Wir fangen jede Anrufwelle für Sie ab.

Wenn alle gleichzeitig anrufen, hört trotzdem keiner ein Besetztzeichen. Ab 79 Euro im Monat.

Kein Besetztzeichen mehr, auch am Montagmorgen Feiertage und Betriebsurlaub im Kalender hinterlegt Kapazität je Ressource verhindert Doppelbuchungen Keine Tonaufzeichnung, Daten in Deutschland

Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.

RalfZivara
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
TinaSnackbuzz
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
ChrisSmartmarketing
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.

Ein Besetztzeichen kostet Sie den ganzen Auftrag

Manche Spitzen sind vorhersehbar: der Montagmorgen in der Praxis, die letzten Wochen vor der Steuerfrist, der erste kalte Tag der Saison. Andere kommen ohne Vorwarnung, wie ein Sturm, nach dem ein Dachdeckerbetrieb an einem Vormittag mehr Anrufe bekommt als sonst in einer Woche. Zum Problem wird nie die Zahl der Aufträge, sondern die Zahl der Leitungen. Jeder Anrufer, der in dieser Stunde ein Besetztzeichen hört, ruft beim Nächsten an, ob am Empfang eines Praxiszentrums, im Sekretariat einer Kanzlei oder in der Zentrale eines größeren Betriebs.

01Montags klingelt es ohne PauseEine hausärztliche Praxis beschreibt den Alltag so: „Vormittags, gerade an Montagen, klingelt das Telefon in einer Tour“ (Hausärztliche Praxis, 31.05.2023). Mit zwei Leitungen und keiner dritten hört das Besetztzeichen dabei öfter jemand als die Ärztin selbst.
02Von März bis Juli gibt es keine ruhige WocheVon März bis Juli entsteht in Steuerkanzleien nach eigener Beobachtung die meiste Arbeit im Jahr, mit Unterlagen kurz vor der Frist, unvollständigen Angaben und ständigen Nachfragen (tax-talents.de, 27.02.2026). Der Deutsche Steuerberaterverband fordert deshalb seit Jahren eine Angleichung der Fristen, um genau diese Spitzen zu entlasten (DATEV magazin, Ausgabe 06/2026).
03Nach dem Sturm reißt das Telefon nicht abNach Sturm Friederike erhielt ein einzelner Dachdeckerbetrieb über 120 Aufträge in eineinhalb Tagen, mehr als selbst nach Kyrill 2007. „So etwas haben wir noch nicht erlebt“, hieß es dazu in der Mitteldeutschen Zeitung im Januar 2018. Wer in solchen Stunden besetzt ist, verschenkt Aufträge eines ganzen Monats.

Für wen das gedacht ist.

Jeder Beruf hat seine eigene Seite, mit eigenem Anruf, eigenen Anliegen und eigenen Fragen.

ArztpraxisAm Montagmorgen laufen alle Leitungen am Empfang gleichzeitig voll. Telofy nimmt genau die Anrufe, für die dort kein Platz ist.
ZahnarztpraxisNach einem Feiertag stauen sich die Anrufe, und die Anmeldung ist ohnehin schon besetzt. Der Terminwunsch kommt trotzdem an.
SteuerkanzleiVon März bis Juli läuft das Sekretariat heiß, und jeder Fristanruf landet dank Stichwort ganz oben in der Liste.
DachdeckerbetriebNach einem Sturm kommen an einem Vormittag mehr Anrufe als sonst in einer Woche, während die Kolonnen längst auf den Dächern stehen.
Reifen- und AbschleppdienstZur Umrüstsaison steht auf dem Hof das nächste Fahrzeug an, und die Termine für Samstag laufen trotzdem weiter in den Kalender.
RestaurantFreitagabend laufen Bestellung und Reservierung gleichzeitig auf, ausgerechnet an Tagen wie dem Valentinstag mit besonders vielen Absagen.
VersicherungsmaklerbüroZum Kfz-Wechsel am 30. November erreicht die Zentrale an einem Tag mehr Anrufe als sonst in einer Woche, und jeder davon ist ein Vertrag.
Nachhilfeinstitut oder MusikschuleIn der Zeugniswoche wollen alle Eltern gleichzeitig einen Platz, während im Sekretariat gerade der laufende Unterricht betreut wird.
FahrschuleIn den Ferien klingelt das Telefon in einer Tour, während die Fahrlehrerin selbst am Steuer sitzt und keinen Anruf annehmen kann.
GaLaBau-BetriebIm Frühjahr und bei Glätte häufen sich die Anrufe genau dann, wenn die Kolonnen schon draußen im Einsatz sind.
Hotel oder PensionAn Feiertagen und langen Wochenenden ist die Rezeption mit Gästen vor Ort beschäftigt, während am Telefon die nächste Buchung wartet.

So kann das aussehen.

Drei Fälle aus drei Betrieben. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.

Wer und was

Eine Zahnarztpraxis kann so einen Terminwunsch aufnehmen, der schon am Feiertag anstand und jetzt am Morgen mit vielen anderen Anrufen zusammentrifft.

Die Szene

Dienstag nach Ostermontag, 8:02 Uhr. Beide Leitungen der Praxis sind belegt, die Rufumleitung bei besetzt greift.

Danach

Nach der Spitze am Morgen liegen acht neue Vorgänge im Portal statt acht verpasster Anrufe, die sonst erst am Nachmittag zurückgerufen worden wären. Termine mit Bestätigungsbedarf sind darin von reinen Nachrichten unterscheidbar.

Unbekannte Nummer
TerminEingehendTelofy
Abgeschlossen
1:00

Zusammenfassung

Patientin bittet nach dem Feiertag um einen Kontrolltermin und bekommt Dienstag, 10:30 Uhr, vorgemerkt. Name, Rückrufnummer und Versicherungsart sind aufgenommen, die Bestätigung durch die Praxis steht noch aus.

TelofyGuten Morgen, hier spricht der digitale Mitarbeiter der Zahnarztpraxis. Wie kann ich Ihnen helfen?
AnruferIch wollte gestern schon anrufen, aber da hatten Sie ja Feiertag. Ich brauche einen Kontrolltermin.
TelofyDas richte ich Ihnen gern ein. Sind Sie bereits Patientin bei uns?
AnruferJa, ich war letztes Jahr zur Kontrolle da.
TelofyDann habe ich für eine Kontrolle am Dienstag um 10:30 Uhr einen freien Termin. Passt Ihnen das?
AnruferJa, das passt gut.
TelofyWie ist Ihr Name, Ihre Rückrufnummer, und sind Sie gesetzlich oder privat versichert?
AnruferSabine, 0170 4455667, gesetzlich versichert.
TelofyDanke, Sabine. Ich merke den Termin vor, die Praxis bestätigt ihn noch. Sollte das nicht klappen, rufe ich Sie unter dieser Nummer zurück.
AnruferIn Ordnung, danke.
TelofyGern geschehen, bis Dienstag.
Vorgang
Termin
Terminwunsch
Kontrolle, Dienstag 10:30 Uhr
Rückruf
0170 4455667
Notiz
Gesetzlich versichert, Termin vorgemerkt, Bestätigung durch die Praxis steht noch aus.

Wer und was

Eine Steuerkanzlei kann so eine Rückfrage zu fehlenden Unterlagen entgegennehmen, mitten in der Fristsaison, wenn im Sekretariat mehrere Leitungen besetzt sind.

Die Szene

Letzte Juliwoche, drei Tage vor der Frist am 31. Juli. Im Sekretariat sind beide Nebenstellen belegt, die Rufumleitung bei besetzt greift.

Danach

Die Kanzlei findet den Vorgang oben in der nach Dringlichkeit sortierten Liste und arbeitet ihn vor den übrigen Rückrufen der Woche ab. Welche Unterlagen tatsächlich noch fehlen, prüft die Sachbearbeitung anhand der Akte.

Unbekannte Nummer
NachrichtEingehendTelofy
Abgeschlossen
1:00

Zusammenfassung

Mandant meldet fehlende Unterlagen zur Steuererklärung vor der Frist am 31. Juli, Rückrufnummer ist aufgenommen. Das Stichwort Frist hat die Dringlichkeit auf hoch gesetzt, die Einschätzung zur Frist gibt die Sachbearbeitung.

TelofyGuten Tag, hier spricht der digitale Mitarbeiter der Kanzlei. Wie kann ich helfen?
AnruferMir fehlen noch zwei Belege für meine Steuererklärung, und die Frist ist am einunddreißigsten Juli.
TelofyDas nehme ich auf. Um welche Unterlagen geht es genau?
AnruferUm die Handwerkerrechnung und die Spendenquittung.
TelofyDanke. Ich vermerke die Frist zum 31. Juli. Ob sie im Einzelfall zu halten ist, sagt Ihnen die Sachbearbeitung, sobald sie die Unterlagen vor sich hat.
AnruferUnd ist bei Ihnen am Brückentag jemand da?
TelofyAm Brückentag ist die Kanzlei von acht bis zwölf Uhr besetzt.
AnruferGut zu wissen. Meine Nummer haben Sie ja.
TelofyNennen Sie sie mir bitte noch einmal, dann kann die Sachbearbeitung Sie direkt erreichen.
Anrufer0151 7788990.
TelofyDanke. Die Kanzlei meldet sich heute noch bei Ihnen, die Sache steht ganz oben.
Vorgang
Nachricht
Fehlende Unterlagen
Handwerkerrechnung und Spendenquittung, Frist 31.07.
Rückruf
0151 7788990
Notiz
Dringlichkeit hoch durch das Stichwort Frist, Einschätzung zur Frist folgt durch die Sachbearbeitung.

Wer und was

Ein Dachdeckerbetrieb kann so die Meldungen nach einem Sturm aufnehmen, an einem Tag, an dem sonst über vierzig Anrufe bis Mittag eingehen.

Die Szene

Tag nach einem schweren Sturm, 8:12 Uhr. Das Büro ist noch nicht besetzt, die Rufumleitung bei besetzt und außerhalb der Geschäftszeiten greifen gemeinsam.

Danach

Der Meister findet am Abend eine nach Dringlichkeit geordnete Liste aller Meldungen des Tages, Fälle mit Wassereintritt stehen oben. Vierzig Anrufe sind zu vierzig Aufträgen geworden, und die Reihenfolge der Baustellen legt er selbst fest.

Unbekannte Nummer
LeadEingehendTelofy
Abgeschlossen
1:00

Zusammenfassung

Anrufer meldet lose Dachziegel im Garten nach dem Sturm, kein Wassereintritt, Adresse und Rückrufnummer sind aufgenommen. Der Vorgang ist als Lead mit mittlerer Dringlichkeit angelegt.

TelofyGuten Morgen, hier spricht der digitale Mitarbeiter des Dachdeckerbetriebs. Was ist passiert?
AnruferDer Sturm heute Nacht hat mir Ziegel vom Dach geweht, die liegen jetzt im Garten.
TelofyDringt bei Ihnen Wasser ins Haus?
AnruferIm Haus ist alles trocken.
TelofyGut. Wie lautet die Adresse?
AnruferAhornstraße 9.
TelofyDanke. Machen Sie bitte Fotos vom Schaden und schicken Sie sie an die E-Mail-Adresse der Firma.
AnruferMache ich. Wann kommt jemand?
TelofyDer Meister ordnet die Meldungen heute nach Dringlichkeit und meldet sich bei Ihnen. Unter welcher Nummer erreicht er Sie?
Anrufer0176 5566778.
TelofyDanke, ist notiert. Falls doch Wasser eindringt, rufen Sie bitte gleich noch einmal an.
Vorgang
Lead
Schadensbild
Dachziegel im Garten, kein Wassereintritt, Ahornstraße 9
Rückruf
0176 5566778
Notiz
Dringlichkeit mittel, keine Wassermeldung, Fotos per E-Mail erbeten.

So federt Telofy Feiertage und Stoßzeiten ab

Ob Montagmorgen, Fristsaison oder Tag nach dem Sturm: Telofy nimmt genau die Anrufe an, die auf der eigenen Leitung gerade keinen Platz finden, und kennt Feiertage als hinterlegte Ausnahme statt als Überraschung.

Besetzte Leitungen leiten zu Telofy umIst Ihre Nummer belegt, schickt Ihr Telefonanbieter den Anruf automatisch zu Telofy, ohne Warteschleife und ohne Besetztzeichen für den Anrufer. Das gilt in allen Tarifen, und Ihre eigene Leitung bleibt frei für die, die trotzdem durchkommen.
Feiertag und Betriebsurlaub sind hinterlegtIn der Terminvergabe legen Sie für einzelne Tage oder ganze Zeiträume fest, ob geschlossen ist oder abweichende Zeiten gelten, etwa Heiligabend nur vormittags. In jedem Tarif; ohne eingetragene Ausnahme gelten Ihre normalen Geschäftszeiten weiter.
Zwei Anrufer bekommen nie denselben TerminJede Terminart trägt eine eigene Kapazität, eine Hebebühne zählt als eins, drei Behandlungsräume als drei. Auch das gehört in allen Tarifen dazu, sobald der Kalender über cal.com verbunden ist, und in einer Anrufwelle verhindert es die Doppelbuchung.
Die Auskunft zum Brückentag kommt sofortOb am Brückentag geöffnet ist oder wann die Umrüstsaison beginnt, tragen Sie einmal in die Fragen und Antworten ein. In jedem Tarif enthalten, und Telofy gibt diese Auskunft bei jedem Anruf gleich weiter, aus hinterlegtem Wissen.
Nach der Welle steht die Liste sortiertJeder Anruf bekommt eine erkannte Dringlichkeit von niedrig bis hoch, je nach Stichwort und Inhalt. In allen Tarifen, sodass nach einer Spitze eine nach Dringlichkeit geordnete Liste vorliegt statt eines Stapels Zettel.
Rückruf bei verpasstem Anruf, ab BusinessBleibt trotz allem ein Anruf ohne Vorgang, ruft Telofy einmal automatisch zurück und nimmt das Anliegen im zweiten Anlauf auf. Dieser automatische Rückruf ist ein Zusatz ab dem Tarif Business und wird im Portal ausdrücklich eingeschaltet.

So meldet er sich, wenn Sie ihn anrufen.

Kein Formular, keine Anmeldung. Sie wählen die Nummer und hören in einer halben Minute, wie Ihr Empfang klingen würde.

Ein Betriebsinhaber steht neben einem Telefon, auf dem ein Anruf von Telofy eingeht

Was eine ruhig abgefangene Spitze einbringt

Für 79 Euro im Monat übernimmt Telofy genau die Anrufe, die sonst im Besetztzeichen enden. Dass am Montag, in der Fristsaison oder zur Umrüstsaison mehr Anrufe kommen, lässt sich planen; dass die eigene Leitung diese Spitze aushält, eher nicht. Mit einer Rufumleitung bei besetzt nimmt Telofy jeden Anruf an, den Ihre Nummer gerade abweist, am Empfang mit zwei Leitungen genauso wie in einer Zentrale mit einem Dutzend Nebenstellen.

Feiertage, Heiligabend und Betriebsurlaub hinterlegen Sie in der Terminvergabe als Ausnahme, für einen einzelnen Tag oder einen ganzen Zeitraum, wahlweise geschlossen oder mit abweichenden Zeiten. Wer am Vortag anruft, bekommt die Auskunft, die Sie selbst hinterlegt haben, statt einer geratenen Antwort vom Empfang.

In einer echten Spitze reichen die gebuchten Gesprächsminuten manchmal nicht aus. Eine Überminute kostet fünfzehn Cent, ein Anruf im Besetztzeichen kostet den ganzen Auftrag. Der Tarif lässt sich jederzeit wechseln, wenn eine Saison absehbar mehr Anrufe bringt als der laufende Monat.

Am Telefon übernimmt Telofy die Anrufwelle vollständig; in der Werkstatt, auf dem Dach oder am Empfang bleibt die Arbeit bei den Menschen, die dafür eingeteilt sind. Was sich ändert, ist nur, dass diese Menschen nicht gleichzeitig auflegen und weiterarbeiten müssen. Was eine zusätzliche Kraft nur für die Spitze kostet, zeigt die folgende Rechnung.

Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet

  • Zusätzliche Bürokraft in Vollzeit am unteren Rand der Spanne, Bruttogehalt im Monat (StepStone, 27.300 € im Jahr, abgerufen 03.09.2026)2.275 €
  • Lohnnebenkosten des Arbeitgebers: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, 2025)+ 530 €
  • Arbeitgeberkosten im Monat2.805 €
  • Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
  • Telofy Starter bei jährlicher Zahlung79 €
Unterschied im Monat2.726 €

Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Arbeitgeberanteile, ohne Umsatzbehauptung. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

Was das kostet.

Starter

89 €79 € / Monat

monatlich kündbar12 Monate Laufzeit

  • 800 Gesprächsminuten
  • Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
  • Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Starter wählen
Beliebteste Wahl

Pro

279 €239 € / Monat

monatlich kündbar12 Monate Laufzeit

  • 2.600 Gesprächsminuten
  • Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
  • Mehrere Standorte, Rollen im Team
Pro wählen

Business

469 €399 € / Monat

monatlich kündbar12 Monate Laufzeit

  • 4.400 Gesprächsminuten
  • Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
  • Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Business wählen

Enterprise

individuell

nach Absprache

  • Kontingente nach Bedarf
  • Zugesicherte Verfügbarkeit
  • Fester Ansprechpartner
Angebot anfragen

Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich

So richten Sie Feiertage und Stoßzeiten ein

Die Einrichtung läuft im Portal, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Sie tragen ein, was für Ihren Betrieb gilt, den Rest übernimmt die nächstliegende Branchenvorlage.

RufnummerSie behalten Ihre bestehende Nummer und richten beim eigenen Anbieter eine Rufumleitung bei besetzt ein, mit den passenden Codes für Telekom, Vodafone, o2 oder 1&1. Wer lieber wechselt, holt sich eine neue deutsche Nummer direkt im Portal.
TerminvergabeSie tragen Feiertage, Heiligabend und Betriebsurlaub als Ausnahme ein, geschlossen oder mit abweichenden Zeiten, und setzen die Kapazität je Ressource, etwa je Hebebühne oder Behandlungsraum.
Fragen & AntwortenSie hinterlegen, wie an Brückentagen und in der Saison geöffnet ist, und ergänzen die Sätze, die Ihr Team am Telefon sonst jedes Mal selbst erklärt.
Weiterleiten & NachrichtenSie legen die Stichworte fest, bei denen sofort weitergeleitet wird, etwa Frist oder Wasser dringt ein, und die Nummer, an die diese Anrufe gehen.
Mitarbeiter anlegenSie wählen die nächstliegende Branchenvorlage, eine Stimme aus den Hörproben und den Tonfall. Die Begrüßung nennt offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht, dieser Hinweis lässt sich nicht abschalten.
BenachrichtigungenSie legen fest, wer während einer Spitze per E-Mail, Telegram mit Schaltflächen oder Web-Push erfährt, was hereinkommt, und wer bei einer Eskalation das Handy erhält.

Was uns gefragt wird.

Wie viele Anrufe schafft er gleichzeitig?

Auf die Zahl kommt es weniger an als auf das Ergebnis: Jeder Anruf, der auf Ihrer eigenen Leitung gerade keinen Platz findet, geht bei Telofy ein, statt im Besetztzeichen zu enden.

Weiß er, dass Feiertag ist?

Ja, sobald Sie den Tag als Ausnahme in der Terminvergabe eingetragen und die passende Auskunft in den Fragen und Antworten hinterlegt haben, gibt Telofy sie bei jedem Anruf weiter.

Bucht er über Heiligabend?

Innerhalb der Zeiten, die Sie für diesen Tag eingetragen haben, etwa nur vormittags. Außerhalb davon nimmt er den Terminwunsch als Nachricht auf, damit Sie ihn am nächsten Arbeitstag bestätigen.

Was kosten Überminuten in einer Spitze?

Jede Minute über dem gebuchten Kontingent kostet fünfzehn Cent, unabhängig vom gewählten Tarif. Ein Anruf, der stattdessen besetzt hört, kostet meist ein Vielfaches davon.

Kann ich für die Saison auf einen größeren Tarif wechseln?

Ja, jederzeit im Portal, ohne Kündigungsfrist. Auch der Starter ab 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung lässt sich mitten in der Saison umstellen.

Ersetzt er die Saisonaushilfe in der Werkstatt?

Am Telefon übernimmt er die Anrufwelle vollständig. In der Werkstatt, auf dem Dach oder am Empfang bleibt die Arbeit bei den Menschen, die dafür eingeteilt sind.

Was liegt nach der Spitze im Portal?

Eine nach Dringlichkeit geordnete Liste aller Vorgänge, mit Zusammenfassung, Rückrufnummer und, wo hinterlegt, dem passenden Termin. Sie arbeiten sie der Reihe nach ab und sehen sofort, wer zuerst dran ist.

Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.

Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.