Keine Anfrage mehr, die auf der Baustelle untergeht.

Ein KI-Chatbot für Handwerksbetriebe nimmt Anfragen auf, wenn Sie auf der Baustelle sind: Name, Kontakt, Ort, Anliegen und ein Foto vom Schaden. Er beantwortet Fragen zu Leistungen und Einzugsgebiet aus Ihrem Wissen, sagt eine Rückmeldung zu und vereinbart eine Besichtigung, wenn ein Kalender angebunden ist. Mit einer eigenen Regel für Notfälle holt der Chat Ihr Team dazu und nennt die Notdienstnummer, die Sie hinterlegt haben. Der Website-Chat von Telofy kostet ab 45 € im Monat.

Das Problem: Die Anfrage kommt, wenn Sie nicht drangehen können

Wer auf dem Dach steht oder unter dem Waschbecken liegt, nimmt kein Telefon ab. Die Anfrage über das Kontaktformular landet im Postfach, zwischen Rechnungen und Lieferscheinen. Am Abend steht dort: „Bitte um Rückruf.“ Ohne Ort, ohne Anliegen, ohne Foto. Sie rufen an, erreichen niemanden, und die Anfrage ist alt.

Ein Chat auf Ihrer Website fragt nach, solange der Interessent noch am Rechner oder Handy sitzt. Das Ergebnis ist eine vollständige Anfrage, mit der Sie ein Angebot vorbereiten können, bevor Sie überhaupt zurückrufen.

Was der Chat aufnimmt

Fotos kommen per Kamera oder als Datei, ohne Aufpreis. Je Gespräch sind 1 Foto in Starter, 2 Fotos in Pro und 3 Fotos in Business möglich. Die Bilder bleiben nicht länger gespeichert als das Gespräch.

So kann ein Gespräch aussehen

Ein Beispiel mit erfundenem Betrieb, kein echter Kundenfall:

Besucher: Bei uns tropft unter dem Spülbecken die Leitung. Kommen Sie auch nach Neustadt? Chat: Neustadt gehört laut unseren Angaben zum Einzugsgebiet. Können Sie ein Foto der Stelle schicken? Dann sieht das Team, womit es anfahren muss. Besucher: Foto ist unterwegs. Wie schnell geht das? Chat: Danke, das Foto ist angekommen. Wann jemand kommen kann, entscheidet das Team. Dafür brauche ich Ihren Namen, eine Telefonnummer und die Adresse. Tropft es stark? Dann gebe ich es sofort ans Team weiter. Besucher: Es tropft nur langsam. Herr Beispiel, 0123 456789, Hauptstraße 5. Chat: Danke, Herr Beispiel. Ihre Anfrage mit Foto liegt jetzt beim Team, Sie bekommen eine Rückmeldung. Möchten Sie außerdem einen Besichtigungstermin buchen?

Der Chat gibt im Gespräch keine Anleitungen und keine Zeiten, die Sie ihm nicht mitgegeben haben.

Fragen, die der Chat aus Ihrem Wissen beantwortet

• Welche Leistungen bieten Sie an, welche nicht?
• In welchem Umkreis fahren Sie?
• Machen Sie Wartung, Kleinaufträge, Notdienst?
• Wie läuft ein Angebot ab, und was kostet eine Anfahrt oder Besichtigung?

Der Chat liest Ihre Website ein und schlägt daraus Fragen und Antworten vor. Übernommen wird nur, was Sie bestätigen. Fehlt etwas, landet die Frage als offene Frage bei Ihnen. Mit einem Klick übernehmen Sie die Antwort, und ab dann kennt sie der Chat. Dasselbe Wissen nutzt auch der Telefonassistent, etwa für SHK-Betriebe, Elektrobetriebe und Maler und Lackierer.

Notfälle: ehrlich geregelt

Ein Wasserrohrbruch oder ein Stromausfall ist kein Fall für einen Chat, der später antwortet. Deshalb gilt:

1. Das Team wird geholt. Will ein Besucher einen Menschen sprechen oder greift eine Ihrer Regeln, etwa für die Stichworte Wasserrohrbruch oder Stromausfall, bekommt Ihr Team eine Mitteilung aufs Handy, per Telegram und per E-Mail. Ein Kollege kann im Portal übernehmen.
2. Die Notfallnummer kommt aus Ihrem Wissen. Haben Sie eine Notdienstnummer hinterlegt, nennt der Chat sie. Haben Sie keine hinterlegt, erfindet er keine.
3. Nichts wird zugesagt, was nicht feststeht. Ankunftszeit, Festpreis oder Reparatur sagt der Chat nicht zu. Er nimmt auf und sagt eine Rückmeldung zu.
4. Ein Chat ersetzt keinen Notruf. Bei Brand oder Lebensgefahr gehört der Notruf 112 an erste Stelle, bei Gasgeruch auch der Störungsdienst des Gasversorgers. Tragen Sie das in Ihrem Wissen ein, dann sagt es der Chat auch.

Besichtigung buchen

Ist ein Kalender angebunden, zum Beispiel über cal.com, bucht der Chat einen Besichtigungstermin. Ohne Namen und Kontakt des Interessenten bucht er nicht. Ab Werk sind höchstens 2 Termine je Gespräch und 3 je Besucher am Tag möglich, damit Ihr Kalender nicht mit Scherzbuchungen vollläuft. Die Grenzen stellen Sie im Portal ein. Ist kein Kalender angebunden, nimmt der Chat die Wunschzeit als Anliegen auf, und Sie bestätigen selbst.

Mit dem Telefonassistenten: Rückruf auf Wunsch

Manche Kunden schreiben im Chat und wollen trotzdem mit jemandem sprechen. Mit dem Telefonassistenten ruft Telofy auf Wunsch im gewünschten Zeitfenster zurück, mit dem Chat im Kopf, höchstens zwei Versuche, abgerechnet über Ihre Gesprächsminuten. Wen der Telefonassistent zurückrufen darf, legen Sie fest. Anrufe und Chats stehen gemeinsam im Portal, erledigt ist überall erledigt. Zum Telefon dazu gebucht kostet der Chat ab 39 € im Monat.

Was passiert, wenn niemand Zeit hat

Übernimmt im Betrieb niemand rechtzeitig, oder schreibt jemand außerhalb Ihrer Erreichbarkeitszeiten, nimmt der Chat Name, Kontakt und Anliegen auf und sagt eine Rückmeldung zu. Der Vorgang liegt als offener Punkt in derselben Liste wie Ihre Anrufe. So geht über Nacht oder am Samstag keine Anfrage verloren.

Was Sie davon haben

• Weniger Rückrufe ins Leere. Sie wissen schon vor dem Anruf, worum es geht und wo.
• Angebot ohne Nachfragen. Name, Ort, Anliegen und Foto sind komplett.
• Erreichbar am Abend und am Wochenende. Der Chat nimmt auf, wann immer jemand schreibt.
• Keine Cookies. Ein Banner ist für den Chat nicht nötig. Verarbeitet wird in der EU.

Wie der Chat auf Ihre Website kommt, erklären Website-Chat einbauen und Website-Chat einrichten. Das Produkt im Überblick: Website-Chat. Preise: Preise. Ein Vergleich der Anbieter steht im Anbietervergleich, das Zusammenspiel von Telefon und Chat unter KI für Telefon und Website.