Datenschutzerklärung
Fassung 2026-11-03.
1. Verantwortlicher
Rubel Trading Company GmbH, Gebrüder-Meyer-Straße 6, 32758 Detmold
Handelsregister: Amtsgericht Lemgo, HRB 10005. Vertretungsberechtigt: Geschäftsführer Jerome Rubel.
E-Mail: datenschutz@telofy.de
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Die Voraussetzungen des § 38 Absatz 1 BDSG liegen nicht vor: mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten sind bei uns ständig weniger als zwanzig Personen beschäftigt.
Ihre datenschutzrechtlichen Anliegen richten Sie an die oben genannte Anschrift oder an datenschutz@telofy.de. Sie werden von der Geschäftsführung bearbeitet.
3. Zwei getrennte Rollen — bitte zuerst lesen
Diese Erklärung betrifft zwei sehr verschiedene Sachverhalte. Wer sie verwechselt, liest den Rest falsch.
Für unsere Kundinnen und Kunden — also die Betriebe, die Telofy einsetzen — sind wir Verantwortlicher. Es geht um Vertrags-, Konto- und Abrechnungsdaten. Dafür gilt diese Erklärung unmittelbar.
Für Anruferinnen und Anrufer, die bei einem dieser Betriebe anrufen, sind wir nicht Verantwortlicher, sondern Auftragsverarbeiter. Verantwortlich ist der Betrieb, der uns einsetzt. Wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf seine Weisung und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
Diese Konstruktion ist für Heilberufspraxen von der Datenschutzkonferenz ausdrücklich anerkannt (Beschluss vom 16.06.2025, Positionspapier zur Terminverwaltung), die die telefonische Terminvereinbarung namentlich nennt. Der Betrieb muss seine Anrufer nach Art. 13 DSGVO über unsere Einbindung informieren; einen fertigen Textbaustein dafür stellen wir ihm bereit.
Dasselbe gilt für Besucherinnen und Besucher einer Website, auf der ein Betrieb unseren Website-Chat einsetzt: Verantwortlich ist der Betrieb, wir sind sein Auftragsverarbeiter (Abschnitt 4.5).
Wenn Sie als Anrufer wissen möchten, was mit Ihren Daten geschieht, wenden Sie sich an den Betrieb, den Sie angerufen haben. Wir dürfen Ihnen ohne dessen Weisung keine Auskunft erteilen — leiten Ihr Anliegen aber unverzüglich an ihn weiter.
4. Was wir als Verantwortlicher verarbeiten
4.1 Kundenkonto und Vertrag
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Firmierung, Anschrift | Vertragsabschluss und -durchführung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Anmeldedaten, Sitzungen, Zwei-Faktor-Merkmale | sichere Anmeldung am Kundenportal | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO |
| Abrechnungs- und Zahlungsdaten | Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung) |
| Nutzungsumfang (Anzahl und Dauer der Anrufe) | Abrechnung, Kontingentprüfung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge im Portal | Nachvollziehbarkeit, Missbrauchserkennung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Abwehr unbefugter Zugriffe auf Kundenkonten und in der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge.
4.2 Aufruf unserer Website und des Kundenportals
Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übermittelte Datenmenge, Browserkennung). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb.
Diese Verbindungsdaten speichern wir nicht in unserer Datenbank. Sie entstehen ausschließlich im laufenden Betriebsprotokoll unseres Hosting-Dienstleisters (Railway, Europäische Union) und werden dort nach dessen Frist überschrieben. Eine Zusammenführung mit Ihrem Kundenkonto findet nicht statt.
Schriftarten werden selbst ausgeliefert. Es findet kein Aufruf bei Google Fonts oder einem vergleichbaren Dienst statt.
Im Kundenportal sind keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste eingebunden; dort findet keine Reichweitenmessung statt.
Reichweitenmessung auf telofy.de ohne Cookies. Auf unserer Website telofy.de zählen wir Seitenaufrufe mit der Software Umami, die auf unserem eigenen Server bei Railway (EU) läuft. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Kennung im Browser abgelegt; die IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt und verworfen, gespeichert werden nur aufgerufene Seite, Herkunftsseite, Land, Browser- und Gerätetyp sowie Bildschirmgröße in zusammengefasster Form. Ein Rückschluss auf eine Person ist nicht möglich, Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt darin zu erfahren, welche Seiten genutzt werden. Ein Zugriff auf Informationen im Endgerät im Sinne von § 25 TDDDG findet nicht statt.
4.3 Cookies und Speicher im Browser
Wir setzen ausschließlich Cookies, die für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind. Für sie ist nach § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; deshalb erscheint bei uns kein Einwilligungsbanner.
| Cookie | Zweck | Dauer |
|---|---|---|
ta_customer_session | hält Ihre Anmeldung am Kundenportal | bis zum Ablauf der Sitzung, höchstens 90 Tage |
ta_partner_session | hält die Anmeldung im Partnerbereich | wie vor |
ta_superadmin_session | hält die Anmeldung im Verwaltungsbereich des Anbieters | wie vor |
ta_customer_login_mfa_challenge | trägt den offenen Zwei-Faktor-Schritt über einen Seitenwechsel | wenige Minuten |
ta_customer_mfa_flash, ta_customer_sip_trunk_flash | zeigen die Rückmeldung eines gerade abgesendeten Formulars an | bis zur nächsten Seitenanzeige |
Darüber hinaus merkt sich Ihr Browser vereinzelt Anzeigeeinstellungen (etwa einen zuletzt gewählten Reiter). Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht und erreichen uns nicht.
4.4 Kontaktaufnahme
Schreiben Sie uns, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Anfragen zu beantworten. Wir löschen den Schriftwechsel, sobald das Anliegen abschließend geklärt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
4.5 Website-Chat
Bucht ein Betrieb den Website-Chat, verarbeiten wir als Verantwortlicher zusätzlich:
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Einstellungen des Website-Chats (etwa freigegebene Domains, Aussehen, Erreichbarkeitszeiten, Verhalten bei verbrauchtem Kontingent, Adresse der Datenschutzerklärung des Betriebs) | Erbringung des Website-Chats | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Einbauprüfung: je freigegebener Domain nur der Ursprung (etwa https://beispiel.de) und der Zeitpunkt, zu dem der Chat dort zuletzt geladen wurde | Anzeige im Kundenportal, ob der Chat eingebaut ist; Hinweis an den Betrieb, wenn er nicht mehr geladen wird | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Anzahl der Chat-Gespräche, je Gespräch ein Beleg ohne Inhalt | Abrechnung, Kontingentprüfung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| E-Mail an den Webdesigner des Betriebs: im Protokoll nur die Domain der Empfängeradresse, nicht die Adresse und nicht der Text | Nachvollziehbarkeit, Begrenzung der Versandmenge | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Für die Einbauprüfung werden keine Daten der Besucherinnen und Besucher gespeichert. Die E-Mail an den Webdesigner versendet unser E-Mail-Dienstleister (Abschnitt 6) an die vom Betrieb angegebene Adresse; das berechtigte Interesse liegt darin, Missbrauch des Versands zu erkennen und zu begrenzen.
Was im Website-Chat selbst verarbeitet wird — Nachrichten, Bilder, Kontaktangaben der Besucherinnen und Besucher —, verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter des Betriebs (Abschnitt 3). Welche Daten das sind und wie lange sie gespeichert werden, erklärt die Datenschutzerklärung des Betriebs; der Chat verweist auf sie. Der Website-Chat setzt keine Cookies.
4.6 Vorführung des Website-Chats
Auf telofy.de können Sie den Website-Chat ohne Anmeldung ausprobieren: Sie geben die Adresse einer Website ein, und ein Chat antwortet kurz darauf mit dem Wissen dieser Website. Dafür sind wir Verantwortlicher.
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Die eingegebene Website-Adresse und die dort öffentlich erreichbaren Inhalte (Startseite und bis zu vier Unterseiten, Name, Farbe und Logo des Betriebs) | Vorführung des Website-Chats mit dem Wissen dieser Website | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Ihre Nachrichten im Chat und die Antworten | Durchführung der Vorführung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Ihre IP-Adresse | Begrenzung der Vorführungen je Tag und der Nachrichten gegen Missbrauch | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Alles davon halten wir nur im Arbeitsspeicher unseres Chat-Dienstes (Railway, Europäische Union), nicht in einer Datenbank. Eine Vorführung mit ihren Nachrichten wird nach 60 Minuten gelöscht. Die gelesenen öffentlichen Inhalte einer Website halten wir bis zu 24 Stunden vor, damit eine erneute Vorführung derselben Website sie nicht noch einmal lesen muss. Die IP-Adresse wird nur flüchtig für die Begrenzung verwendet, mit keiner Vorführung verknüpft und spätestens mit Ablauf des Kalendertags verworfen. Ein Neustart des Dienstes löscht alles sofort.
Die Auswertung der Website und die Antworten im Chat erzeugt Google über Vertex AI als unser Auftragsverarbeiter (Abschnitt 6), über den EU-Endpunkt; die Verarbeitung findet ausschließlich in Mitgliedstaaten der EU statt. Termine werden in der Vorführung nicht gebucht und Nachrichten nicht an Dritte weitergegeben.
Die Vorführung setzt keine Cookies. Das Chatfenster merkt sich eine zufällige Kennung und den Verlauf nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage); er wird beim Schließen des Tabs gelöscht und ist für den von Ihnen gewünschten Chat unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Bitte schreiben Sie keine persönlichen Daten in den Chat. Das berechtigte Interesse liegt darin, Interessenten den Website-Chat zeigen zu können und den Dienst vor Missbrauch und unverhältnismäßigen Kosten zu schützen.
5. Was im Anruf verarbeitet wird
Auch wenn wir hier nicht Verantwortlicher sind, gehört die Information hierher, weil sie die Grundlage für die Beurteilung durch den Betrieb ist.
| Daten | Herkunft | Anmerkung |
|---|---|---|
| Rufnummer des Anrufers | Telefonie | im Klartext gespeichert |
| Wortprotokoll des Gesprächs | Sprachverarbeitung | beide Seiten, einschließlich der Werkzeugaufrufe |
| Anliegen, Terminwunsch | strukturierte Erfassung im Gespräch | |
| Zusammenfassung, erkannte Absicht | Auswertung nach dem Anruf | maschinell erzeugt |
| Gesundheitsbezogene Angaben | nur, wenn der Anrufer sie von sich aus nennt | Wir fragen nicht danach. |
Es wird kein Ton dauerhaft gespeichert. Das ist keine Einstellung, sondern Bauweise: die Sprache wird im laufenden Gespräch verarbeitet, eine Tonaufzeichnung entsteht nicht.
Es findet keine Stimmidentifikation statt. Wir erstellen, speichern und vergleichen keine Stimmprofile und erkennen niemanden über ein Gespräch hinaus an der Stimme wieder.
Am Gesprächsbeginn wird auf den Einsatz eines KI-Assistenten hingewiesen. Der Hinweis ist Bestandteil der Begrüßung und lässt sich vom Betrieb nicht abschalten. Er erfüllt zugleich die Transparenzpflicht nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Die vollständige Liste mit Aufgabe, Datenumfang, Ort, Aufbewahrung und Übermittlungsgrundlage ist Anlage 1 zum Auftragsverarbeitungsvertrag; Kunden erhalten sie ausgehändigt. Die eingesetzten Unternehmen sind:
| Unternehmen | Aufgabe | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Google (Vertex AI), nach den Bedingungen für den Europäischen Wirtschaftsraum | Sprachverarbeitung im Gespräch, Antworten im Website-Chat, Auswertung des Wortprotokolls | Sprachverarbeitung und Auswertung: Region europe-west4 (Niederlande); Website-Chat: Google Vertex AI über den EU-Endpunkt; Verarbeitung ausschließlich in Mitgliedstaaten der EU |
| Telnyx LLC, Vereinigte Staaten | Telefonie, Bereitstellung der Rufnummern | Vereinigte Staaten; deutsche Ortsnetznummern |
| Railway Corporation, Vereinigte Staaten | Betrieb der Anwendung, Datenhaltung | Europäische Union (Amsterdam) |
| Cloudflare, Inc., Vereinigte Staaten | Sicherung der Datenbank | privater Behälter, Jurisdiktion EU |
| Plus Five Five, Inc. (Resend), Vereinigte Staaten | Versand von E-Mails an den Kunden und an vom Kunden benannte Empfänger | Vereinigte Staaten |
| Cal.com, Inc., Vereinigte Staaten | Eintragen und Stornieren von Terminen | Vereinigte Staaten; nur bei verbundenem Kalender |
| Stripe Payments Europe, Limited, Irland | Zahlungsabwicklung | Europäische Union, mit Verarbeitung auch in den Vereinigten Staaten |
Bei Stripe fließen keine Anruferdaten.
Vermittelnde Partner. Ist ein Kunde über den Link oder Code eines Telofy-Partners zu uns gekommen (Partnerprogramm, Weg „Vermitteln"), teilen wir diesem Partner zur Abrechnung seiner Provision mit: die Firmierung des Kunden, das Datum der Zuordnung, den gewählten Tarif und ob der Kunde zahlt. Rechtsgrundlage ist unser und des Partners berechtigtes Interesse an der Prüfbarkeit der Provision (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Partner ist vertraglich verpflichtet, diese Angaben nur dafür zu nutzen. Anruf-, Gesprächs- und Betriebsdaten erhält ein vermittelnder Partner nicht. Ein Partner, unter dessen eigener Marke ein Kunde den Dienst nutzt, ist dessen Vertragspartner und Auftragsverarbeiter; dafür gilt die Datenschutzerklärung dieses Partners.
Ein Messenger-Kanal (Telegram) steht als zusätzliche Benachrichtigung zur Verfügung, wenn der Betrieb ihn ausdrücklich verbindet. Mit dessen Anbieter besteht kein Auftragsverarbeitungsvertrag; für Berufsgeheimnisträger ist der Kanal gesperrt. Näheres in Anlage 1.
Die Sprachverarbeitung wird nicht zum Trainieren, Verbessern oder Bewerten von KI-Modellen genutzt — weder von uns noch von den eingesetzten Dienstleistern. Das ist vertraglich ausgeschlossen.
7. Übermittlung in Drittländer
Die in Abschnitt 6 genannten Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten verarbeiten personenbezogene Daten teils dort, teils in der Europäischen Union. Soweit eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, stützt sie sich auf folgende Grundlagen:
| Unternehmen | Grundlage |
|---|---|
| Verarbeitung in der EU; soweit gleichwohl übermittelt wird: EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 | |
| Telnyx | Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 |
| Railway | EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln |
| Cloudflare | Standardvertragsklauseln, daneben EU-US Data Privacy Framework |
| Resend | EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln |
| Cal.com | Standardvertragsklauseln oder EU-US Data Privacy Framework |
| Stripe | EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln (Module 1 und 2) |
Eine Kopie der jeweils maßgeblichen Standardvertragsklauseln stellen wir auf Anfrage über datenschutz@telofy.de zur Verfügung.
8. Speicherdauer
| Was | Frist |
|---|---|
| Anrufdaten | 30 Tage (Vorgabewert; je Kunde einstellbar) |
| Vollständiges Wortprotokoll | standardmäßig nicht dauerhaft: es entsteht im Gespräch, wird für die maschinelle Auswertung unmittelbar danach vorgehalten und vom täglichen Löschlauf entfernt, sobald es älter als 24 Stunden ist. Schaltet der Kunde die Speicherung ein, gilt die von ihm gesetzte Frist. |
| Zusammenfassung des Anrufs | bleibt, bis der Kunde sie löscht |
| Inhalte der Website-Chat-Gespräche | nach der vom Betrieb eingestellten Frist, 1 bis 90 Tage (Vorgabewert 30 Tage) |
| Einstellungen des Website-Chats, Einbauprüfung, Gesprächsbelege ohne Inhalt, Protokolleintrag zur E-Mail an den Webdesigner | bis zur Löschung des Kundenkontos |
| Kundensitzungen | gleitend, harte Obergrenze 90 Tage |
| Verbindungsdaten beim Aufruf der Website | keine Speicherung bei uns; nur im Betriebsprotokoll des Hosting-Dienstleisters |
| Schriftwechsel aus einer Kontaktaufnahme | bis zur abschließenden Klärung |
| Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsdaten | gesetzliche Aufbewahrungsfristen (handels- und steuerrechtlich) |
| Datenbanksicherungen | 35 Tage, danach automatische Löschung |
Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht. Die Löschung ist automatisiert und läuft täglich.
9. Ob Sie Daten bereitstellen müssen
Die Angaben, die wir für den Vertragsschluss erheben — Firmierung, Anschrift, Name und E-Mail-Adresse einer ansprechbaren Person sowie die Zahlungsdaten — sind für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages erforderlich. Ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen und den Dienst nicht erbringen. Eine gesetzliche Pflicht, sie bereitzustellen, besteht nicht; die Folge des Unterlassens ist allein, dass kein Vertrag zustande kommt.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
11. Ihr Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 lit. f DSGVO erfolgt (Art. 21 Absatz 1 DSGVO).
Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir die betreffenden Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Den Widerspruch richten Sie formlos an datenschutz@telofy.de.
Eine Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung findet bei uns nicht statt.
12. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Der Assistent nimmt Anliegen auf und vereinbart Termine; er trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
13. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Kunden werden über wesentliche Änderungen gesondert informiert; die zugestimmte Fassung wird mit Versionsangabe und Prüfsumme des Wortlauts festgehalten.