onOffice und KI-Telefonassistent: Anrufe annehmen, Anfragen ins CRM bringen

onOffice bringt KI für Texte, Auswertung und eine Telefon-Anbindung für Ihre Anlage mit, nimmt aber selbst keine Anrufe an. Das übernimmt ein KI-Telefonassistent wie Telofy: Er nimmt Interessenten, Besichtigungswünsche und Eigentümer-Anfragen auf und meldet sie per Webhook an Zapier. Dort legen Sie mit der onOffice-App Kontakt, Aufgabe oder Aktivität an. Eine fertige Direktanbindung gibt es nicht.

Wer „onoffice ki assistent“, „onoffice telefon“ oder „ki telefonassistent makler“ sucht, will meist zwei Dinge wissen: Was kann mein CRM schon, und wie kommt ein Anruf vom Telefon dorthin, wo ich arbeite? Diese Seite beantwortet beides, auch wenn Sie am Ende keinen Telofy-Vertrag abschließen.

Was onOffice selbst an KI und Telefonie bietet

Die folgenden Angaben stammen von den Seiten des Herstellers, abgerufen am 06.10.2026. Preise nennen wir nicht, den Umfang Ihres Vertrags prüfen Sie bei onOffice.

Das Telefon-Modul nennt als geprüfte Anlagen unter anderem Agfeo, Alcatel, Anycall, Auerswald und Pascom. Eine KI-Funktion für Anrufe beschreibt die Seite des Moduls nicht. Im Marketplace erwähnt onOffice auf der KI-Seite einen „KI-Telefon-Agent“ als Partnerangebot; Details dazu haben wir nicht geprüft.

Das Ergebnis: onOffice ist stark darin, das Büro im Programm zu entlasten. Wer ans Telefon geht, wenn niemand im Büro ist, regelt das Programm nicht. Genau dort setzt ein KI-Empfang an.

Der Schmerz am Telefon: Besichtigung, Exposé, Wochenende

Makler sind dann am Objekt, in der Besichtigung oder beim Notar, wenn das Telefon klingelt. Interessenten rufen nach einem Inserat an, oft abends oder am Wochenende, wenn sie Zeit zum Suchen haben. Wer nicht abnimmt, verliert den Kontakt häufig an den nächsten Anbieter.

Zur Lage der Branche gibt es eine aktuelle Studie. Das Deutsche Institut für Service-Qualität (DISQ) hat im Auftrag von ntv zehn überregional aktive Makler geprüft. Laut Pressemitteilung vom 24.02.2026 ist die telefonische Erreichbarkeit oft eingeschränkt, Beratungsgespräche bleiben nicht selten inhaltlich lückenhaft, und bei E-Mail-Anfragen bleibt ein Großteil unbeantwortet. Die persönliche Beratung vor Ort schneidet dagegen überwiegend gut ab. Gemessen wurden große Anbieter, nicht kleine Büros; die Richtung dürfte aber vielen Inhabern bekannt vorkommen. Konkrete Prozentzahlen zur Erreichbarkeit nennt die Pressemitteilung nicht, deshalb nennen wir hier auch keine.

Mehr zu Anrufen, die ins Leere laufen, steht auf der Seite Verpasste Anrufe. Den Fall nach Feierabend beschreibt Außerhalb der Geschäftszeiten. Die Branche insgesamt zeigt KI-Telefonassistent für Immobilienmakler.

Was der KI-Empfang für Makler aufnimmt

Telofy nimmt den Anruf an, die Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einem digitalen Mitarbeiter sprechen. Was gefragt wird, legen Sie fest. Typisch für ein Maklerbüro:

• Objekt oder Inserat: Um welche Immobilie geht es, mit Titel oder Objektnummer?
• Name und Rückrufnummer: Wer ruft an, wie erreichen Sie ihn?
• Art des Anliegens: Kaufen, mieten, Exposé anfordern, Besichtigung vereinbaren, Verkauf prüfen lassen.
• Finanzierung: Wenn Sie es wissen wollen, fragt der Mitarbeiter, ob eine Finanzierungszusage vorliegt. Das ist eine Pflichtfrage, die Sie selbst ein- oder ausschalten.
• Besichtigungswunsch: Termine lassen sich über cal.com direkt buchen, verbunden mit Ihrem Google- oder Outlook-Kalender. Der Anrufer bekommt nur freie Zeiten angeboten.
• Eigentümer mit Verkaufsabsicht: Per Stichwort wie „Haus verkaufen“ oder „Bewertung“ leitet die Regel den Anruf an Ihre Nummer weiter. Das Gespräch landet dann direkt bei Ihnen oder Ihrer Vertretung.

Weiterleiten kann Telofy an eine Nummer, immer, außerhalb der Geschäftszeiten, wenn der Anrufer einen Menschen verlangt oder bei einem Stichwort. Alles andere wird aufgenommen und mit Zusammenfassung ins Portal gelegt, dazu kommt eine Benachrichtigung per E-Mail, Telegram oder Push. Die Terminlogik erklärt Termine automatisch vereinbaren.

Der Weg ins CRM: Webhook, Zapier, onOffice-App

Telofy schreibt nicht direkt in onOffice. Ehrlich gesagt: Eine fertige Anbindung gibt es nicht. Es gibt aber einen Weg, der ohne Programmierung auskommt, denn Telofy hat einen Webhook, also eine technische Schnittstelle, die bei jedem neuen Anruf, Vorgang oder Termin eine Nachricht an eine Adresse schickt. Zapier kann diese Nachricht empfangen und an andere Programme weitergeben.

onOffice hat in Zapier eine eigene App, „onOffice enterprise“. Laut der Zapier-Seite (abgerufen am 06.10.2026) bietet sie unter anderem diese Aktionen:

Zapier hat dafür einen Preisplan, den Sie bei Zapier ansehen. Ob alle Aktionen in Ihrem onOffice-Vertrag nutzbar sind und welche Felder Sie befüllen dürfen, klären Sie mit onOffice. Wir haben die Zapier-App nicht selbst mit einem Kundenkonto durchgespielt.

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Rufumleitung einrichten. Leiten Sie Ihre Nummer auf Telofy um, etwa bei Nichtannahme oder außerhalb der Zeiten. Die Nummer bleibt Ihre eigene, siehe Eigene Nummer behalten. Die Codes erstellt das Rufumleitungs-Werkzeug.
2. Fragen festlegen. Im Portal bestimmen Sie, was der Mitarbeiter erfragt: Objekt, Name, Rückrufnummer, Anliegen, optional Finanzierung.
3. Weiterleitungsregel anlegen. Stichwörter wie „verkaufen“ oder „Bewertung“ führen zu Ihrer Nummer.
4. Kalender verbinden. Mit cal.com und Ihrem Google- oder Outlook-Kalender buchen Anrufer Besichtigungen in freie Zeiten.
5. Webhook in Telofy hinterlegen. Sie tragen die Adresse ein, die Zapier Ihnen für einen „Catch Hook“ nennt.
6. Zap bauen. In Zapier wählen Sie als Auslöser den Webhook und als Aktion die onOffice-App, zum Beispiel Kontakt anlegen oder eine Aktivität erfassen.
7. Feldzuordnung prüfen. Name, Telefonnummer, Objekt und Zusammenfassung ordnen Sie den Feldern in onOffice zu.
8. Testanruf machen. Rufen Sie an und prüfen Sie, ob der Eintrag in onOffice ankommt.

Ohne Zapier funktioniert der Alltag trotzdem: Die Benachrichtigung kommt als Nachricht aufs Handy, die Zusammenfassung liegt im Portal. Dann tragen Sie den Kontakt in onOffice von Hand ein.

Eigene KI-Lösung oder Telofy: Gegenüberstellung

Beides schließt sich nicht aus. Das Telefon-Modul bleibt für den Büroalltag, Telofy fängt ab, was sonst ungehört bleibt.

Kosten

Telofy kostet im Starter 89 € im Monat (79 € bei jährlicher Zahlung) mit 800 Minuten, im Pro 279 € mit 2.600 Minuten und im Business 469 € mit 4.400 Minuten, alles netto. Jede weitere Minute kostet 15 Cent. Der Starter ist monatlich kündbar. Wie viel ein Anruf kostet und wie sich das gegen eine Kraft rechnet, steht auf Was kostet ein KI-Telefonassistent und unter Preise.

Datenschutz

Interessenten nennen Namen und Nummern, deshalb zählt der Datenschutz. Der Hinweis auf den digitalen Mitarbeiter steht fest in der Begrüßung, Tonaufnahmen werden nicht gespeichert, die Daten liegen in der EU. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie im Portal ab. Alles Weitere steht auf KI am Telefon und Datenschutz. Das ist keine Rechtsberatung.

So probieren Sie es aus

Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein. Kurz darauf ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang an und Sie hören, wie er mit Ihren Objekten und Fragen klingt. Wie das abläuft, beschreibt KI-Telefonassistent testen.

Quellen

1. onOffice: KI für Immobilienmakler (AI Writer, AI Assistant, AI Studio, AI Connector, Marketplace) (abgerufen 06.10.2026)
2. onOffice: AI Connector (abgerufen 06.10.2026)
3. onOffice: Telefon-Modul (abgerufen 06.10.2026)
4. Zapier: onOffice enterprise, Integrationen und Aktionen (abgerufen 06.10.2026)
5. DISQ: Pressemitteilung Servicestudie Immobilienmakler 2026 (abgerufen 06.10.2026)