Wie richte ich den Website-Chat ein?

Der Website-Chat nutzt denselben Assistenten wie Ihr Telefon: dasselbe Wissen, dieselben Öffnungszeiten, derselbe Kalender. Was Sie für das Telefon schon gepflegt haben, gilt auch im Chat.

Buchen und anlegen

Den Chat buchen Sie im Portal unter Abrechnung, einzeln oder zu Ihrem Telefon-Tarif dazu. Bei der Anmeldung können Sie auch gleich „Nur Website-Chat“ wählen. Danach öffnen Sie den Bereich Website-Chat und klicken auf „Chat einrichten“. Der Chat ist dann angelegt, aber noch aus. So können Sie in Ruhe alles einstellen.

Wissen aus Ihrer Website

Unter Fragen & Antworten finden Sie den Abschnitt „Wissen aus Ihrer Website“. Sie tragen die Adresse Ihrer Website ein, der Chat liest die Seiten und schlägt daraus Fragen und Antworten, Öffnungszeiten und Ihr Erscheinungsbild vor. Übernommen wird nur, was Sie bestätigen.

Das erste Einlesen ist im Preis enthalten. Jedes weitere Einlesen verbraucht Gespräche aus Ihrem Kontingent, je nach Zahl der gelesenen Seiten. Wie viele höchstens, sehen Sie vorher im Portal. Auf Wunsch liest der Chat Ihre Website jede Woche neu und zeigt Ihnen, was sich geändert hat. Ab Werk ist das aus.

Fragen, die der Chat nicht beantworten konnte, sammelt der Abschnitt „Offene Fragen aus dem Chat“. Mit einem Klick übernehmen Sie Ihre Antwort ins Wissen. Ab dann kennen sie Chat und Telefon.

Aussehen

Im Bereich Website-Chat unter Aussehen wählen Sie Farbe, Logo, Position und die erste Nachricht des Chats. Dazu kommen eine kurze Begrüßungsblase und bis zu fünf Gesprächsstarter, also Fragen zum Antippen.

Übergabe an Ihr Team

Unter „Übergabe an Ihr Team“ legen Sie fest, wann ein Mensch übernimmt:

• Mitarbeiter können Gespräche live übernehmen: Ist der Schalter an, bekommt Ihr Team eine Mitteilung, sobald ein Besucher einen Menschen sprechen will, sich beschwert oder eine Frage offenbleibt. Wer übernimmt, schreibt im Portal weiter und gibt danach an den Assistenten zurück.
• Wartezeit in Minuten: Übernimmt in dieser Zeit niemand, nimmt der Assistent das Anliegen auf und sagt eine Rückmeldung zu.
• Erreichbarkeitszeiten: „Wie Öffnungszeiten“ oder „Eigene Zeiten“. Außerhalb dieser Zeiten nimmt der Assistent das Anliegen gleich selbst auf, statt auf Ihr Team zu warten.
• Übergaberegeln: Eigene Fälle in Ihren Worten, bei denen immer übergeben wird, zum Beispiel „Fragen zu laufenden Aufträgen“. Bis zu zehn Regeln.

Was der Assistent aufnimmt, liegt als offener Punkt in derselben Liste wie Ihre Anrufe.

Wenn das Kontingent aufgebraucht ist

Ein laufendes Gespräch wird immer zu Ende geführt. Für neue Besucher wählen Sie: Ab Werk erscheint ein schlichtes Kontaktformular ohne KI und ohne weitere Kosten. Oder Sie buchen weitere Gespräche nach und legen dafür eine Obergrenze fest. Bei 80 und 100 Prozent des Kontingents bekommen Sie Bescheid.

Speicherdauer

Die Inhalte der Gespräche werden nach der Zahl von Tagen gelöscht, die Sie hier einstellen, zwischen 1 und 90 Tagen. Ohne eigene Einstellung gilt der Standard von 30 Tagen.

Rückruf durch die Telefon-KI

Haben Sie auch den Telefonassistenten gebucht, kann ein Besucher im Chat um einen Rückruf bitten. Sie wählen, wen der Assistent zurückruft: „Aus“, „Nur bekannte Nummern“ (ab Werk) oder „Alle Nummern“. Bei „Alle Nummern“ wird jede deutsche Nummer zurückgerufen, die ein Besucher nennt. Für jeden dieser Rückrufe brauchen Sie dann eine Rechtsgrundlage. Ins Ausland und zu Sonderrufnummern wird nie angerufen. Der Rückruf zählt zu Ihren Gesprächsminuten.

Datenschutzerklärung Ihrer Website

Tragen Sie die Adresse Ihrer Datenschutzerklärung ein, damit der Chat darauf verweist. Den passenden Absatz für Ihre Datenschutzerklärung finden Sie fertig formuliert unter Einbinden, im Teil Datenschutz.

Einschalten

Wenn alles passt, schalten Sie den Chat unter Status ein. Wie er auf Ihre Website kommt, steht im Artikel Wie baue ich den Website-Chat auf meiner Website ein?. Was der Chat alles kann, zeigt die Seite Website-Chat.