Wir übernehmen Ihren Empfang, wenn jemand fehlt.
Krank, im Urlaub, gekündigt: Das Telefon bleibt besetzt, ganz ohne Einarbeitung. Ab 79 Euro im Monat.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Unsere Kunden reagieren viel positiver darauf als gedacht. Unser Team wird im Alltag deutlich weniger unterbrochen. Trotzdem ist das Telefon jederzeit erreichbar und unsere Kunden bekommen sofort eine Antwort.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Ein Ausfall am Empfang kostet Sie Aufträge
In vielen Betrieben hängt das gesamte Telefon an einer einzigen Person: der Chefin, der einzigen Bürokraft, dem einzigen Meister im Haus. Fällt sie aus, hört der Anrufer ein Freizeichen ins Leere oder eine Bandansage und wählt danach die nächste Nummer. Wer stattdessen im Urlaub mit dem Privathandy erreichbar bleibt, bezahlt die Erreichbarkeit mit den eigenen freien Tagen.
Für wen das gedacht ist.
Jeder Beruf hat seine eigene Seite, mit eigenem Anruf, eigenen Anliegen und eigenen Fragen.
So kann das aussehen.
Drei Fälle aus drei Betrieben. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Physiotherapiepraxis kann so einen Termin verschieben, obwohl die Empfangskraft heute krankheitsbedingt fehlt.
Die Szene
Montag, 8:05 Uhr. Die Empfangskraft hat sich krankgemeldet, die Therapeutin behandelt bereits die erste Patientin, das Telefon läuft über Telofy.
Danach
Die Therapeutin sieht die Verschiebung zwischen zwei Behandlungen im Portal, ohne den Behandlungstisch zu verlassen. Der Platz am Nachmittag ist wieder frei und kann neu vergeben werden.
Zusammenfassung
Patientin verschiebt ihren heutigen Termin um 14 Uhr auf Mittwoch, 15:15 Uhr. Name und der Hinweis zur mitzubringenden Verordnung sind aufgenommen, ein Rückruf ist bei Bedarf vorgesehen.
- Vorgang
- Termin
- Verschoben
- Mo 14:00 auf Mi 15:15 Uhr
- Rückruf
- 0157 6644321
- Notiz
- Hinweis zur Verordnung mitgegeben, Praxis heute ohne Empfangskraft besetzt.
Wer und was
Eine Steuerkanzlei kann so während der Betriebsferien ein fristgebundenes Anliegen aufnehmen und sofort an die Vertretung geben.
Die Szene
Zweite Augustwoche, die Kanzlei ist geschlossen. Die Rufumleitung steht auf „immer“, in den Fragen und Antworten liegt die Abwesenheit mit Rückkehrdatum hinterlegt.
Danach
Die Vertretung reagiert noch während der Betriebsferien, weil die Telegram-Meldung sie erreicht hat. Die Steuerberaterin findet den Vorgang bei ihrer Rückkehr am 18. August erledigt vor.
Zusammenfassung
Mandant meldet ein fristgebundenes Schreiben vom Finanzamt während der Betriebsferien. Art des Schreibens, Fristdatum und Rückrufnummer sind aufgenommen, eine dringende Nachricht ging zusätzlich an die Vertretungsnummer.
- Vorgang
- Nachricht
- Fristschreiben
- Bescheid vom Finanzamt, Frist 25.08., Art nach Angabe des Mandanten
- Rückruf
- 0173 5566778
- Notiz
- Stichwort „Frist“ ausgelöst, dringende Meldung per Telegram an die Vertretungsnummer gegangen.
Wer und was
Eine Autowerkstatt kann so einen Werkstatttermin vergeben, während der Meister allein in der Halle steht.
Die Szene
Dienstag, Vormittag. Der Geselle ist krankgeschrieben, der Meister schraubt allein an einem Fahrzeug, das Telefon läuft mit der Regel „bei besetzt“ über Telofy.
Danach
Der Meister sieht den gebuchten Termin und die Ersatzteilfrage zwischen zwei Fahrzeugen im Portal und bestellt das Teil rechtzeitig vor Montag. Die Hebebühne ist verplant, ohne dass er die Hände gewaschen hat.
Zusammenfassung
Kunde vereinbart eine Inspektion für Montag, 9 Uhr, der Katalogpreis wurde genannt. Zusätzlich liegt eine Nachricht zu einem gewünschten Ersatzteil vor.
- Vorgang
- Termin
- Inspektion
- Montag, 9:00 Uhr, Kennzeichen und Laufleistung aufgenommen
- Rückruf
- 0159 4433221
- Notiz
- Ersatzteilfrage zusätzlich als Nachricht angelegt, Katalogpreis für die Inspektion genannt.
So springt Telofy für die fehlende Kraft ein
Ob Einzelpraxis, Kanzleisekretariat oder Werkstatt: Telofy übernimmt den Empfang für den Zeitraum, den Sie festlegen, arbeitet vom ersten Klingeln an nach Ihren Regeln und gibt den Hörer nach der Rückkehr genauso wieder ab.
So meldet er sich, wenn Sie ihn anrufen.
Kein Formular, keine Anmeldung. Sie wählen die Nummer und hören in einer halben Minute, wie Ihr Empfang klingen würde.
Was eine Vertretung wert ist, die nie ausfällt
23,3 Krankheitstage kamen 2025 im Schnitt auf jede AOK-versicherte Beschäftigte, der zweithöchste Wert der bisherigen Zeitreihe (WIdO/AOK Fehlzeiten-Bilanz, 16.03.2026). Dazu kommt der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen nach § 3 Bundesurlaubsgesetz. Rechnerisch fehlt eine einzelne Kraft am Empfang damit an rund 47 Tagen im Jahr. An diesen 47 Tagen wird genauso oft angerufen wie sonst, nur nimmt niemand ab.
Eine Aushilfe für zwei Wochen kostet Geld, bevor sie hilft: Sie muss lernen, wie im Betrieb telefoniert wird, wo die Preisliste liegt und welche Anfrage an wen geht. Telofy kennt die hinterlegten Antworten am ersten Urlaubstag genauso wie am letzten und arbeitet ab dem ersten Klingeln nach Ihren Regeln.
Ob Einzelpraxis, Kanzleisekretariat oder die Zentrale eines Betriebs mit mehreren Standorten: Wer weiß, dass nur wirklich Dringendes durchkommt, tritt den Urlaub tatsächlich an und kuriert eine Grippe aus, statt zwischendurch selbst ans Telefon zu gehen. Das ist der Unterschied zwischen freien Tagen und Bereitschaft ohne Bezahlung.
Eine zweite Kraft nur für die Ausfalltage einzustellen, kostet den vollen Monat. Telofy kostet 79 Euro und übernimmt genau die Aufgaben, die sonst liegen bleiben: Anfragen aufnehmen, Termine vergeben und verschieben, Dringendes melden. Die fachliche Arbeit macht Ihr Team weiter, sobald es zurück ist.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Empfangskraft in Vollzeit, Bruttogehalt im Monat (gehalt.de, Median 35.004 € im Jahr, abgerufen 03.09.2026)2.917 €
- Lohnnebenkosten des Arbeitgebers: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, 2025)+ 680 €
- Arbeitgeberkosten im Monat3.597 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab.
Was das kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
So richten Sie die Vertretung ein
Die Einrichtung läuft im Portal, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Sie tragen nur ein, was für Ihren eigenen Urlaub oder Krankheitsfall gilt, alles andere bleibt wie gewohnt bestehen.
Was uns gefragt wird.
Kann ich Telofy nur für zwei Wochen einschalten?
Ja. Telofy ist monatlich kündbar und kostet im Starter ab 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung. Die Rufumleitung selbst schalten Sie jederzeit über Ihren eigenen Telefonanbieter ein und wieder aus.
Nennt er mein Rückkehrdatum?
Sobald Sie es in den Fragen und Antworten hinterlegen, nennt Telofy es im ersten Satz und nimmt das Anliegen danach vollständig auf, mit Namen und Rückrufnummer.
Bucht er Termine in meinen Urlaub?
Die Urlaubswoche tragen Sie als Ausnahme im Kalender ein. Für diesen Zeitraum bietet die Terminvergabe automatisch die nächste freie Zeit danach an, sodass Sie mit vollem Kalender zurückkommen.
Was ist mit Dringendem?
Ein hinterlegtes Stichwort leitet den Anruf sofort an eine Vertretungsnummer oder ein Handy weiter. Alles Übrige liegt danach geordnet im Portal, damit Ihre Vertretung nur das bekommt, was wirklich sie betrifft.
Muss die Aushilfe ihn einarbeiten?
Telofy arbeitet mit den Antworten und Regeln, die im Portal hinterlegt sind, unabhängig davon, wer gerade im Betrieb ist. Der Empfang läuft am ersten Urlaubstag genauso wie am letzten.
Vertritt er fachlich?
Er übernimmt den Empfang: Anfragen aufnehmen, Termine vergeben und verschieben, Dringendes melden. Die fachliche Antwort gibt Ihre Vertretung oder Ihr Team nach der Rückkehr, mit allen Angaben bereits im Vorgang.
Wie schnell ist das eingerichtet, wenn morgen jemand fehlt?
Die Rufumleitung schalten Sie sofort über die Kennziffer Ihres Telefonanbieters um, danach greift Telofy mit der hinterlegten Branchenvorlage. Feinheiten wie die Abwesenheitsantwort tragen Sie in Ruhe nach.
Was sonst noch liegen bleibt.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.