Datenschutz für Anrufer: Was passiert, wenn ein KI-Telefonassistent Ihren Anruf annimmt

Der Betrieb, den Sie angerufen haben, setzt Telofy als Dienstleister für die Anrufannahme ein. Telofy verarbeitet Ihre Angaben nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen. Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Betrieb. Eine Tonaufnahme wird nicht gespeichert. Für Auskunft oder Löschung wenden Sie sich an den Betrieb.

Wer ist wofür verantwortlich?

Telofy ist ein Telefonassistent, den Betriebe für ihre Rufnummer einsetzen. Es gibt zwei Rollen:

Die Datenschutzkonferenz, der Zusammenschluss der Datenschutzaufsichtsbehörden, hat diese Konstruktion für die telefonische Terminvereinbarung in Heilberufspraxen ausdrücklich anerkannt (Beschluss vom 16.06.2025). Der Betrieb muss Sie über den Einsatz des Dienstleisters informieren, meist in seiner eigenen Datenschutzerklärung. Von dort sind Sie vermutlich auch hierher gekommen.

Der Hinweis zu Beginn des Gesprächs

Zu Beginn jedes Anrufs weist der Assistent darauf hin, dass Sie mit einer KI sprechen. Der Hinweis ist Teil der Begrüßung und lässt sich vom Betrieb nicht abschalten. Er erfüllt die Transparenzpflicht nach Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689). Sie wissen also von der ersten Sekunde an, mit wem Sie sprechen.

Was verarbeitet wird

Während des Gesprächs entstehen diese Daten:

Gesundheitsbezogene Angaben werden nur verarbeitet, wenn Sie sie von sich aus nennen. Der Assistent fragt nicht danach.

Was nicht passiert

• Keine Tonaufnahme. Ihre Stimme wird im laufenden Gespräch verarbeitet. Eine Audiodatei wird weder gespeichert noch aufbewahrt, auch nicht beim Telefonieanbieter.
• Keine Stimmerkennung. Es werden keine Stimmprofile erstellt, gespeichert oder verglichen. Niemand wird über ein Gespräch hinaus an der Stimme wiedererkannt.
• Kein Training von KI-Modellen. Die Sprachverarbeitung wird nicht zum Trainieren, Verbessern oder Bewerten von KI-Modellen genutzt, weder von Telofy noch von den eingesetzten Dienstleistern. Das ist vertraglich ausgeschlossen.
• Keine automatisierte Entscheidung. Der Assistent nimmt Anliegen auf und vereinbart Termine. Er trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung hat.

Wie lange Daten gespeichert werden

Das vollständige Wortprotokoll wird standardmäßig nicht dauerhaft gespeichert. Es wird für die Auswertung unmittelbar nach dem Anruf gebraucht und vom täglichen Löschlauf entfernt, sobald es älter als 24 Stunden ist. Schaltet der Betrieb die Speicherung ausdrücklich ein, gilt die von ihm gesetzte Frist.

Für die übrigen Anrufdaten gilt eine Frist, die der Betrieb selbst einstellt. Vorgabe sind 30 Tage. Danach werden die Daten gelöscht, automatisiert und täglich. Datenbanksicherungen werden nach 35 Tagen automatisch gelöscht. Bis dahin kann eine bereits gelöschte Angabe noch in einer Sicherung liegen, die ausschließlich zur Wiederherstellung dient.

Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Anwendung und Datenbank laufen in der Europäischen Union. Die Sprachverarbeitung findet ebenfalls in einem Rechenzentrum in der EU statt. Für die Telefonverbindung selbst setzt Telofy einen Dienstleister ein, der Rufnummern und Verbindungsdaten auch außerhalb der EU verarbeitet. Dafür gelten Standardvertragsklauseln nach dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

Alle eingesetzten Dienstleister arbeiten im Auftrag von Telofy und sind vertraglich gebunden. Ein Teil davon sitzt in der EU, ein Teil in den USA. Wo das so ist, stützt sich die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter datenschutz@telofy.de.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel in dem Bundesland, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

An wen Sie sich wenden

Wenden Sie sich an den Betrieb, den Sie angerufen haben. Er ist der Verantwortliche und kann Ihnen Auskunft geben, Angaben berichtigen oder löschen.

Telofy darf Ihnen ohne Weisung des Betriebs keine Auskunft erteilen und löscht nicht auf eigene Faust. Schreiben Sie trotzdem an datenschutz@telofy.de, leitet Telofy Ihr Anliegen unverzüglich an den Betrieb weiter.

Für Betriebe: Hinweis in der eigenen Datenschutzerklärung

Setzen Sie Telofy ein, sollten Sie Ihre Anrufer in Ihrer Datenschutzerklärung darüber informieren. Im Kundenportal finden Sie unter „Für Ihre Website“ einen fertigen Absatz dafür, den Sie kopieren und auf Ihren Betrieb anpassen. Mehr dazu, wie der Assistent Anrufe annimmt, lesen Sie unter KI am Telefon und DSGVO. Wie sich die Anrufannahme auf der eigenen Nummer einrichten lässt, steht unter Rufumleitung einrichten.

Quellen

1. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 13, 15 bis 21 und 28 (abgerufen 2026-10-04)
2. Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 (abgerufen 2026-10-04)