Was kostet jemand, der ans Telefon geht?
Minijob, Teilzeit, Telefonservice, Telofy: vier Wege mit echten Zahlen. Der günstigste kostet 79 Euro im Monat.
Wer geht ran, während Sie arbeiten?
Das Telefon klingelt, während Sie unter dem Auto liegen, am Patienten stehen oder auf der Leiter. Irgendwann steht die Frage im Raum: jemanden einstellen oder anders besetzen? Vier Wege kommen infrage, Minijob, Teilzeitkraft, externer Telefonservice und ein digitaler Mitarbeiter. Hier stehen die Zahlen zu jedem.
Was kostet ein Minijob wirklich?
Zum 1. Januar 2026 steigt die Verdienstgrenze auf 603 Euro im Monat, im Jahr 7.236 Euro, gekoppelt an den Mindestlohn, der zeitgleich auf 13,90 Euro je Stunde steigt (Minijob-Zentrale, Stand 2026). Dazu kommen Pauschalabgaben von bis zu 31,17 Prozent des Verdienstes, aus Krankenversicherungspauschale, Rentenversicherungspauschale, den Umlagen U1 und U2, der Insolvenzgeldumlage und der zweiprozentigen Pauschsteuer (Minijob-Zentrale, Stand 2026). Der Betrieb bringt damit rund 791 Euro im Monat auf.
Und was ist dafür besetzt? 603 Euro geteilt durch 13,90 Euro ergeben rund 43 Stunden im Monat, knapp 10 Stunden in der Woche. Das Telefon ist gut zwei Stunden am Tag betreut. Die übrigen Stunden Ihrer Öffnungszeit klingelt es weiter.
Was kostet eine Teilzeitkraft?
Wer mehr Stunden abdecken will, braucht eine sozialversicherungspflichtige Stelle. Laut Gehaltsportal StepStone verdient eine Bürokraft in Vollzeit im Schnitt rund 2.583 Euro brutto im Monat, Abruf im September 2026. Bei 20 Wochenstunden sind das rund 1.292 Euro brutto. Der gesetzliche Arbeitgeberanteil an der Sozialversicherung aus Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung liegt 2026 rechnerisch bei rund 21 Prozent (lohn-info.de unter Verweis auf die Bekanntmachungen im Bundesgesetzblatt vom November 2025). Macht rund 1.563 Euro Arbeitgeberkosten im Monat für 20 Stunden Telefon in der Woche. Umlagen und der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung kommen obendrauf, ihre Höhe hängt von Branche und Berufsgenossenschaft ab.
An wie vielen Tagen ist die Stelle unbesetzt?
Eine besetzte Stelle sitzt an vielen Tagen trotzdem woanders. 2025 fehlten AOK-versicherte Beschäftigte im Schnitt 23,3 Tage krankheitsbedingt im Jahr (WIdO, Fehlzeiten-Bilanz 2025, veröffentlicht am 16.03.2026). Dazu der gesetzliche Mindesturlaub von 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche, in der üblichen Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstage (Paragraf 3 Bundesurlaubsgesetz). Zusammen rund 43 Tage im Jahr, an denen das Gehalt läuft und das Telefon klingelt. Gesetzliche Feiertage kommen je nach Bundesland hinzu.
Der Kündigungsschutz greift erst nach sechs Monaten ununterbrochener Beschäftigung (Paragraf 1 Kündigungsschutzgesetz) und gilt in Betrieben mit in der Regel mehr als zehn Beschäftigten (Paragraf 23 Kündigungsschutzgesetz). Die meisten Handwerksbetriebe und Praxen liegen darunter. Was bleibt: Suchen, Einarbeiten und im Zweifel Nachbesetzen kosten Ihre Zeit, und die Höhe hängt von Region und Beruf ab.
Was leistet ein externer Telefonservice?
Telefon- und Sekretariatsdienste nehmen Anrufe für mehrere Kunden gleichzeitig entgegen. Üblich sind 50 bis 180 Euro Grundgebühr im Monat und 1 bis 2 Euro je angenommenem Anruf, so die Preisangaben mehrerer Anbieter, Stand 2024 und 2026. Bei 150 Anrufen im Monat kommen je nach Tarif rund 310 Euro zusammen, bei 400 Anrufen eher 660 Euro. Ein Mensch hebt ab, das ist der Vorteil. Diese Person wechselt allerdings, kennt Ihren Betrieb aus einem Merkblatt und gibt in der Regel eine Nachricht weiter. Jede Minute steht auf der Rechnung, und bei vielen Anrufen wächst sie mit.
Was macht Telofy zusätzlich?
Ihr Telofy-Mitarbeiter geht ran, sooft es klingelt, abends, samstags, an Feiertagen. Damit fängt seine Arbeit aber erst an.
Er bucht den Termin über cal.com direkt in Ihren Kalender, automatisch oder als Vormerkung, die Sie mit einem Klick bestätigen. Verfällt eine Vormerkung, ruft er den Anrufer zurück und nennt den Grund. Er stellt dringende Anrufe an eine von Ihnen genannte Nummer durch, sobald ein hinterlegtes Stichwort fällt, und lässt alles andere bis zum nächsten Morgen warten. In der Gastronomie kommt die Bestellung als Bon aus dem Drucker, bis zu drei Drucker je Betrieb in allen Tarifen, und quittiert sie niemand, meldet er sich auf dem Handy der zuständigen Person. Ab dem Tarif Pro nennt er Preise aus Ihrer eigenen, per Foto importierten Preisliste. Jedes Gespräch liegt danach als Vorgang mit Rückrufnummer im Portal, die Meldung kommt in Sekunden per Telegram oder E-Mail.
Er wird nicht krank, nimmt keinen Urlaub und braucht keine Einarbeitung im klassischen Sinn. Er lernt Ihren Betrieb aus dem, was Sie im Portal hinterlegen.
Die vier Wege nebeneinander
| Modell | Kosten im Monat (Beispiel) | Erreichbarkeit pro Woche | Ausfall durch Krankheit und Urlaub | Kennt den Betrieb | Bucht Termine |
|---|---|---|---|---|---|
| Minijob | rund 791 € | rund 10 Stunden | wie bei jeder Stelle | ja, persönlich | je nach Aufgabe |
| Teilzeitkraft (20 Std.) | rund 1.563 € | rund 20 Stunden | wie bei jeder Stelle | ja, persönlich | je nach Aufgabe |
| Telefonservice | rund 310 bis 660 € | jede Stunde möglich | wechselnde Vertretung | Merkblatt statt Alltag | meist Nachricht |
| Telofy Starter | 89 €, jährlich 79 € | jede Stunde, alle 365 Tage | keiner | ja, aus dem Portal | ja, über cal.com |
Was Sie jetzt tun
Wer eine Kraft für Sachbearbeitung, Buchhaltung und Kundenbetreuung braucht, stellt sie ein, und eine Person am Telefon kann mehr als telefonieren: Botengänge, Post, Mitdenken. Geht es darum, dass niemand mehr ins Leere klingelt, während im Betrieb gearbeitet wird, steht die Rechnung klar da: 89 Euro im Monat, 79 Euro bei jährlicher Zahlung, gegen 791 Euro für einen Minijob oder 1.563 Euro für eine Teilzeitkraft.
Im Starter sind 800 Gesprächsminuten enthalten, jede weitere Minute kostet 15 Cent, der Vertrag ist monatlich kündbar, und der Ton der Gespräche wird nicht gespeichert. Hören Sie sich Ihren Mitarbeiter zuerst selbst an: Der Testanruf läuft direkt im Browser, ohne Anmeldung. Die Tarife im Vergleich stehen auf der Preisseite.
Quellen
- Minijob-Zentrale: Verdienstgrenze ab 2026 (abgerufen 2026-09-03)
- Minijob-Zentrale: Abgaben und Steuern für Gewerbetreibende (abgerufen 2026-09-03)
- lohn-info.de: Sozialversicherungsbeiträge 2026 (abgerufen 2025-11-28)
- Gesetzliche Krankenkassen: Zusatzbeitrag 2026 (abgerufen 2026-09-03)
- StepStone: Gehalt Bürokraft (abgerufen 2026-09-03)
- WIdO/AOK: Fehlzeiten-Bilanz 2025 (abgerufen 2026-03-16)
- § 3 Bundesurlaubsgesetz (abgerufen 2026-09-03)
- § 1 Kündigungsschutzgesetz (abgerufen 2026-09-03)
- § 23 Kündigungsschutzgesetz (abgerufen 2026-09-03)
- ebuero: Preise Telefonservice (abgerufen 2024-03-28)
- Büroservice24: Tarifübersicht (abgerufen 2024-07-01)
- phonea: Telefonservice-Tarife (abgerufen 2026-09-03)
Häufige Fragen dazu.
Lohnt sich ein Minijob nur fürs Telefon?
Ein Minijob deckt bei der Verdienstgrenze von 603 Euro rund 10 Stunden Telefonzeit in der Woche ab, weil der Betrag durch den Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde geteilt wird (Minijob-Zentrale, Stand 2026). Für den Vormittag reicht das. Mit Pauschalabgaben von bis zu 31,17 Prozent kostet er den Betrieb dabei rund 791 Euro im Monat.
Was kostet mich eine Teilzeitkraft wirklich?
Bei 20 Wochenstunden und einem Bürokraft-Durchschnitt von rund 2.583 Euro brutto in Vollzeit laut StepStone liegt das Bruttogehalt bei etwa 1.292 Euro im Monat. Mit dem gesetzlichen Arbeitgeberanteil von rund 21 Prozent stehen rund 1.563 Euro auf der Rechnung, Umlagen und Unfallversicherungsbeitrag kommen dazu.
Wie viele Tage im Jahr ist eine Stelle unbesetzt?
Der gesetzliche Mindesturlaub von 20 Arbeitstagen und krankheitsbedingte Fehlzeiten von im Schnitt 23,3 Tagen ergeben rund 43 Tage im Jahr, an denen das Gehalt läuft und das Telefon klingelt (Paragraf 3 BUrlG; WIdO-Fehlzeiten-Bilanz 2025). Feiertage kommen hinzu. Ihr Telofy-Mitarbeiter geht an allen 365 Tagen ran.
Ist ein Telefonservice günstiger?
Bei wenigen Anrufen im Monat kann er günstiger ausfallen als eine eigene Stelle, mit 50 bis 180 Euro Grundgebühr plus 1 bis 2 Euro je Anruf. Bei 400 Anrufen liegt die Rechnung bei rund 660 Euro, und die Person am anderen Ende gibt in der Regel eine Nachricht weiter. Ein Minutenpaket bleibt bei vielen Anrufen günstiger.
Kann ein digitaler Mitarbeiter eine Bürokraft ersetzen?
Er übernimmt das Klingeln: fragt das Anliegen ab, bucht Termine über cal.com, stellt dringende Anrufe durch und legt jedes Gespräch als Vorgang mit Rückrufnummer ab. Sachbearbeitung, Branchensoftware und Fachberatung bleiben im Betrieb. Wer dafür eine Kraft braucht, stellt sie ein und nimmt ihr das Telefon ab.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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