Ansage bei Krankheit oder kurzfristiger Schließung

Bei Krankheit oder kurzfristiger Schließung gilt: sagen Sie, dass Sie nicht erreichbar sind, nicht warum. Ein Satz wie „wegen Krankheit geschlossen“ genügt, Details gehören nicht aufs Band. Nennen Sie, was Anrufer jetzt tun können, und wann Sie voraussichtlich wieder da sind, auch wenn Sie es noch nicht sicher wissen.

Sieben Vorlagen

Eckige Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben.

1. Krankheit, Rückkehr offen (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Wegen eines Krankheitsfalls sind wir derzeit nicht erreichbar. Wann wir wieder da sind, wissen wir noch nicht. Bitte hinterlassen Sie Namen und Nummer, wir melden uns, sobald wir können.

2. Krankheit, Rückkehr voraussichtlich (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind krankheitsbedingt voraussichtlich bis [Datum] nicht erreichbar. Ihre Nachricht hören wir danach ab. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretung, Nummer].

3. Kurzfristige Schließung, Heute (ca. 10 Sekunden)

Guten Tag, [Firmenname]. Wir müssen heute leider kurzfristig geschlossen halten. Wir bitten um Verständnis. Morgen sind wir ab [Uhrzeit] Uhr wieder für Sie erreichbar.

4. Praxis, mit Bereitschaftsdienst (ca. 15 Sekunden)

Guten Tag, Praxis [Name]. Wir sind heute aus dringendem Grund nicht erreichbar. Termine verschieben wir, wir melden uns bei Ihnen. In dringenden Fällen erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117, bei Lebensgefahr die 112.

5. Handwerk, Termine verschieben sich (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wegen eines Ausfalls in unserem Team verschieben sich heute einzelne Termine. Wir melden uns bei allen betroffenen Kunden persönlich. Hinterlassen Sie uns gern Ihre Nummer. In Notfällen erreichen Sie uns unter [Nummer].

6. Freundlich, für kleine Läden (ca. 13 Sekunden)

Hallo, hier ist [Firmenname]! Heute bleibt unser Laden leider geschlossen, bei uns ist jemand krank. Morgen sind wir hoffentlich wieder wie gewohnt für Sie da. Danke für Ihr Verständnis!

7. Mit Hinweis auf E-Mail (ca. 11 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Wir sind kurzfristig nicht erreichbar. Schreiben Sie uns bitte an [Adresse], wir antworten, sobald wir wieder im Haus sind.

Ehrlich, aber ohne Details

Sie müssen nicht erklären, wer krank ist oder woran. „Krankheitsbedingt“ ist genug, bei Soloselbstständigen auch „aus persönlichen Gründen“. Zu viele Angaben sind für Kunden nicht hilfreich und für Sie privat. Wichtig sind drei Dinge: dass Sie nicht erreichbar sind, ob und wann Sie zurückrufen und ob es eine Vertretung oder einen anderen Weg für Dringendes gibt. Die Rückkehr offen zu lassen ist besser als ein Datum, das dann nicht stimmt.

Typische Fehler

• Die Ansage wird nach der Rückkehr nicht gelöscht.
• Ein festes Datum wird versprochen, obwohl niemand weiß, wie lange es dauert.
• Dringende Anrufer erfahren nicht, wohin sie sich wenden können.
• Details zur Erkrankung oder Namen von Mitarbeitenden.
• Die Mailbox wird nicht abgehört, obwohl ein Rückruf versprochen wurde.

Für kurzfristige Fälle ist es praktisch, den Text vorab fertig zu haben. Speichern Sie Vorlage 1 oder 3 in Ihren Notizen, dann geht es in einer Minute. Wer eine Rufumleitung nutzt, kann Anrufe auch auf eine Vertretung umleiten, wie im Werkzeug Rufumleitung einrichten beschrieben. Den Text erzeugen Sie im Ansagetext-Generator. Für Praxen gibt es eigene Praxis-Vorlagen.

Statt Ansage: Telofy nimmt den Anruf an

Gerade bei plötzlichem Ausfall wünschen sich viele Betriebe jemanden, der trotzdem ans Telefon geht. Telofy nimmt den Anruf an, sagt, dass Sie heute nicht erreichbar sind, nimmt das Anliegen auf und beantwortet Fragen aus Ihrem hinterlegten Wissen. Neue Termine vereinbart Telofy, wenn Sie einen Kalender angebunden haben. Alle Anliegen sehen Sie danach im Portal. Mehr zur Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Wer den Ausfall nicht planen kann, richtet Telofy vorab ein und schaltet die Rufumleitung im Fall der Fälle ein. Den Vorführ-Anruf starten Sie mit Ihrer Website auf telofy.de.