Ihre Anrufer sind bei uns sicher.
Kein Ton wird gespeichert, die Daten liegen in Deutschland, und jeder Anrufer weiß, mit wem er spricht.
Was mit einem Anruf passiert
Es klingelt, Telofy geht ran und sagt als Erstes, dass hier ein digitaler Mitarbeiter spricht. Der Anrufer nennt sein Anliegen. Die Stimme wird im selben Moment verstanden und beantwortet, so wie ein Gespräch eben läuft. Was übrig bleibt, ist kein Tonband, sondern ein Vorgang: wer angerufen hat, was er wollte, welche Rückrufnummer er genannt hat und ob ein Termin gebucht wurde.
Dieser Vorgang liegt in Ihrem Portal, auf Servern in Deutschland. Nach 30 Tagen wird er gelöscht, das Wortprotokoll schon nach einem Tag. Wollen Sie es anders, stellen Sie die Frist selbst ein.
Was Ihre Anrufer davon merken
Nichts, außer dass jemand rangeht. Der Hinweis am Anfang dauert zwei Sekunden und schafft genau das Vertrauen, das ein heimlicher Mitschnitt zerstören würde. Wer fragt, ob das Gespräch aufgezeichnet wird, bekommt eine ehrliche Antwort: Es gibt keine Aufnahme.
Für Sie heißt das: Sie können jedem Patienten, Mandanten und Kunden in die Augen sehen. Es gibt keinen Ordner mit Aufnahmen, den jemand finden könnte, und keine Datei, die irgendwo hängen bleibt.
Praxis und Kanzlei
Wer der Schweigepflicht unterliegt, braucht bei jedem Dienstleister die Sicherheit, dass fremde Geheimnisse dort bleiben, wo sie hingehören. Telofy ist dafür gebaut: kein Ton, kurze Fristen, benannte Unterauftragnehmer, ein Vertrag, der Sie als Verantwortliche absichert. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit, die Ihr Berufsstand verlangt, ist Teil dieses Vertrags.
Ob die Einbindung in Ihrem Haus so passt, wie Ihre Kammer es sieht, klären Sie mit einem Blick in die Unterlagen im Portal. Alles, was eine Datenschutzbeauftragte prüfen will, steht dort: Vertrag, Unterauftragnehmer, Standorte, Fristen. Die Paragrafen dazu stehen weiter unten zum Nachlesen.
Woran Sie einen sauberen Anbieter erkennen
Fragen Sie jeden Anbieter dieselben sechs Dinge. Wird der Ton gespeichert? Wo liegen die Daten? Sagt die KI von selbst, dass sie eine KI ist? Liegt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor, mit Namen der Unterauftragnehmer? Wie lange bleiben die Daten, und wer entscheidet das? Werden die Gespräche zum Training genutzt?
Bei Telofy lauten die Antworten: nein, in Deutschland, ja, ja, Sie, nein. Hören Sie sich den Hinweis am Gesprächsanfang selbst an, der Testanruf braucht keine Anmeldung.
Die Rechtsgrundlagen im EinzelnenZum Nachlesen
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Ein Telefonat verarbeitet personenbezogene Daten, mindestens Stimme und Gesprächsinhalt, oft die Rückrufnummer. Die Grundlage dafür steht in Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Bei einer Terminvereinbarung trägt meist Buchstabe b (Vertragserfüllung), bei einer allgemeinen Anfrage Buchstabe f (berechtigtes Interesse an der Erreichbarkeit). Welche Grundlage passt, hängt am Anliegen des einzelnen Anrufs.
Information der Anrufer
Art. 13 DSGVO verlangt, dass Betroffene bei der Erhebung erfahren, wer verarbeitet, wofür und wie lange. Am Telefon läuft das über die Ansage zu Beginn und die Datenschutzerklärung, auf die verwiesen wird. Bei Telofy steht der Hinweis auf den digitalen Mitarbeiter fest in der Begrüßung. Ab dem 2. August 2026 verlangt zusätzlich Art. 50 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) einen Hinweis bei jeder Interaktion mit einem KI-System; derselbe Satz deckt beides ab.
Auftragsverarbeitung und Standorte
Ein externer Anbieter ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag dazu hält Zweck, Umfang, Dauer und Unterauftragnehmer fest. Bei Telofy läuft die Sprachverarbeitung über Google Vertex AI in der Region europe-west4 (Niederlande), Anwendung und Datenbank liegen in Deutschland. Eine Nutzung der Gesprächsdaten zum Training ist im eingesetzten Tarif vertraglich ausgeschlossen. Sitzt ein Unterauftragnehmer außerhalb der EU, steht die Übermittlungsgrundlage nach Art. 44 DSGVO in der Anlage zum Vertrag.
Tonaufzeichnung
Eine Tonaufzeichnung ohne Einwilligung ist nach § 201 Abs. 1 StGB strafbar. Telofy speichert bauartbedingt keinen Ton: Die Sprache wird im laufenden Gespräch verarbeitet, eine Audiodatei entsteht dabei gar nicht erst. Ob eine flüchtige, rein maschinelle Verarbeitung überhaupt unter den Begriff des Aufnehmens fällt, ist gerichtlich ungeklärt. Telofy geht den vorsichtigen Weg und verzichtet ganz auf einen Tonspeicher.
Schweigepflicht
Für Heilberufe und Kanzleien kommt § 203 StGB hinzu. Seit der Reform vom 30.10.2017 erfasst er ausdrücklich mitwirkende Personen, also externe Dienstleister, die zur Verschwiegenheit zu verpflichten sind. § 43e BRAO und § 62a StBerG regeln für Anwaltschaft und Steuerberatung eine Verpflichtung in Textform und die Begrenzung auf das Notwendige. Die Verpflichtung ist Teil des Vertrags im Portal; wie Ihr Haus den Dienstleister einbindet, klären Sie mit Kammer oder Datenschutzbeauftragter.
Aufsicht
Die Datenschutzkonferenz hat am 06.05.2024 eine Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz veröffentlicht. Sie nennt Rechtsgrundlage, Transparenz und Verantwortlichkeit als Prüfpunkte, dieselben drei Fragen, die auch am Telefon den Ausgangspunkt bilden. Das Fernmeldegeheimnis nach § 3 TDDDG bildet den Hintergrund für jedes Telefongespräch.
Quellen
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 6, 13, 28, 44 (abgerufen 2026-09-03)
- § 201 StGB. Unbefugte Tonaufnahmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes (abgerufen 2026-09-03)
- § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen (abgerufen 2026-09-03)
- dejure.org: Änderungshistorie § 203 StGB, Reform vom 30.10.2017 (abgerufen 2026-09-03)
- TDDDG: Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (abgerufen 2026-09-03)
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 und 113 (abgerufen 2026-09-03)
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz (abgerufen 2024-05-06)
Häufige Fragen dazu.
Wird mein Gespräch aufgezeichnet?
Es gibt keine Aufnahme. Die Stimme wird im laufenden Gespräch verarbeitet, eine Audiodatei entsteht gar nicht erst. Was bleibt, ist der Vorgang mit Anliegen und Rückrufnummer, und den löschen Sie nach Ihrer Frist.
Merken meine Anrufer, dass eine KI spricht?
Ja, von der ersten Sekunde an. Der Hinweis steht fest in der Begrüßung und lässt sich nicht abschalten. Das ist gesetzlich verlangt, und es ist der Moment, in dem Anrufer sich entspannen, weil sie wissen, woran sie sind.
Wo liegen die Daten?
Anwendung und Datenbank laufen in Deutschland, die Sprachverarbeitung in der EU. Alle Unterauftragnehmer stehen mit Aufgabe und Standort im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Sie im Portal einsehen.
Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, er gehört zu jedem Konto. Sie schließen ihn im Portal ab, mit allen Unterauftragnehmern, Datenumfang, Fristen und der Verpflichtung zur Verschwiegenheit für Praxen und Kanzleien.
Kann ich Telofy in einer Praxis oder Kanzlei einsetzen?
Ja. Kein Ton, kurze Fristen und die Verpflichtung zur Verschwiegenheit im Vertrag sind genau dafür gebaut. Wie Ihr Haus den Dienstleister einbindet, klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrer Datenschutzbeauftragten; die Unterlagen dafür liegen im Portal bereit.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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