeantworter.

Quellen

1. Cisco Webex Hilfe: Ansagen per Text-zu-Sprache erzeugen (abgerufen 26.10.2026)
2. GIGA: Fritzbox Anrufbeantworter einrichten und bedienen (MP3 und WAV, veröffentlicht 19.04.2017) (abgerufen 26.10.2026)