„Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton“: Ansagetexte und Varianten

Der Satz „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton“ ist die Standardformel jedes Anrufbeantworters. Sie funktioniert, ist aber allein zu dünn: Der Anrufer erfährt nicht, wen er erreicht hat, was er sagen soll und ob jemand zurückruft. Besser ist ein kurzer Text, der die Formel einbettet. Unten finden Sie siebzehn Varianten, die Sie nur noch mit Ihren Angaben füllen. Eckige Klammern ersetzen Sie.

Aus welchen Teilen die Ansage besteht

Eine gute Ansage mit Signalton hat vier Bausteine, in dieser Reihenfolge:

1. Wer ist erreicht: Firma, bei Einzelpersonen Name und Firma.
2. Warum niemand rangeht: kurz, ohne Ausreden.
3. Was soll der Anrufer tun: Name, Nummer, Anliegen nach dem Signalton.
4. Was passiert danach: Rückruf, und wann.

Ohne Baustein 4 wissen Anrufer nicht, ob sich das Sprechen lohnt. Mit ihm ist die Chance größer, dass sie tatsächlich sprechen. Mehr als etwa 20 Sekunden sollte die Ansage nicht dauern, denn niemand hört gern lange zu, bevor er sprechen darf.

Förmlich

Für Kanzleien, Steuerberatungen, Hausverwaltungen und alle, die Sie siezen und gesiezt werden.

1. Der Klassiker, vollständig (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Im Moment ist niemand am Telefon. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen. Wir rufen Sie zurück.

2. Mit Öffnungszeiten (ca. 14 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind von Montag bis Freitag zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit] Uhr für Sie da. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton. Wir melden uns am nächsten Werktag.

3. Mit Hinweis auf die Speicherung (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind mit [Firmenname] verbunden. Wenn Sie nach dem Signalton eine Nachricht hinterlassen, wird sie gespeichert, damit wir Sie zurückrufen können. Bitte nennen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer.

Freundlich

Für Friseursalons, Studios, Gastronomie, Handwerksbetriebe und Läden mit persönlichem Ton.

4. Warm und kurz (ca. 15 Sekunden)

Hallo und danke für Ihren Anruf bei [Firmenname]! Gerade haben wir alle Hände voll zu tun. Sagen Sie uns nach dem Signalton, wer Sie sind und worum es geht, dann rufen wir Sie bald zurück.

5. Locker (ca. 12 Sekunden)

Hallo, hier ist [Firmenname]. Wir sind gerade nicht am Telefon. Sprechen Sie uns Ihren Namen und Ihre Nummer aufs Band, nach dem Signalton. Wir melden uns, versprochen.

6. Mit Dank (ca. 12 Sekunden)

Schön, dass Sie angerufen haben. Hier ist [Firmenname]. Gerade erreichen Sie uns nicht. Bitte hinterlassen Sie uns nach dem Signalton eine Nachricht, wir rufen Sie gern zurück.

Geschäftlich, nach Branche

Hier steht das, was in der Branche am häufigsten gebraucht wird, gleich in der Ansage.

7. Handwerk (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind gerade bei Kunden vor Ort. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer, Ihre Adresse und kurz, worum es geht. So können wir Ihnen direkt beim Rückruf weiterhelfen.

8. Steuerberatung (ca. 14 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben die Kanzlei [Name] erreicht. Wir sind gerade im Mandantengespräch. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und, falls vorhanden, Ihre Mandantennummer. Wir rufen Sie zurück.

9. Hausverwaltung (ca. 14 Sekunden)

Guten Tag, hier ist die Hausverwaltung [Name]. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, die Adresse des Objekts und Ihr Anliegen. Bei einem Wasserschaden oder Heizungsausfall erreichen Sie unseren Notdienst unter [Nummer].

10. Einzelhandel (ca. 15 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Geschäftsname] erreicht. Wir bedienen gerade Kunden im Laden. Hinterlassen Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer. Wenn es um eine Bestellung geht, nennen Sie bitte auch die Bestellnummer.

Mit Rückrufzusage

Eine konkrete Zusage macht aus dem Signalton eine Verabredung. Versprechen Sie nur, was Sie halten.

11. Rückruf am selben Tag (ca. 12 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind mit [Firmenname] verbunden. Sprechen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer auf. Wir rufen Sie noch heute zurück, spätestens bis [Uhrzeit] Uhr.

12. Rückruf am nächsten Werktag (ca. 11 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Außerhalb unserer Zeiten nehmen wir Nachrichten auf. Bitte sprechen Sie nach dem Signalton. Wir rufen Sie am nächsten Werktag zurück.

13. Rückruf mit Zeitwunsch (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Nennen Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und die Uhrzeit, zu der wir Sie am besten erreichen. Wir halten uns daran.

Auf Englisch

Wenn Kunden aus dem Ausland anrufen, hilft eine zweisprachige Ansage. Sprechen Sie erst Deutsch, dann Englisch. Gesamtlänge im Blick behalten.

14. Englisch, förmlich (ca. 14 Sekunden)

Hello, you have reached [Firmenname]. We cannot take your call right now. Please leave your name, your phone number and a short message after the tone, and we will call you back.

15. Englisch, kurz (ca. 10 Sekunden)

Hello, this is [Firmenname]. Please leave a message after the tone, and we will get back to you as soon as possible.

16. Zweisprachig (ca. 11 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht. Hello, you have reached [Firmenname]. Please leave a message after the tone.

17. Zweisprachig, mit Rückruf (ca. 15 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Nach dem Signalton: Name, Nummer, Anliegen. Wir rufen zurück. Hello, this is [Firmenname]. After the tone, please say your name, number and reason for calling. We will call you back.

Typische Fehler bei der Formel

• Der Text ist so lang, dass Anrufer vor dem Signalton auflegen.
• „Wir sind zur Zeit nicht erreichbar“ ohne Angabe, wann wieder.
• Kein Hinweis auf Name und Nummer: Dann wissen Sie beim Abhören nicht, wen Sie zurückrufen sollen.
• Der Signalton kommt zu früh oder zu spät. Hören Sie die Ansage nach dem Aufsprechen einmal selbst an.
• Der Rückruf wird zugesagt, aber nicht gehalten. Das schadet mehr als ein ehrliches „Wir rufen innerhalb von zwei Werktagen zurück“.

Eine Anleitung zum Aufnehmen finden Sie unter Anrufbeantworter besprechen. Weitere Vorlagen gibt es zu Betriebsferien und Notdienst.

Warum viele Anrufer auf der Mailbox auflegen

Ein Teil der Anrufer legt auf, sobald der Signalton ertönt, statt eine Nachricht zu hinterlassen. Eine belastbare, unabhängige Messung für Deutschland haben wir nicht gefunden. Prüfen Sie es für Ihren Betrieb selbst: Vergleichen Sie eine Woche lang die Zahl der Anrufe in Abwesenheit mit der Zahl der hinterlassenen Nachrichten.

Die Gründe sind aus dem Alltag nachvollziehbar: Wer ein dringendes Anliegen hat, will einen Menschen. Wer nicht weiß, ob sich jemand meldet, spart sich die Mühe. Und manche Anrufer sprechen ungern auf ein Band, weil sie nicht wissen, was sie sagen sollen. Eine Ansage, die genau sagt, was nach dem Signalton gewünscht ist und was danach passiert, nimmt einen Teil dieser Hürde. Sie ersetzt aber keinen Menschen.

Statt Signalton: Telofy nimmt den Anruf an

Wer nicht auf einen Signalton angewiesen sein will, kann den Anruf von Telofy annehmen lassen. Telofy beginnt jeden Anruf mit einem Hinweis, dass ein KI-Assistent am Telefon ist, begrüßt mit Ihrer eigenen Begrüßung und nimmt Anliegen und Rückrufkontakt im Gespräch auf. Nachrichten gehen als E-Mail zu jedem Anruf an Sie. Mit Anrufregeln legen Sie fest, ob Telofy nur außerhalb Ihrer Öffnungszeiten annimmt oder auch dann, wenn Sie in einem Gespräch sind. Dringendes können Sie auf eine Rufnummer weiterleiten lassen.

Starter kostet 89 Euro netto im Monat und ist monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung 79 Euro im Monat. Enthalten sind 800 Gesprächsminuten. Wie Sie dafür Ihre Nummer umleiten, steht in der Anleitung zur Rufumleitung. Passende Seiten: Außerhalb der Geschäftszeiten und verpasste Anrufe.