Wir sortieren Ihre Anrufe, bevor Sie abheben.

Jede Anfrage liegt vollständig im Portal, bevor Sie aus dem Termin kommen. Ab 79 Euro im Monat.

Erreichbar, wenn Zentrale und Empfang voll sind Jede Anfrage vollständig aufgenommen, im Portal sichtbar Weiterleitung folgt Ihren Regeln, in fester Rangfolge Keine Tonaufzeichnung, Daten in Deutschland

Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.

JoanneMyMagicMemory
Unsere Kunden reagieren viel positiver darauf als gedacht. Unser Team wird im Alltag deutlich weniger unterbrochen. Trotzdem ist das Telefon jederzeit erreichbar und unsere Kunden bekommen sofort eine Antwort.
TinaSnackbuzz
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
ChrisSmartmarketing
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.

Falsch sortiert heißt Auftrag verloren

Ein Anruf, der falsch aufgenommen wird, kostet Sie zweimal: einmal die Zeit, die jemand mit Nachfragen verbringt, und einmal den Interessenten, der sich in genau diesen Minuten für ein anderes Haus entscheidet. Ob Zweipersonenkanzlei oder Zentrale mit Servicedesk und Disposition: Wer abhebt, hat Sekunden, um zu erkennen, worum es geht, und weiß dabei selten, wer im Haus gerade frei ist.

01Die ersten Minuten entscheiden über das MandatEin Berater-Ratgeber von Haufe hält am 2. März 2017 fest: „Ein Interessent entscheidet innerhalb weniger Minuten, ob Sie grundsätzlich der richtige Berater sind.“ Wer in diesen Minuten erst nach Namen, Anliegen und Rückrufnummer sucht, hat die Entscheidung meist schon verloren.
02Ausfragen vertreibt genau den, den Sie wolltenDerselbe Ratgeber warnt: „Ein Mitarbeiter, der Interessenten ausfrägt, gibt dem Anrufer das Gefühl, unerwünscht und unwichtig zu sein“ (Haufe, 2. März 2017). Pflichtfragen zahlen sich nur aus, wenn sie wie ein Gespräch klingen.
03Was notiert wird, hängt vom Zufall abEin Anbieter-Blog beobachtet dazu, abgerufen am 3. September 2026: „Jeder im Team nimmt Anrufe anders an. Mal wird die Gästezahl notiert, mal nicht.“ Der Kollege, der heute abhebt, entscheidet damit über die Qualität Ihrer Anfrage.

Für wen das gedacht ist.

Jeder Beruf hat seine eigene Seite, mit eigenem Anruf, eigenen Anliegen und eigenen Fragen.

SteuerkanzleiEin Interessent entscheidet in den ersten Minuten, ob er Ihnen sein Mandat gibt. Genau dann sitzen Sie im Termin, und Telofy stellt Ihre Fragen.
AnwaltskanzleiRechtsgebiet und Gegenseite stehen fest, bevor jemand durchstellt. Das erspart Ihnen die Interessenkollision, die sonst erst im Erstgespräch auffällt.
AutohausDie Anfrage zu einem Inserat landet im Verkauf statt in der Werkstattannahme, auch wenn beide Bereiche gerade gleichzeitig ausgelastet sind.
PersonalvermittlungBewerber, Kunde und Zeitarbeitskraft rufen über dieselbe Nummer an. Telofy erkennt am Anliegen, wer dran ist, und fragt entsprechend zurückhaltend.
Catering- und PartyserviceGästezahl, Termin und Allergien stehen vollständig fest, statt später aus dem Gedächtnis auf einen Zettel geschrieben zu werden.
HeilpraktikerpraxisDas Erstgespräch bekommt einen Termin, sobald feststeht, worum es geht. Die fachliche Einschätzung treffen Sie danach selbst.
TierarztpraxisWie dringend der Fall eines Tieres ist, entscheidet die Regel, die Ihr Praxisteam vorher hinterlegt hat, und nicht das Bauchgefühl am Telefon.
GemeindeverwaltungDas Bürgeranliegen kommt beim zuständigen Amt an, weil die Zuständigkeit geklärt ist, bevor das Bürgerbüro überhaupt weiterverbindet.
BeratungsbüroZwischen echtem Interessenten und Verkaufsanruf liegen zwei Sätze. Telofy unterscheidet beide, bevor jemand im Haus gestört wird.
MaklerbüroOb ein Interessent zum Inserat oder ein Eigentümer mit neuem Objekt anruft, entscheidet über die Fragen. Telofy erkennt es am ersten Satz.

So kann das aussehen.

Drei Fälle aus drei Betrieben. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.

Wer und was

Eine Steuerkanzlei kann so einen Erstkontakt aufnehmen, während die Beraterin selbst im Mandantentermin sitzt.

Die Szene

Montag, 9:05 Uhr. Die Beraterin ist im Mandantentermin, das Telefon ist auf Telofy umgeleitet, im Empfang ist niemand frei.

Danach

Die Beraterin kommt aus dem Mandantentermin und findet einen fertig aufgenommenen Lead vor. Ein Klick in der Benachrichtigung bestätigt das vorgemerkte Erstgespräch.

Unbekannte Nummer
LeadEingehendTelofy
Abgeschlossen
2:00

Zusammenfassung

Ein Einzelunternehmer mit Onlinehandel für Haushaltswaren sucht eine Kanzlei für laufende Buchhaltung und den Jahresabschluss, bisher ohne eigene steuerliche Betreuung. Für Mittwoch, 14:00 Uhr, ist ein Erstgespräch vorgemerkt, das Honorar wird dort besprochen.

TelofyGuten Tag, hier spricht der digitale Mitarbeiter der Kanzlei. Frau Berger sitzt gerade im Mandantentermin, wie kann ich Ihnen weiterhelfen?
AnruferIch suche eine neue Steuerkanzlei für mein Einzelunternehmen, für die laufende Buchhaltung und den Jahresabschluss.
TelofySehr gerne. Ist Ihr Unternehmen als Einzelunternehmen angemeldet, und in welcher Branche sind Sie tätig?
AnruferJa, Einzelunternehmen, ich verkaufe Haushaltswaren über einen Onlineshop.
TelofyWie hoch liegt der Jahresumsatz ungefähr, und wurden Sie bisher schon von einer Kanzlei betreut?
AnruferEtwa hundertachtzigtausend Euro, bisher habe ich die Buchhaltung selbst gemacht.
TelofyVerstehe. Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?
AnruferÜber die Empfehlung eines Bekannten.
TelofyDas Honorar bespricht Frau Berger im Erstgespräch. Ich kann Ihnen für Mittwoch, 14 Uhr, ein Erstgespräch vormerken, sie bestätigt es anschließend.
AnruferDas passt gut, danke.
TelofySehr gerne. Sie hören von uns, sobald das Gespräch feststeht.
Vorgang
Lead
Anfrage
Einzelunternehmen, Onlinehandel Haushaltswaren, laufende Buchhaltung und Jahresabschluss
Rückruf
0157 6612340
Notiz
Erstgespräch Mittwoch, 14:00 Uhr, vorgemerkt. Honorar wird im Erstgespräch besprochen.

Wer und was

Ein Autohaus kann so eine Anfrage zu einem Inserat aufnehmen, während im Verkaufsraum zwei Kunden gleichzeitig beraten werden.

Die Szene

Donnerstag, 11 Uhr. Im Verkaufsraum stehen zwei Kunden an, ein Berater führt gerade ein Finanzierungsgespräch, das Telefon läuft über Telofy.

Danach

Der Verkaufsberater beendet sein Finanzierungsgespräch und findet die Anfrage mit Inseratsnummer, Wunschtermin und Inzahlungnahme fertig vor. Er prüft die Verfügbarkeit und bestätigt die Probefahrt per Klick in der Benachrichtigung.

Unbekannte Nummer
TerminEingehendTelofy
Abgeschlossen
2:00

Zusammenfassung

Ein Interessent möchte den Golf aus Inserat 8821 probefahren und ein eigenes Fahrzeug in Zahlung geben. Eine Probefahrt ist für Freitag, 16:00 Uhr, vorgemerkt, die Verfügbarkeit prüft der Verkaufsberater.

TelofyGuten Tag, hier spricht der digitale Mitarbeiter des Autohauses. Worum geht es?
AnruferIch habe den Golf im Inserat gesehen und würde ihn gern probefahren.
TelofySehr gerne. Nennen Sie mir bitte die Nummer aus dem Inserat, damit ich das richtige Fahrzeug erwische.
AnruferAchtundachtzig einundzwanzig.
TelofyDanke, der Golf mit der Nummer 8821. Wann würde Ihnen eine Probefahrt passen?
AnruferFreitagnachmittag wäre gut.
TelofyGeben Sie ein eigenes Fahrzeug in Zahlung?
AnruferJa, einen sieben Jahre alten Kombi.
TelofyNotiert. Wie ist Ihr Name, und unter welcher Nummer erreicht Sie der Verkauf?
AnruferThomas, 0176 2231144.
TelofyDanke, Thomas. Ich merke die Probefahrt für Freitag, 16 Uhr, vor. Der Verkauf bestätigt sie Ihnen.
Vorgang
Termin
Inserat
Golf, Inseratsnummer 8821
Probefahrt
Freitag, 16:00 Uhr, vorgemerkt
Notiz
Inzahlungnahme eines Fahrzeugs gewünscht, Rückruf 0176 2231144.

Wer und was

Eine Unternehmensberatung kann so einen Werbeanruf abfangen, ohne dass jemand im Haus dafür ans Telefon muss.

Die Szene

Dienstag, 10:25 Uhr. Die Geschäftsführung sitzt in einem Termin mit einem Kunden, das Telefon läuft über Telofy.

Danach

Der Kundentermin läuft ungestört weiter. Die Geschäftsführung sieht die Nachricht später mit niedriger Dringlichkeit im Portal und entscheidet in zehn Sekunden, ob sich eine Rückmeldung lohnt.

Unbekannte Nummer
NachrichtEingehendTelofy
Abgeschlossen
2:00

Zusammenfassung

Ein Anrufer bietet ungefragt eine Suchmaschinenoptimierung an und möchte mit der Geschäftsführung sprechen. Telofy erkennt die Verkaufsabsicht und nimmt Firma und Thema als Nachricht mit niedriger Dringlichkeit auf.

TelofyGuten Tag, hier spricht der digitale Mitarbeiter der Beratung. Worum geht es?
AnruferIch würde gern kurz die Geschäftsführung sprechen.
TelofySie ist gerade in einem Kundentermin. Worum geht es denn?
AnruferWir hätten ein Angebot zur Suchmaschinenoptimierung Ihrer Webseite.
TelofyDanke für den Hinweis. Angebote dieser Art nehme ich auf und lege sie der Geschäftsführung vor, sie entscheidet dann selbst.
AnruferIch könnte es auch in zwei Minuten erklären.
TelofyNennen Sie mir bitte Ihren Namen und Ihre Agentur, dann liegt beides heute noch vor.
AnruferKevin, von einer Onlinemarketing-Agentur.
TelofyDanke, Kevin. Die Geschäftsführung meldet sich, wenn das Thema für sie passt.
Vorgang
Nachricht
Anliegen
Angebot für Suchmaschinenoptimierung, möchte mit der Geschäftsführung sprechen
Dringlichkeit
niedrig
Notiz
Als Werbeanruf eingestuft, für die Geschäftsführung im Portal hinterlegt.

So qualifiziert und verteilt Telofy jede Anfrage

Ob Mandat, Probefahrt, Bewerbung oder Werbeanruf: Telofy erkennt am Anliegen, was als Nächstes passieren muss, fragt gezielt nach und übergibt das Ergebnis dorthin, wo damit weitergearbeitet wird.

Ihre Pflichtfragen werden jedes Mal gestelltRechtsgebiet und Gegenseite, Inseratsnummer, Gästezahl und Allergien, Objekt und Einheit: Telofy fragt genau das ab, was Sie vorher festgelegt haben, in ganzen, höflichen Sätzen. Das gilt in allen Tarifen, vom Starter an. Ein Heilpraktiker-Forum beschrieb schon 2015 die Sorge, eine Kraft am Telefon könne die Termindauer nicht einschätzen; feste Fragen je Terminart nehmen Ihnen diese Sorge ab.
Jeder Anruf endet als benannter VorgangLead, Termin, Ticket, Nachricht, Bestellung oder Auskunft, dazu die Dringlichkeit niedrig, mittel oder hoch. Auch das gehört zum Starter, und Sie erkennen nach dem Termin auf einen Blick, was zuerst dran ist.
Die Weiterleitung folgt Ihrer RangfolgeImmer weiterleiten, außerhalb der Geschäftszeiten, auf Wunsch des Anrufers oder am hinterlegten Stichwort: Telofy prüft diese vier Regelarten in genau dieser Reihenfolge und wählt die dafür hinterlegte Nummer. In allen Tarifen, mit einer Nummer je Weiterleitung; Vorgang und Benachrichtigung entstehen im Anschluss an das Gespräch.
Der Werbeanruf endet als NachrichtEin Angebot für Suchmaschinenoptimierung oder Leadgenerierung erkennt Telofy am Anliegen und legt Firma und Thema mit niedriger Dringlichkeit ab, statt Sie dafür aus dem Kundentermin zu holen. Auch das nutzen Sie ab dem Starter.
Verkauf und Service bekommen eigene NummernJede Nummer trägt eine eigene Beschriftung, etwa Verkauf und Service, Bewerber und Kunden oder Standort A und Standort B. Der Starter enthält eine Nummer, Pro drei, Business zehn, genug für eine Zentrale mit mehreren Abteilungen oder einen Servicedesk über mehrere Standorte.
Der fertige Vorgang landet in Ihrem CRMÜber einen Webhook (eine technische Schnittstelle) übergibt Telofy jeden abgeschlossenen Vorgang an das System, mit dem Ihr Vertrieb ohnehin arbeitet. Die Verbindung richten Sie oder Ihre IT im Portal ein, bis dahin steht jede Anfrage vollständig im Portal.

So meldet er sich, wenn Sie ihn anrufen.

Kein Formular, keine Anmeldung. Sie wählen die Nummer und hören in einer halben Minute, wie Ihr Empfang klingen würde.

Ein Betriebsinhaber steht neben einem Telefon, auf dem ein Anruf von Telofy eingeht

Was ein sauber sortierter Erstkontakt einbringt

Rechnen Sie kurz mit: Ein Verkaufsberater, eine Steuerberaterin oder die Geschäftsführung kostet Sie je Minute am Telefon mehr als jede andere Kraft im Haus. Genau diese Minuten gehen fürs Sortieren drauf. Telofy übernimmt das Sortieren für 79 Euro im Monat, und die folgende Rechnung zeigt, was eine Kraft kostet, die dafür den ganzen Tag am Telefon sitzt.

Die ersten Minuten entscheiden über das Mandat, und in diesen Minuten sitzen Sie meistens im Termin. Telofy stellt in dieser Zeit die Fragen, die Sie sonst hinterher nachholen müssten, in ganzen Sätzen und mit erkennbarem Grund, sodass der Anrufer sich willkommen fühlt statt verhört.

Ein Werbeanruf, der bis zu Ihnen durchkommt, kostet Sie Minuten, die niemand bezahlt. Telofy legt Firma und Thema mit niedriger Dringlichkeit ab, und Sie entscheiden nach dem Kundentermin in aller Ruhe, ob eine Rückmeldung überhaupt lohnt.

Die fachliche Einschätzung bleibt bei den Menschen in Ihrem Haus: Rechtsgebiet, Honorar, Diagnose, Kaufpreis. Telofy sorgt dafür, dass die Anfrage vollständig und beim Richtigen ankommt, damit Ihre Fachleute sofort mit der Arbeit anfangen können statt mit dem Nachfragen.

Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet

  • Empfangskraft in Vollzeit, Bruttogehalt im Monat (StepStone, Berlin, 30.900 € im Jahr, abgerufen 03.09.2026)2.575 €
  • Lohnnebenkosten des Arbeitgebers: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, 2025)+ 600 €
  • Arbeitgeberkosten im Monat3.175 €
  • Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
  • Telofy Starter bei jährlicher Zahlung79 €
Unterschied im Monat3.096 €

Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.

Was das kostet.

Starter

89 €79 € / Monat

monatlich kündbar12 Monate Laufzeit

  • 800 Gesprächsminuten
  • Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
  • Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Starter wählen
Beliebteste Wahl

Pro

279 €239 € / Monat

monatlich kündbar12 Monate Laufzeit

  • 2.600 Gesprächsminuten
  • Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
  • Mehrere Standorte, Rollen im Team
Pro wählen

Business

469 €399 € / Monat

monatlich kündbar12 Monate Laufzeit

  • 4.400 Gesprächsminuten
  • Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
  • Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Business wählen

Enterprise

individuell

nach Absprache

  • Kontingente nach Bedarf
  • Zugesicherte Verfügbarkeit
  • Fester Ansprechpartner
Angebot anfragen

Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich

So richten Sie Qualifizieren und Weiterleiten ein

Die Einrichtung läuft im Portal, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Sie hinterlegen, wie Ihr Betrieb sortiert und weiterleitet, den Rest bringt die nächstliegende Branchenvorlage schon mit.

Fragen & AntwortenSie legen die Pflichtfragen je Anliegen fest, etwa Rechtsgebiet und Gegenseite, Inseratsnummer oder Gästezahl, dazu die Antworten auf das, was Ihr Team ohnehin täglich erklärt.
Weiterleiten & NachrichtenSie bringen die vier Regelarten in Ihre Reihenfolge: immer, außerhalb der Geschäftszeiten, auf Wunsch des Anrufers oder am Stichwort, jeweils mit Nummer oder mit Nachricht.
RufnummerSie beschriften jede Nummer nach Bereich oder Standort, etwa Verkauf und Service oder Bewerber und Kunden. Der Starter enthält eine Nummer, Pro drei, Business zehn.
IntegrationenSie richten den Webhook (eine technische Schnittstelle) zu Ihrem CRM oder Bewerbermanagement ein, damit jeder fertige Vorgang dort von selbst ankommt.
BenachrichtigungenSie legen fest, wer bei welcher Dringlichkeit erfährt, dass etwas hereinkam, per E-Mail, Telegram mit Schaltflächen oder Web-Push, und wer bei einem dringenden Ticket zuerst das Handy in der Hand hat.

Was uns gefragt wird.

Merkt der Anrufer, dass er ausgefragt wird?

Die Pflichtfragen klingen wie ein Gespräch, nicht wie ein Formular. Telofy begründet jede Frage kurz, etwa warum er nach der Inseratsnummer oder dem Rechtsgebiet fragt, und bleibt dabei in ganzen Sätzen.

Was fragt er einen Bewerber?

Name, gewünschte Stelle und Rückrufnummer, mehr braucht der Rückruf aus Ihrer Personalabteilung nicht. Bewerber gelten nach § 26 BDSG als Beschäftigte, deshalb hält sich Telofy hier zurück und Ihre Personalabteilung klärt den Stand persönlich, sobald sie die Unterlagen vor sich hat.

Stellt er zu mir persönlich durch?

Eine Weiterleitung geht an eine hinterlegte Nummer, etwa Ihr Mobiltelefon oder die Bereitschaft. Wer abhebt, führt das Gespräch anhand dessen, was er selbst hört, die vollständige Zusammenfassung liegt danach im Portal.

Sortiert er Werbeanrufe aus?

Ja. Ein Angebot für SEO, Leadgenerierung oder Zeitungswerbung erkennt Telofy am Anliegen und legt Firma und Thema mit niedriger Dringlichkeit ab, statt Sie dafür zu unterbrechen.

Kann ich Verkauf und Service trennen?

Ja, ab dem Tarif Pro stehen drei beschriftete Nummern zur Verfügung, im Business zehn. Der Starter kostet 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung und 89 Euro bei monatlicher Zahlung und bringt eine Nummer für alle Anrufe mit.

Kommt der Lead in mein CRM?

Über einen Webhook (eine technische Schnittstelle) übergibt Telofy jeden abgeschlossenen Vorgang an ein System Ihrer Wahl. Die Anbindung richten Sie oder Ihre IT im Portal ein, bis dahin liegt jede Anfrage vollständig im Portal und geht zusätzlich als Benachrichtigung an Sie.

Bewertet er den Fall, das Auto oder die Immobilie?

Die Einschätzung treffen Ihre Fachleute. Telofy nimmt alle Angaben zum Fall, zum Fahrzeug oder zur Immobilie vollständig auf und legt sie der zuständigen Person vor, die dann entscheidet.

Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.

Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.