Mailbox-Ansage geschäftlich: Beispiele für Handy und Festnetz

Eine geschäftliche Mailbox-Ansage nennt Name oder Firma, sagt, dass Sie gerade nicht ans Telefon können, und bittet um Name, Nummer und Anliegen. 15 bis 20 Sekunden genügen. Der Satz „Der Teilnehmer ist nicht erreichbar“ der Voreinstellung ist nur die Standardansage Ihres Anbieters und wirkt wie eine Absage.

Acht Beispiele für die Mailbox

Eckige Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben.

1. Firmenhandy, förmlich (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Vor- und Nachname] von [Firmenname] erreicht. Ich bin gerade nicht am Telefon. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen. Ich rufe Sie zurück, sobald es geht.

2. Firmenhandy, mit Zeitangabe (ca. 13 Sekunden)

Hier ist [Vor- und Nachname], [Firmenname]. Ich bin gerade im Termin und rufe Sie bis spätestens [Uhrzeit] Uhr zurück. Sprechen Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre Nummer aufs Band.

3. Festnetz, Büro (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Wir erreichen Sie gerade nicht persönlich. Unser Büro ist [Zeiten] besetzt. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer, wir melden uns.

4. Selbstständige, locker (ca. 13 Sekunden)

Hallo, hier ist [Vorname Nachname]. Gerade bin ich bei einem Kunden und kann nicht rangehen. Hinterlassen Sie mir gern Ihren Namen und Ihre Nummer, ich melde mich zügig bei Ihnen.

5. Kurz und knapp (ca. 7 Sekunden)

[Firmenname], [Vorname Nachname]. Ich bin nicht erreichbar. Nennen Sie mir Namen, Nummer und Anliegen, ich rufe zurück.

6. Mit E-Mail-Alternative (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind gerade nicht am Telefon. Schneller geht es per E-Mail an [Adresse]. Wenn Sie lieber sprechen, hinterlassen Sie nach dem Signalton Namen und Nummer.

7. Außendienst und Vertrieb (ca. 16 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Vorname Nachname], [Firmenname]. Ich bin heute im Außendienst und telefonisch eingeschränkt erreichbar. Bitte hinterlassen Sie mir eine kurze Nachricht mit Ihrer Nummer. Ich rufe Sie noch heute oder morgen vormittags zurück.

8. Sammelnummer eines kleinen Teams (ca. 15 Sekunden)

Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Zurzeit sind alle Kolleginnen und Kollegen im Gespräch. Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und mit wem Sie sprechen möchten. Wir rufen Sie noch am selben Tag zurück.

Handy oder Festnetz: Was ist anders?

Beim Handy sprechen Sie die Ansage meist in der Mailbox-Einstellung Ihres Mobilfunkanbieters oder Ihres Smartphones ein. Dort ist Platz oft begrenzt, und Sie können die Ansage jederzeit ändern. Beim Festnetz oder der Telefonanlage hängt es vom Gerät ab: Router mit Anrufbeantworter, Telefonanlage, Cloud-Telefonie. Die Einstellung finden Sie im Menü Ihres Geräts oder im Kundenportal. Prüfen Sie bei Ihrem Anbieter, wie viele Sekunden es klingelt, bevor die Mailbox anspringt. Zu kurz ist ärgerlich, zu lang lässt Anrufer vorher auflegen.

Was hinein gehört und was nicht

Hinein gehören Name oder Firma, die Bitte um Name, Nummer und Anliegen und ein Rückrufzeitraum, den Sie halten. Heraus bleiben Werbung, Slogans, Wartehinweise und eine Aufzählung aller Leistungen. Wenn Sie mehrere Sprachen bedienen, setzen Sie die zweite Sprache hinter die erste, nicht davor.

Typische Fehler

• Voreinstellung des Anbieters beibehalten, ohne Firmennamen.
• Rückruf „so schnell wie möglich“ versprechen und dann Tage warten.
• Rufnummer des Anrufers nicht abfragen. Viele Anrufer nutzen Nummernunterdrückung.
• Die Mailbox läuft voll. Hören Sie sie regelmäßig ab oder lassen Sie Nachrichten per E-Mail zustellen, wenn Ihr Anbieter das kann.
• Hintergrundgeräusche beim Aufsprechen.

Wenn Sie die Mailbox ohnehin ersetzen möchten, finden Sie im Generator Texte für Ihre Branche. Für Praxen gibt es eine eigene Seite mit Vorlagen für Arzt- und Zahnarztpraxen.

Statt Mailbox: Telofy nimmt den Anruf an

Eine Mailbox verlangt vom Anrufer Mühe: Er soll sprechen, ohne Antwort zu erhalten. Viele legen deshalb auf. Telofy nimmt den Anruf an, spricht mit dem Anrufer, beantwortet Fragen zu Ihrem Betrieb und vereinbart auf Wunsch einen Termin. Sie leiten Ihre Nummer nur um, wenn Sie nicht rangehen. Bei wenigen Anrufen im Monat reicht eine gute Mailbox. Wenn Sie viele Anrufe verpassen, lohnt der Vergleich. Der Erreichbarkeits-Check zeigt, wie oft Betriebe Ihrer Art erreichbar sind. Den Vorführ-Anruf starten Sie mit Ihrer Website auf telofy.de.