Was Telofy kann, vom Anruf bis zum fertigen Vorgang.
50 Funktionen in 8 Bereichen, jede mit Nutzen, Funktionsweise und Tarifgrenze. Was hier nicht steht, gibt es nicht.
8 Bereiche.
Springen Sie dorthin, wo Ihre Frage liegt. Dieselbe Liste gibt es als reinen Text, auch für KI-Assistenten. Wie die Funktionen zusammen ein Sekretariat ersetzen, steht unter KI-Sekretärin.
Gespräch11 Funktionen. Was Ihre Anrufer hören und was Telofy im Gespräch tut.Termine8 Funktionen. Von der Anfrage am Telefon bis zum Eintrag im Kalender.Bestellungen6 Funktionen. Für Gastronomie und Handel: vom Anruf bis zum Bon in der Küche.Weiterleitung4 Funktionen. Wann ein Mensch ans Telefon geht und wann Telofy die Nachricht aufnimmt.Benachrichtigung3 Funktionen. Wie ein fertiger Vorgang zu Ihnen kommt.Schnittstellen und Automatisierung5 Funktionen. Für alle, die Telofy mit eigener Software, Automatisierungswerkzeugen oder KI-Assistenten verbinden.Telefonie6 Funktionen. Wie Anrufe zu Telofy kommen und wie Telofy selbst anruft.Portal und Datenschutz7 Funktionen. Wo Sie alles sehen und einstellen, und was nicht gespeichert wird.
Gespräch
Was Ihre Anrufer hören und was Telofy im Gespräch tut.
Hinweis auf KI zu GesprächsbeginnIhre Anrufer wissen sofort, mit wem sie sprechen, und Sie erfüllen die Hinweispflicht ohne Aufwand.Jeder Anruf beginnt mit einem Hinweis auf den KI-Assistenten. Er steht immer vor Ihrer eigenen Begrüßung, in beiden Anrufrichtungen, und lässt sich nicht abschalten.Alle Tarife
Fragen und Antworten aus Ihrem WissenDie Auskünfte, die Sie sonst hundertmal am Tag geben, übernimmt Telofy.Sie hinterlegen Fragen mit Antworten, Firmeninfos und Antwortbausteine, ordnen sie nach Öffnungszeiten, Preisen, Terminen oder Notfall und können eine Markdown-Datei importieren.Alle Tarife
Preise aus Ihrem Katalog nennenWer nach dem Preis fragt, bekommt Ihre Zahl statt „wir melden uns“.Positionen mit Nummer, Name, Beschreibung, Kategorie und mehreren Preisen, etwa je Größe. Bei großen Katalogen schlägt Telofy die gefragte Position im Gespräch gezielt nach.Ab Pro
Katalog aus Datei, Foto oder PDFDie Speisekarte oder Preisliste ist in Minuten im System, ohne dass Sie etwas abtippen.Import von Tabellen (xlsx, csv, txt) sowie von Foto (JPEG, PNG, WebP) und PDF. Das Dokument wird nicht gespeichert. Foto- und PDF-Importe sind auf zehn in sieben Tagen begrenzt.Ab Pro
Stammkunden erkennenDer Anrufer wird mit Namen begrüßt, und Telofy fragt nicht noch einmal nach Daten, die Sie schon haben.Sie laden Ihren Kundenstamm als CSV hoch. Erkannt wird an der Rufnummer, nicht an der Stimme. Unbekannte Anrufer legt Telofy als unbestätigt an; sie dienen nie zur Erkennung.Ab Pro
Fragen, die immer gestellt werdenJeder Vorgang kommt vollständig bei Ihnen an, ohne Rückfrage.Je Mitarbeiter legen Sie fest, was erfragt wird, als Pflicht oder optional und in welcher Reihenfolge. Vorlagen je Branche und Rolle bringen passende Fragen mit.Alle Tarife
Vorlagen für Branche und RolleSie starten mit einem Mitarbeiter, der Ihren Beruf kennt, statt bei null.Vorlagen für Branchen von der Arztpraxis bis zum Handwerksbetrieb setzen Tonfall, Fragen und Zuständigkeit. Sie passen alles im Portal an.Alle Tarife
Versteht auch fremdsprachige AnruferIhr Anrufer spricht Englisch, Sie lesen Deutsch.Telofy führt das Gespräch auf Deutsch. Spricht ein Anrufer Englisch, Türkisch oder eine andere Sprache, versteht Telofy ihn und kann in seiner Sprache antworten. Die Zusammenfassung bekommen Sie immer auf Deutsch.Alle Tarife
Stimme zum Anhören und AuswählenDie Stimme passt zu Ihrem Haus, und Sie hören sie vorher.30 Stimmen, je 15 weibliche und männliche, jeweils mit Hörprobe.Alle Tarife
NotfallhinweisBei Hinweisen auf eine Notlage verweist Telofy auf den Notruf, statt selbst einzuschätzen.Für Praxis, Apotheke und Pflege gibt es einen festen Sicherheitssatz mit 112 und 116117. Der Vorgang wird als Notfall markiert.Alle Tarife
Zeitschutz je AnrufEin hängendes Gespräch kostet nicht unbemerkt Minuten.Sie stellen die längste Gesprächsdauer zwischen 2 und 10 Minuten ein. Schweigt der Anrufer 60 Sekunden lang, während Telofy nicht spricht, endet der Anruf.Alle Tarife
Termine
Von der Anfrage am Telefon bis zum Eintrag im Kalender.
Drei Betriebsarten der TerminvergabeSie entscheiden, wie viel Telofy allein bucht und wo Sie das letzte Wort behalten.„Bucht selbst“ trägt sofort ein. „Vormerken, Sie bestätigen“ hält den Termin, bis Sie ihn bestätigen. „Nach Regeln“ bucht direkt und legt nur vor, was Ihre Regeln auswählen, etwa einen unbekannten Anrufer.Alle TarifeKalender anbinden
Eigene Terminverwaltung ohne KalenderSie brauchen keinen Kalenderdienst, um Termine vergeben zu lassen.Öffnungszeiten, Terminarten mit Dauer und Puffer sowie die Zahl gleichzeitiger Termine genügen. Ohne beides nimmt Telofy nur einen Terminwunsch auf.Alle Tarife
Kalender über cal.comTermine stehen dort, wo Sie ohnehin arbeiten, auch in Google, Outlook oder Apple Kalender.Telofy prüft freie Zeiten in cal.com, bucht dort und sagt Termine ab. Google, Outlook und Apple binden Sie in cal.com an. Verschieben bedeutet absagen und neu buchen.Alle TarifeZur Anleitung
Bestehenden Kalender lesenTermine, die Sie selbst eintragen, blockieren die Zeit auch für Telofy.Sie tragen die Abo-Adresse (iCal) Ihres Kalenders ein. Telofy liest nur Belegtzeiten, keine Titel. Das gilt für die eigene Terminverwaltung, nicht zusammen mit cal.com.Alle Tarife
Telofy-Termine in Ihrem Kalender abonnierenVormerkungen und Termine erscheinen in Ihrem Kalenderprogramm.Sie erhalten eine geheime Abo-Adresse. Vorgemerkt zeigt der Kalender „mit Vorbehalt“, bestätigt als fest, abgesagt durchgestrichen. Rufnummern stehen nicht darin; über cal.com gebuchte Termine erscheinen dort nicht.Alle Tarife
Bestätigen mit einem KlickSie bestätigen Vormerkungen unterwegs, ohne ins Portal zu müssen.Per Link in der E-Mail, in der Liste im Portal oder mit dem Knopf in Telegram. Die Frist wählen Sie: vier Stunden, bis Geschäftsschluss oder 24 Stunden.Alle Tarife
Rückruf, wenn eine Vormerkung verfälltKein Anrufer wartet auf einen Termin, der nie bestätigt wurde.Läuft die Frist ab, ruft Telofy den Anrufer zurück und bietet einen neuen Termin an. Vorher erinnert es Sie in Stufen.Alle Tarife
Regeln für Ihre TermineDer Kalender bleibt so gefüllt, wie es für den Betrieb passt.Ausnahmetage mit geschlossen oder anderen Zeiten, Tageshöchstzahl, Mindestvorlauf, Standardpuffer, Verteilung über die Woche und ein eigener Kalender je Mitarbeiter, etwa für zwei Behandler.Alle Tarife
Bestellungen
Für Gastronomie und Handel: vom Anruf bis zum Bon in der Küche.
Bestellung als eigener VorgangEine Bestellung geht nicht als „Sonstiges“ unter, sondern ist sofort als Bestellung erkennbar.Telofy legt sie als eigenen Vorgangstyp an. Dazu gibt es den Webhook outcome.created für Ihre Systeme.Alle Tarife
Bon auf dem KüchendruckerDer Bon liegt in der Küche, bevor jemand ans Telefon musste.Bis zu drei Drucker mit Star-CloudPRNT-Unterstützung holen die Bons selbst ab. Jeder Drucker druckt Bestellungen und auf Wunsch Tischreservierungen. Welche Felder auf den Bon kommen, legen Sie fest.Alle TarifeDrucker einrichten
KüchendisplayWer keinen Bon will, sieht Bestellungen auf einem Bildschirm an der Wand.Eine eigene Seite im Portal lädt alle 20 Sekunden neu. „Annehmen“ quittiert die Bestellung.Alle Tarife
Alarm bei nicht angenommener BestellungKeine Bestellung bleibt unbemerkt liegen, bis der Kunde vor der Tür steht.Wird eine Bestellung nicht quittiert, meldet Telofy es aufs Handy: 15 Minuten vor der zugesagten Abholzeit oder, ohne Abholzeit, 15 Minuten nach dem Anruf. Meldung einmal je Bestellung.Alle Tarife
Abholzeit nennenDer Anrufer erfährt, wann seine Bestellung fertig ist.Sie hinterlegen eine Vorlaufzeit. Telofy nennt sie im Gespräch, und sie fließt in den Alarm ein.Alle Tarife
Meldung, wenn der Drucker ausfälltSie erfahren von einem leeren oder ausgeschalteten Drucker, bevor eine Bestellung hängt.Fragt ein Drucker zehn Minuten lang nicht mehr ab, kommt eine Meldung aufs Handy.Alle Tarife
Weiterleitung
Wann ein Mensch ans Telefon geht und wann Telofy die Nachricht aufnimmt.
AnrufregelnSie legen fest, wer wann drankommt, und müssen nicht jeden Anruf selbst sortieren.Bedingungen: immer, außerhalb der Öffnungszeiten, wenn der Anrufer einen Menschen verlangt, oder bei Stichwörtern (bis zu vier Wörter je Regel). Aktionen: Telofy antwortet, leitet weiter oder nimmt eine Nachricht auf.Alle Tarife
Weiterleitung an Ihre NummerDringendes erreicht Sie oder Ihre Vertretung direkt.Weitergeleitet wird an eine Rufnummer je Regel, vor dem Gespräch oder mitten darin. Beim Empfänger erscheint die Nummer Ihres Betriebs. Gilt für eingehende Anrufe. Kommt die Weiterleitung nicht zustande, bleibt Telofy am Apparat: vor dem Gespräch spricht es normal weiter, mitten im Gespräch nimmt es eine Nachricht für den Rückruf auf. Ist der Anruf übergeben, gehört er dem Ziel.Alle Tarife
Nachricht aufnehmenWenn gerade niemand zuständig ist, geht trotzdem nichts verloren.Telofy nimmt Anliegen und Rückrufkontakt auf, bucht nichts und sagt nur zu, dass die Nachricht weitergegeben wird.Alle Tarife
Rückruf bei verpasstem AnrufWer aufgelegt hat, bevor er sein Anliegen nennen konnte, wird zurückgerufen.Pro Betrieb schaltbar, ab Werk aus. Telofy ruft einmal zurück, bei „nicht erreichbar“ ein weiteres Mal. Erkennt es einen Anrufbeantworter, spricht es eine kurze feste Nachricht.Ab Business
Benachrichtigung
Wie ein fertiger Vorgang zu Ihnen kommt.
E-Mail zu jedem AnrufSie lesen die Zusammenfassung, ohne ins Portal zu gehen.An den hinterlegten Empfänger, mit bearbeitbarer Vorlage. Bestätigungslinks für Vormerkungen stehen ebenfalls in der Mail.Alle Tarife
Telegram mit KnöpfenSie bestätigen einen Termin direkt in der Nachricht.Sie koppeln einen oder mehrere Chats mit einem achtstelligen Code. Bei mehreren Chats entscheidet, wer zuerst tippt; die E-Mail bleibt der Rückfallweg. Für Berufsgeheimnisträger ist Telegram gesperrt.Alle TarifeTelegram verbinden
Mitteilung aufs HandyDie Meldung erscheint wie bei einer App, ohne App aus dem Store.Web-Mitteilungen aus einer auf den Startbildschirm gelegten Web-App, auf dem iPhone ab iOS 16.4. Jedes Mitglied schaltet sie für sich ein oder aus.Alle Tarife
Schnittstellen und Automatisierung
Für alle, die Telofy mit eigener Software, Automatisierungswerkzeugen oder KI-Assistenten verbinden.
Öffentliche Schnittstelle (REST)Ihre Software holt Anrufe, Anliegen und Termine selbst ab.Drei lesende Abfragen mit API-Schlüssel, 60 Anfragen pro Minute. Ein ausgehender Anruf lässt sich ab Business über die Schnittstelle auslösen.Alle TarifeSchnittstelle ansehen
WebhooksNeue Anrufe, Anliegen und Termine landen von allein in Ihren Programmen.Drei Ereignisse, signiert und bei Fehlern bis zu fünfmal wiederholt. Sie werden nach der Anrufauswertung gesendet, nicht beim Auflegen.Alle TarifeWebhooks einrichten
MCP für KI-AssistentenSie fragen Ihren Assistenten nach den Anrufen von heute, statt im Portal zu suchen.Ein MCP-Server mit drei lesenden Werkzeugen, geschützt durch denselben API-Schlüssel. Er löst keine Anrufe aus.Alle TarifeAssistenten verbinden
Eigene Werkzeuge im GesprächTelofy beantwortet Fragen mit Ihren Live-Daten, etwa dem Versandstatus.Im Gespräch ruft Telofy eine https-Adresse Ihres Systems auf und liest die Antwort vor. Bis zu zehn Werkzeuge, vier Sekunden Zeit je Aufruf.Alle TarifeWerkzeug anlegen
Zapier, Make und n8nSie verbinden Telofy mit Ihren Anwendungen, ohne zu programmieren.Über Webhooks und den API-Schlüssel. Eine eigene Telofy-App in diesen Werkzeugen gibt es nicht; Sie nutzen deren Webhook-Bausteine.Alle TarifeAlle Integrationen
Telefonie
Wie Anrufe zu Telofy kommen und wie Telofy selbst anruft.
Eigene Nummer behaltenIhre Kunden wählen weiter die Nummer, die sie kennen.Sie leiten Ihre Nummer bei Ihrem Anbieter auf eine zugewiesene Zielnummer um. Telofy zeigt die Codes für „immer“, „besetzt“ und „keine Antwort“ an. Sobald der erste Anruf ankommt, gilt die Umleitung als aktiv.Alle Tarife
Neue deutsche Nummer holenSie starten ohne Umleitung, mit einer eigenen Nummer für Telofy.Im Portal suchen Sie eine freie Nummer und buchen sie erst nach Ihrer Bestätigung. Nur Deutschland. Voraussetzung sind eine hinterlegte Zahlungsart und ein freier Nummernplatz.Alle Tarife
Telefonanlage per SIP-TrunkGrößere Anlagen hängen direkt an Telofy, ohne Umweg über eine Umleitung.Das Portal erzeugt Zugangsdaten, die Sie einmal sehen und in Ihrer Anlage eintragen. Danach registrieren Sie die Rufnummern der Anlage. Eine Verbindung je Betrieb.Ab BusinessAnlage verbinden
Ausgehende Anrufe per SchnittstelleIhr System stößt einen Anruf an, etwa „Ihr Auto ist fertig“.Ein POST mit Zielnummer und Anlass. Das Ergebnis des Gesprächs kommt später per Webhook call.completed. Der Mitarbeiter braucht eine zugewiesene Nummer.Ab BusinessAblauf im Detail
Anrufbeantworter erkennenBei einem Rückruf auf die Mailbox verbrennt Telofy keine Minuten.Erkennt Telofy an der Ansage einen Anrufbeantworter, spricht es genau eine kurze Nachricht und legt auf. Die Erkennung beruht auf deutschen Wendungen.Alle Tarife
Mehrere Mitarbeiter und NummernStandorte, Abteilungen oder Behandler bekommen je einen eigenen Mitarbeiter.Starter enthält einen Mitarbeiter und eine Nummer, Pro bis zu drei, Business bis zu zehn.Alle Tarife
Portal und Datenschutz
Wo Sie alles sehen und einstellen, und was nicht gespeichert wird.
Anrufliste mit ZusammenfassungSie sehen in Sekunden, was war, ohne jedes Gespräch zu hören.Filter nach Status, Ergebnis, Zeitraum und Suche. Jeder Anruf hat eine Zusammenfassung, ein Ergebnis und eine empfohlene Handlung. Vorgangstypen: Lead, Ticket, Termin, Auskunft, Bestellung, Sonstiges.Alle Tarife
Keine TonaufzeichnungEs gibt keine Audiodatei, die abhandenkommen oder herausverlangt werden könnte.Das liegt an der Bauweise: Telofy nimmt nichts auf, und das Datenmodell hat kein Feld für Ton.Alle Tarife
Wortprotokoll nur auf WunschSie speichern Gesprächstexte nur, wenn Sie sie brauchen.Ab Werk ausgeschaltet. Dann bleibt nur die Zusammenfassung; das Wortprotokoll wird nach etwa einem Tag gelöscht.Alle Tarife
Aufbewahrung und LöschungSie bestimmen, wie lange Anrufdaten liegen, und müssen sich um die Löschung nicht kümmern.Von 30 bis 3.650 Tagen einstellbar, Vorgabe 30 Tage. Ein täglicher Lauf löscht automatisch. Einzelne Anrufe löschen Inhaber und Administratoren auf Anfrage.Alle Tarife
Zwei-Faktor-AnmeldungDer Zugang zu Ihren Anrufdaten ist auch bei gestohlenem Passwort geschützt.Per Authenticator-App mit Wiederherstellungscodes. Je Betrieb wählbar: freiwillig, verpflichtend oder risikoabhängig.Alle Tarife
Sprache und Datenbank in der EUSie können Ihren Kunden sagen, wo ihre Daten liegen.Sprachverarbeitung, Anwendung und Datenbank laufen in der EU. Den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie bei der Registrierung ohne Aufpreis.Alle Tarife
Statistik und TagesübersichtSie sehen, wie viele Anrufe kommen und was daraus wird.Eine Übersicht über Anrufaufkommen und Ergebnisse sowie eine Tagesansicht im Portal.Alle Tarife
Was Telofy nicht macht.
5 Grenzen, jede mit dem Weg, der dafür offensteht.
Keine Anbindung an Praxissoftware, CRM oder Kassensystem.Dafür gibt es Webhooks, eine Schnittstelle und Zapier, Make oder n8n, damit jeder Vorgang in Ihrem System landet.
Weiterleitung nur an eine Rufnummer je Regel, ohne Durchklingeln mehrerer Nummern.Dafür gibt es mehrere Regeln nach Uhrzeit, Stichwort oder Wunsch des Anrufers, jede mit eigener Zielnummer.
Kein WhatsApp und kein SMS.Dafür gibt es Telegram mit Knöpfen, Mitteilungen aufs Handy und E-Mail.
Kein direkter Google- oder Outlook-Kalender.Dafür gibt es cal.com, das beide anbindet, und den Kalender-Feed zum Lesen und Abonnieren.
Die Schnittstelle schreibt nichts in Termine, Kontakte oder Katalog.Dafür liest sie alles aus und löst auf Wunsch ausgehende Anrufe aus; Pflege geschieht im Portal oder per Import.
Fragen zu den Funktionen.
Was kann Telofy am Telefon tun?
Anrufe annehmen, Fragen aus Ihrem Wissen und Preise aus Ihrem Katalog beantworten, Termine vergeben oder vormerken, Bestellungen aufnehmen, bei Bedarf an eine Nummer weiterleiten oder eine Nachricht aufnehmen. Danach liegt der fertige Vorgang im Portal, auf dem Handy und auf Wunsch in Ihren Systemen.
Welche Funktionen gibt es erst ab einem höheren Tarif?
Katalog mit Preisen und der Kundenstamm gibt es ab Pro. Ausgehende Anrufe per Schnittstelle, die Telefonanlage per SIP-Trunk und der automatische Rückruf bei verpasstem Anruf gibt es ab Business. Alles andere steht in jedem Tarif zur Verfügung.
Gibt es eine Schnittstelle für eigene Software?
Ja. Mit einem API-Schlüssel lesen Sie Anrufe, Anliegen und Termine aus, Webhooks melden neue Vorgänge, und ein MCP-Server verbindet KI-Assistenten. Alle Angaben stehen auf der Entwicklerseite.
Gibt es eine App für Zapier, Make oder n8n?
Nein, eine eigene App gibt es nicht. Telofy lässt sich über Webhooks und den API-Schlüssel mit allen drei Werkzeugen verbinden, mit den Webhook-Bausteinen, die diese Werkzeuge ohnehin mitbringen.
Was macht Telofy nicht?
Telofy bindet keine Praxissoftware, kein CRM und kein Kassensystem direkt an, leitet je Regel an genau eine Nummer weiter, kennt kein WhatsApp und kein SMS und verbindet Google- und Outlook-Kalender nur über cal.com. Für jeden dieser Punkte gibt es einen Weg, der auf dieser Seite steht.
Hören Sie, was Telofy daraus macht.
Ein Anruf, kein Formular, keine Anmeldung.