Der Telefonservice, der nie unbesetzt ist

Ein KI-Telefonservice ersetzt den klassischen, personellen Telefonservice durch einen digitalen Mitarbeiter: Er nimmt jeden Anruf rund um die Uhr an, ohne Grundgebühr plus Preis je Anruf. Telofy übernimmt Ihre Anrufe für eine feste Pauschale ab 79 € im Monat und liefert danach keine bloße Nachricht, sondern einen fertigen Vorgang – einen gebuchten Termin, eine aufgenommene Bestellung oder einen Rückrufwunsch mit eingeschätzter Dringlichkeit.

Was ein klassischer Telefonservice kostet

Telefon- und Sekretariatsdienste nehmen Anrufe für mehrere Kunden gleichzeitig entgegen, meist gegen eine Grundgebühr plus einen Preis je angenommenem Anruf. Üblich sind 50 bis 180 Euro Grundgebühr im Monat und 1 bis 2 Euro je angenommenem Anruf, so die Preisangaben mehrerer Anbieter (ebuero, Büroservice24, phonea, Stand 2024 und 2026, siehe Quellen). Für diesen Preis hebt ein Mensch ab, das ist der eigentliche Vorteil. Diese Person wechselt in der Regel und kennt Ihren Betrieb aus einem Merkblatt statt aus dem Alltag, deshalb geben klassische Telefonservices meist eine Nachricht weiter, statt selbst einen Termin zu buchen oder einen Preis zu nennen.

Je mehr Anrufe im Monat zusammenkommen, desto stärker schlägt der Preis je Anruf durch. Ein ruhiger Monat mit wenigen Anrufen bleibt günstig, ein Monat mit einer Werbeaktion, einer Erkältungswelle in der Praxis oder einer Feiertagsspitze in der Gastronomie treibt die Rechnung nach oben, obwohl an genau diesen Tagen ohnehin schon alle Hände voll zu tun sind. Bei einer festen Monatspauschale bleibt die Rechnung dagegen gleich, solange das Minutenkontingent reicht.

Rechenbeispiel: 150 Anrufe im Monat

Bei 150 Anrufen im Monat kommen bei einem klassischen Telefonservice je nach Tarif und Grundgebühr rund 310 Euro zusammen: die Grundgebühr plus 150-mal 1 bis 2 Euro je Anruf. Telofy Starter kostet dafür 89 Euro im Monat, bei jährlicher Zahlung 79 Euro, mit 800 Gesprächsminuten enthalten – für 150 kurze Anrufe reicht das Kontingent üblicherweise weit, jede zusätzliche Minute darüber hinaus kostet 15 Cent. Anders als bei der Abrechnung je Anruf zahlen Sie bei Telofy eine feste Pauschale, unabhängig davon, ob ein Monat mehr oder weniger Anrufe bringt, solange das Minutenkontingent reicht.

Telefonservice (Mensch) und Telofy im Vergleich

Preise & Leistungen aus dem eigenen Katalog nennt Telofy ab dem Tarif Pro, ausgehende Rückrufe und eine eigene Schnittstelle per SIP-Trunk stehen ab dem Tarif Business zur Verfügung. Details zu allen Tarifen stehen auf der Preise-Seite.

Wann ein menschlicher Telefonservice trotzdem sinnvoll ist

Ein klassischer Telefonservice hat einen echten Vorteil: Am anderen Ende sitzt ein Mensch, der spontan mitdenkt, wenn ein Anliegen völlig außerhalb jeder vorbereiteten Antwort liegt, oder der zusätzlich Post und Botengänge übernimmt. Wer nur wenige Anrufe im Monat hat und dafür keine feste Wissensbasis pflegen möchte, kann damit gut fahren. Auch bei sehr ungewöhnlichen Einzelfällen, die sich kaum in Fragen, Terminarten oder einem Katalog abbilden lassen, bleibt ein Mensch am Telefon im Vorteil.

Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe mit wiederkehrenden Anliegen – Öffnungszeiten, Terminwünsche, Standardfragen, Bestellungen – überwiegt trotzdem die andere Seite: Ein Telefonservice bleibt in der Abrechnung nach Anruf grundsätzlich reaktiv, die Person wechselt, und aus dem Gespräch wird selten mehr als eine Nachricht. Telofy übernimmt dieselbe Aufgabe – ans Telefon gehen, wenn Sie selbst nicht können – und liefert zusätzlich das Ergebnis: einen gebuchten Termin, eine aufgenommene Bestellung oder eine Preisauskunft aus Ihrem eigenen Katalog. Je klarer sich Ihre häufigsten Anrufe in Fragen, Terminarten und Preise fassen lassen, desto mehr übernimmt Telofy davon von Anfang an selbst, und desto weniger bleibt am Ende als reine Nachricht liegen.

Auch für Kanzleien und Praxen, wo Vertraulichkeit zählt, gilt: Telofy speichert keine dauerhafte Tonaufzeichnung, verarbeitet in der EU, und jeder Anrufer hört zu Beginn, dass er mit einem digitalen Mitarbeiter spricht. Ein Wortprotokoll lässt sich bei Bedarf gesondert einschalten, standardmäßig ist es aus. Wie das konkret für eine Anwaltskanzlei oder eine Steuerberatung aussieht, zeigen die jeweiligen Branchenseiten.

So steigen Sie in drei Schritten um

1. Hören, wie es klingt: Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein. Danach ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang innerhalb einer Minute an und zeigt, wie er mit Ihrem Wissen über Ihren Betrieb spricht. Kein Konto, keine Zahlungsdaten nötig für diesen Testanruf.
2. Konto anlegen und Mitarbeiter einrichten: Branche wählen, dazu passende Fragen & Antworten sowie Terminarten übernehmen und bei Bedarf anpassen.
3. Rufumleitung umstellen: Ihre bisherige Nummer bleibt bestehen. Sie leiten sie nur auf Telofy statt auf Ihren bisherigen Telefonservice um.

Ihre Kunden merken vom Wechsel nichts, außer dass nach dem Anruf mehr erledigt ist als eine Nachricht auf dem Schreibtisch. Wie Telofy technisch angebunden wird und was während eines Gesprächs passiert, erklärt Telefon-KI für Unternehmen im Detail. Wer stattdessen eine eigene, angestellte Kraft prüft, findet den Kostenvergleich unter Eigene Telefonkraft einstellen. Was ein KI-Telefonassistent grundsätzlich kostet, unabhängig vom gewählten Weg, steht unter Was kostet ein KI-Telefonassistent?. Und wenn schon heute Anrufe unbeantwortet bleiben, hilft ein Blick auf Verpasste Anrufe.

Quellen

1. ebuero: Preise Telefonservice (abgerufen 2024-03-28)
2. Büroservice24: Tarifübersicht (abgerufen 2024-07-01)
3. phonea: Telefonservice-Tarife (abgerufen 2026-09-03)