Wir vergeben Ihre Termine, während Sie behandeln.
Der Kontrolltermin steht im Kalender, bevor die Patientin aufgelegt hat. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Zahnarztpraxis rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Was der Montagmorgen Ihre Praxis kostet
Am Empfang einer Zahnarztpraxis ist das Telefon der teuerste Posten des Tages: Es bindet die ZFA, die eigentlich am Stuhl gebraucht wird, und schickt trotzdem jeden zweiten Anrufer wieder weg. Kontrolltermine, Prophylaxe, Rezeptwünsche und Neupatienten treffen zwischen acht und zehn alle gleichzeitig ein. Wer dann das Besetztzeichen hört, wählt die nächste Praxis, und der Stuhl bleibt leer.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Zahnarztpraxis jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Zahnarztpraxis kann so den Kontrolltermin vergeben lassen, während beide Behandlungszimmer belegt sind und an der Rezeption zwei Leitungen blinken.
Die Szene
Dienstag, 08:12 Uhr. Im ersten Zimmer läuft eine Wurzelbehandlung, im zweiten wartet die nächste Patientin auf die Prophylaxe. Die dritte Anruferin hätte sonst aufgelegt.
Danach
Die Praxis bestätigt den Termin mit einem Klick in der Benachrichtigung oder verschiebt ihn im Kalender. Verstreicht die eingestellte Frist, ruft Telofy die Patientin von sich aus zurück und nennt ihr den Grund. Der Stuhl am Donnerstag bleibt so besetzt, ohne dass jemand am Tresen ein einziges Mal abheben musste.
Zusammenfassung
Anruferin bittet um einen Kontrolltermin, gesetzlich versichert bei der Barmer. Termin für Donnerstag, 10:30 Uhr, steht vorgemerkt im Kalender und wartet auf die Bestätigung der Praxis.
- Vorgang
- Termin
- Termin
- Donnerstag, 10:30 Uhr: Kontrolle, vorgemerkt
- Rückruf
- 0151 2345678
- Notiz
- Patientin war zuletzt vor einem Jahr in Behandlung, gesetzlich versichert bei der Barmer, wünscht in diesem Termin nur die Kontrolle, keine Prophylaxe.
Wer und was
Eine Zahnarztpraxis kann so über die Mittagspause reagieren, wenn eine Patientin mit geschwollener Wange anruft und die Rezeption leer ist.
Die Szene
Freitag, 12:40 Uhr. Die Praxis ist über Mittag geschlossen, die Rezeption ist bis 14 Uhr unbesetzt, das Praxis-Handy liegt bei der Behandlerin.
Danach
Die Behandlerin hat die Patientin in der Leitung und entscheidet, ob sie noch am selben Nachmittag einbestellt wird. Nach dem Gespräch liegt der Vorgang mit Uhrzeit, Notiz und dem Vermerk „weitergeleitet“ bereit.
Zusammenfassung
Anruferin mit akuten Zahnschmerzen und Schwellung, außerhalb der Rezeptionszeit. Anruf nach der Stichwortregel an das Praxis-Handy weitergeleitet, Angaben liegen nach dem Gespräch vor.
- Vorgang
- Ticket
- Dringlichkeit
- hoch
- Weiterleitung
- Praxis-Handy
- Notiz
- Schmerzen im Unterkiefer seit dem Vorabend, sichtbare Schwellung, heute früh ein Schmerzmittel genommen. Nach Stichwortregel an das Praxis-Handy weitergeleitet.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Die Rechnung, die jede Praxis selbst nachrechnen kann
Eine ZFA, die vorne am Telefon steht, kostet Sie mit Lohnnebenkosten rund 3.230 Euro im Monat. Sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen wirklich da, also an 83 Prozent; Urlaub, Krankheit und Fortbildung zahlen Sie mit. Telofy kostet 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung, und geht auch montags um 8:05 Uhr ran.
Stellen Sie Ihre Rufumleitung „bei besetzt“ oder „wenn niemand rangeht“ auf Telofy, bleibt die ZFA bei der Behandlung. Sie läuft nicht mehr mitten in der Prophylaxe zum Hörer, während in Zimmer eins die Wurzelbehandlung wartet und am Tresen ein Heil- und Kostenplan erklärt werden soll.
Erreichbarkeit bringt Neupatienten. Schlechte Erreichbarkeit ist laut der Analyse des Meyer-Hentschel-Instituts der meistgenannte Grund für negative Bewertungen, und laut einer Erhebung des Verbraucherzentrale Bundesverbands vom 24. April 2025 nennt jeder Zweite, der Termine online bucht, als Grund, dass er die Praxis telefonisch erreichen wollte und dort niemanden erwischt hat. Wer jeden Anruf annimmt, gewinnt den Neupatienten, statt ihn an die Praxis nebenan abzugeben.
Nachbesetzen ist derzeit teuer und langsam: In der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit steht der ZFA-Beruf an erster Stelle, eine KZBV-Umfrage vom September 2024 zeigt, dass offene Stellen im Schnitt sechs Monate unbesetzt bleiben und 43 Prozent der Praxen ihr Behandlungsangebot bereits eingeschränkt haben. Telofy nimmt dem vorhandenen Team das Klingeln ab, damit es am Stuhl bleibt.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- ZFA im ersten Berufsjahr, Tarif ab 01.07.20252.620 € brutto
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 610 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat3.230 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Zahnarztpraxis kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Zahnarztpraxis ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy ein
Sie richten Telofy selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die nächstliegende Branchenvorlage liefert Begrüßung und häufige Fragen, Sie tragen die Angaben Ihrer Praxis nach.
Was uns gefragt wird.
Wie kommen Termine in unseren Praxiskalender?
Über den Kalenderdienst cal.com, den die Praxis mit Telofy verbindet. Ist er verbunden, steht der Termin gebucht oder vorgemerkt im Kalender, sobald der Anrufer aufgelegt hat. Ohne Kalender hält Telofy den Terminwunsch mit Wunschzeit und Rückrufnummer fest, und die Rezeption überträgt ihn in Ihre Praxissoftware.
Wie sieht es mit der Schweigepflicht nach § 203 StGB aus?
Das Gesetz sieht seit 2017 ausdrücklich „sonstige mitwirkende Personen“ vor, und die Gesetzesbegründung nennt die Annahme von Telefonanrufen als Beispiel. Telofy schließt bei der Anmeldung einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, es entsteht bauartbedingt keine Audiodatei, Anwendung und Datenbank stehen in Deutschland. Die Einordnung für Ihre eigene Praxis klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer.
Was passiert, wenn jemand mit starken Schmerzen anruft?
Erkennt Telofy Stichworte wie Schmerzen, Blutung oder abgebrochener Zahn, stellt er Ihre Pflichtfragen und wendet die Regel an, die Sie festgelegt haben, meist eine Weiterleitung ans Praxis-Handy. Bei Hinweisen auf akute Gefahr nennt er einen festen Satz und verweist an die 112 oder den Notdienst. Die Einschätzung trifft die Behandlerin, die den Anruf übernimmt.
Unterscheidet Telofy zwischen Kassen- und Privatpatienten?
Ja, er fragt den Versicherungsstatus als Pflichtfrage ab, wenn Sie das so einrichten, und trägt ihn zusammen mit dem Termin oder der Nachricht ein. Was daraus für die Abrechnung folgt, entscheidet weiterhin Ihre Rezeption.
Klingt das nach Roboter am Telefon?
Am Anfang jedes Gesprächs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht; dieser Hinweis bleibt fest eingebaut. Stimme und Tonfall wählen Sie selbst, das Gespräch verläuft in natürlicher Sprache statt als Tastenmenü. Hören Sie es sich an: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie an, ohne Anmeldung.
Kann Telofy Rezepte oder Bescheinigungen zusagen?
Telofy hält das Anliegen mit Name und Rückrufnummer fest und legt es als Nachricht bereit. Über Ausstellung und Zeitpunkt entscheidet die Praxis, und die Patientin bekommt unter der Rückrufnummer Bescheid.
Was tut Telofy, wenn er die Antwort noch nirgends findet?
Steht die Auskunft weder in Ihren Fragen und Antworten noch im Katalog, sagt Telofy das offen und nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf. Die Praxis ruft mit der richtigen Auskunft zurück, und Sie sehen im Portal, welche Frage in die Antworten gehört.
Was Telofy einer Zahnarztpraxis abnimmt.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.