Gästefragen beantwortet, auch wenn die Rezeption schläft

Ein Chatbot für Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen beantwortet die Standardfragen von Gästen auf Ihrer Website aus Ihrem Wissen: Anreise, Check-in, Parken, Haustiere, Frühstück. Er antwortet in der Sprache des Gastes und nimmt Buchungsanfragen auf, um sie an Ihr Team zu geben oder auf Ihre Buchungsseite zu verweisen. Verfügbarkeiten prüft er nicht.

Die Fragen, die jeder Vermieter kennt

Wer eine Unterkunft sucht, entscheidet zwischen Anfragen und Weiterklicken. Vorher bleiben Fragen offen, die in keinem Buchungsportal beantwortet sind:

• Ab wann kann ich einchecken, und was, wenn ich erst abends ankomme?
• Gibt es einen Parkplatz, und kostet er extra?
• Darf mein Hund mit, und was berechnen Sie dafür?
• Ist das Frühstück im Preis, und gibt es glutenfreie Optionen?
• Wie komme ich vom Bahnhof zu Ihnen?

Jede dieser Fragen kostet eine E-Mail, die Sie beantworten, oder einen Gast, der still woanders bucht. Der Chat nimmt Ihnen den Teil ab, der sich wiederholt.

Wissen: aus Ihrer Website, von Ihnen bestätigt

Sie geben die Adresse Ihrer Website ein, der Chat liest die Seiten und schlägt Fragen und Antworten vor. Sie prüfen und bestätigen. Was der Chat nicht beantworten konnte, erscheint in einer Liste offener Fragen. Mit einem Klick ergänzen Sie die Antwort, etwa die Hausordnung, die nur im Aushang steht.

Für eine Ferienwohnung ohne Rezeption ist das besonders hilfreich: Die Antworten stehen einmal im Wissen, und jeder Gast bekommt sie in derselben Form, am Samstagabend genauso wie am Dienstagmorgen.

Internationale Gäste und andere Zeitzonen

Gäste aus dem Ausland schreiben in ihrer Sprache und oft zu Zeiten, in denen bei Ihnen niemand erreichbar ist. Der Chat antwortet in der Sprache, in der der Gast schreibt. Die festen Texte im Chatfenster, etwa Knöpfe und Hinweise, gibt es auf Deutsch, Englisch, Türkisch, Polnisch, Russisch, Ukrainisch, Arabisch, Französisch, Italienisch und Spanisch.

Schreibt jemand außerhalb Ihrer Erreichbarkeitszeiten, nimmt der Chat Name, Kontakt und Anliegen auf und sagt eine Rückmeldung zu. Am Morgen finden Sie die Anfrage als offenen Punkt im Portal, statt eine Reihe halber E-Mails zu entwirren.

Buchungsanfragen: aufnehmen, nicht zusagen

Der Chat ist kein Buchungssystem. Er prüft nicht, ob ein Zimmer oder eine Wohnung frei ist, und ist nicht an einen Channel-Manager, ein Hotelprogramm oder ein Buchungsportal angebunden. Zwei Dinge kann er sauber tun:

1. Anfrage aufnehmen. Er fragt nach Reisezeitraum, Personenzahl, Zimmerwunsch und einem Kontakt und gibt die Anfrage an Ihr Team. Sie prüfen Ihren Belegungsplan und antworten persönlich.
2. Auf Ihre Buchungsseite verweisen. Wer direkt buchen will, bekommt den Link zu Ihrer eigenen Buchungsseite. Links zeigt der Chat nur zu Ihren Seiten, Links auf fremde Adressen nimmt er heraus. Weitere Ziele geben Sie im Portal frei.

Das ist eine bewusste Grenze. Eine falsche Zusage, weil ein Kalender nicht stimmte, kostet mehr als eine Rückmeldung am Morgen.

Vor der Saison: was Sie einmal einstellen

Zu Beginn sammeln Sie die Antworten, die Gäste am häufigsten brauchen: Check-in- und Check-out-Zeiten, Schlüsselübergabe, Parkplatz, Haustierregel, Frühstückszeiten, Stornobedingungen, Weg vom Bahnhof. Stehen sie auf Ihrer Website, schlägt der Chat sie beim Einlesen vor. Fehlt etwas, tragen Sie es nach. In der Hauptsaison wächst das Wissen mit, weil jede unbeantwortete Frage in der Liste auftaucht und Sie die Antwort mit einem Klick übernehmen.

Wenn es persönlich werden soll

Reklamation, Sonderwunsch oder die Frage, ob eine Hochzeitsgesellschaft das ganze Haus bekommt: Verlangt der Gast einen Menschen oder greift eine Ihrer eigenen Regeln, bekommt Ihr Team eine Mitteilung aufs Handy, per Telegram und per E-Mail. Ein Mitarbeiter übernimmt das Gespräch im Portal, auch vom Handy, und gibt danach an den Chat zurück.

So kann ein Gespräch aussehen

Ein Beispiel mit einer erfundenen Pension in einem Ferienort:

Gast: Hello, we arrive on Friday around 10 pm. Is that a problem?

Chat: Late arrival is possible. Check-in starts at 3 pm, and after 8 pm you use the key box at the entrance. The code comes with your confirmation.

Gast: Great. Can we bring our dog?

Chat: Dogs are welcome in the double rooms on the ground floor. Please tell us the dog's size when you book.

Gast: And can I book three nights in August?

Chat: I can pass on your request. Please tell me the dates, the number of guests and an email address. I cannot check availability, so our team will reply personally.

Der Gast bekam Antworten in seiner Sprache, und die Anfrage liegt am Morgen bei Ihnen, mit allem, was Sie zum Antworten brauchen.

Was Sie davon haben

• Weniger E-Mails mit Standardfragen. Anreise, Parken und Haustiere beantwortet der Chat, Ihr Postfach bleibt für das, was eine Person braucht.
• Anfragen aus anderen Zeitzonen gehen nicht verloren. Sie liegen mit Kontakt und Anliegen bereit, wenn Sie den Tag beginnen.
• Keine Zusage, die Sie nicht gemacht haben. Der Chat sagt nichts zu, was nicht in Ihrem Wissen steht.
• Telefon und Chat aus einem Stand. Mit dem Telefonassistenten pflegen Sie Anreise- und Hausinfos einmal. Zum Telefon lesen Sie KI-Telefon für Hotel und Pension.

Kosten, Datenschutz und Einbau

Den Website-Chat buchen Sie einzeln ab 45 € im Monat, mit Telefonassistent ab 39 €, Details unter Preise. Der Chat setzt keine Cookies, verarbeitet in der EU und löscht Gesprächsinhalte nach 1 bis 90 Tagen, ab Werk nach 30. Die Einrichtung beschreibt Website-Chat einrichten, den Einbau Website-Chat einbauen. Die Funktionen im Überblick finden Sie auf Website-Chat.