3CX mit KI-Telefonassistent verbinden

Einen externen KI-Telefonassistenten verbinden Sie mit 3CX auf zwei Wegen: Sie leiten Anrufe an eine externe Nummer weiter, etwa als Überlauf einer Warteschlange oder als Ziel einer Nebenstelle. Oder Sie binden den KI-Empfang als Gegenstelle per SIP-Trunk an. Der erste Weg ist einfach, der zweite kostet bei Telofy den Tarif Business.

Was 3CX selbst an KI mitbringt

3CX nennt auf der deutschen Website eigene KI-Funktionen: KI-Agenten, eine KI-Rezeption, einen KI-Assistenten für administrative Aufgaben, Transkription (auch von Voicemail) und Analyse. 3CX stellt sie als Teil der Lizenzen dar, ohne zusätzliche Kosten pro Nutzer (Abruf 04.10.2026, genaue Bedingungen je Edition stehen dort). Wenn Ihre Anlage diese Funktionen bereits abdeckt und Sie zufrieden sind, brauchen Sie keinen zweiten Dienst.

Ein externer KI-Empfang lohnt sich vor allem in drei Fällen: Sie möchten ihn unabhängig von der Anlage betreiben, Sie nutzen nur einen Teil der Anlage, oder Sie wollen Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten ohne Konfigurationsaufwand in der Anlage abfangen.

Weg 1: Weiterleitung auf eine externe Nummer

Hier bleibt 3CX die Zentrale. Nur ein bestimmter Teil der Anrufe läuft an Ihren KI-Empfang. Typische Ziele:

• eine Warteschlange, deren Überlauf (niemand nimmt ab) auf eine externe Nummer geht,
• eine Nebenstelle oder ein Empfangsplatz, der außerhalb der Zeiten auf eine externe Nummer weiterleitet,
• die Anrufweiterleitung bei „nicht erreichbar“.

Wichtig bei 3CX: Eine Weiterleitung nach extern braucht eine passende ausgehende Regel. In 3CX-Forenbeiträgen beschreiben Anwender, dass das Weiterleiten aus einer Warteschlange nach extern nur klappt, wenn unter den ausgehenden Regeln eine Regel mit Präfix (zum Beispiel für die Null der Vorwahl) auf einen SIP-Trunk verweist. Rufnummern geben die Anwender dann mit Landesvorwahl an, etwa mit 0049. Das ist Erfahrungswissen aus dem Forum und gilt nicht für jede Version. Die genauen Menüs finden Sie im 3CX-Handbuch zu Ihrer Version.

Schritte

1. Besorgen Sie die Nummer Ihres KI-Empfangs. Bei Telofy steht sie im Portal.
2. Legen Sie in 3CX bei den ausgehenden Regeln sicher, dass externe Ziele über Ihren Trunk gewählt werden dürfen.
3. Tragen Sie die Nummer als Weiterleitungsziel ein, bei der Warteschlange als Ziel bei „keine Antwort“ nach Ihrer gewünschten Wartezeit, bei einer Nebenstelle im Status „nicht erreichbar“.
4. Testen Sie den Weg: Rufen Sie die Anlage an, lassen Sie niemanden abheben und prüfen Sie, ob der KI-Empfang sich meldet.

Beachten Sie, dass eine externe Weiterleitung zwei Leitungen belegt: die eingehende und die ausgehende. Prüfen Sie bei Ihrem Trunk-Anbieter, wie viele gleichzeitige Gespräche möglich sind.

Weg 2: SIP-Trunk (Telofy ab Business)

Bei Telofy gibt es die Anbindung einer eigenen Telefonanlage per SIP-Trunk ab dem Tarif Business. In Starter und Pro nutzen Sie stattdessen eine verwaltete Telofy-Nummer oder Ihre eigene Nummer per Rufumleitung. Der SIP-Weg lohnt, wenn Sie viele Nebenstellen haben oder alle Anrufe sauber in der Anlage lassen und nur Teile an den KI-Empfang geben wollen. Die Einrichtung beginnt bei Telofy; welche Daten Ihre Anlage braucht, klären Sie vor der Umstellung. Business kostet 469 Euro im Monat.

Eingebaute KI der Anlage und externer KI-Empfang im Vergleich

Preise von 3CX nennen wir hier nicht, sie stehen auf der Seite des Herstellers.

Wann Weg 1 genügt

Für die meisten kleinen Betriebe reicht der Überlauf: Die Warteschlange oder der Empfang klingelt wie gewohnt, und nur Anrufe, die niemand annimmt, gehen an den KI-Empfang. So bleibt die Anlage unangetastet, und Sie können die Weiterleitung jederzeit wieder entfernen. Wie oft Anrufe bei Ihnen liegen bleiben, zeigt der Erreichbarkeits-Check.

Ihren KI-Empfang zuerst anhören

Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein. Kurz darauf ruft Ihr eigener KI-Empfang Sie an, damit Sie hören, wie er mit Ihren Anrufern spricht. Telofy nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen zu Ihrem Betrieb, bucht auf Wunsch Termine über cal.com oder legt eine Vormerkung im Portal an und schickt Ihnen den Vorgang aufs Handy. Starter kostet 89 Euro im Monat (79 Euro bei jährlicher Zahlung), ist monatlich kündbar und enthält 800 Gesprächsminuten. Ihre bestehende Nummer behalten Sie, wie auf der Seite Eigene Nummer behalten beschrieben.

Passende Seiten: Rufumleitung einrichten, KI-Telefonassistent testen.

Quellen

1. 3CX Deutschland: KI-Funktionen (KI-Agenten, KI-Rezeption, Transkription) (abgerufen Abruf 04.10.2026)
2. 3CX Forum: Warteschlangen-Weiterleitung an extern (Erfahrungsbericht, ausgehende Regeln) (abgerufen Abruf 04.10.2026)