KI am Telefon und Schweigepflicht: Was Arztpraxen, Kanzleien und Steuerberater beachten

Ja, eine Arztpraxis, Kanzlei oder Steuerberatung darf einen externen KI-Telefondienst einsetzen, wenn der Dienstleister als mitwirkende Person eingebunden wird: nur so viel Zugang wie nötig, vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet, sorgfältig ausgewählt. Wer das versäumt, riskiert nach § 203 StGB Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Diese Seite ist ein Praxisleitfaden und keine Rechtsberatung. Sie ordnet die gesetzlichen Regeln für das Telefon ein und nennt Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können.

Warum das Telefon heikel ist

Am Telefon werden Geheimnisse ausgesprochen, oft ungefragt. Der Patient sagt, wofür er einen Termin braucht. Die Mandantin erzählt am Telefon, worum es im Streit geht. Der Anrufer nennt den Namen des Steuerberaters seines Vaters. Schon die Tatsache, dass jemand Mandant oder Patient ist, kann ein geschütztes Geheimnis sein.

Wenn ein KI-Dienst ans Telefon geht, hört, verarbeitet und speichert er solche Angaben. Aus Sicht des Strafrechts ist er dann jemand, dem Geheimnisse zugänglich werden.

Was § 203 StGB sagt

§ 203 Abs. 1 StGB bestraft, wer „unbefugt ein fremdes Geheimnis“ offenbart, das ihm unter anderem als Arzt, Zahnarzt, Angehörigem eines anderen Heilberufs, Rechtsanwalt, Notar, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater anvertraut oder sonst bekannt geworden ist. Die Strafe: Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Für externe Hilfen hat der Gesetzgeber 2017 eine Brücke gebaut. Nach Abs. 3 Satz 2 dürfen die Berufsgeheimnisträger fremde Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen offenbaren, „die an ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit mitwirken, soweit dies für die Inanspruchnahme der Tätigkeit der sonstigen mitwirkenden Personen erforderlich ist“. Ein externer Telefondienst kann eine solche mitwirkende Person sein. Das Offenbaren gegenüber ihm ist dann nicht unbefugt.

Die Brücke hat zwei Geländer, und beide stehen im Gesetz.

Das erste ist die Erforderlichkeit. Der Dienstleister darf nur das erfahren, was er für seine Aufgabe braucht. Ein Telefondienst, der Anliegen aufnimmt und Termine vereinbart, braucht keine Befunde.

Das zweite ist die Verpflichtung. Nach Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 macht sich strafbar, wer nicht dafür Sorge getragen hat, dass eine mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, und wenn diese dann ein Geheimnis unbefugt offenbart. Das heißt: Die Verpflichtung ist keine Förmlichkeit. Fehlt sie, kann sie für Sie selbst strafrechtlich relevant werden. Die mitwirkende Person selbst macht sich nach Abs. 4 Satz 1 ebenfalls strafbar, wenn sie ein ihr bekanntgewordenes Geheimnis unbefugt offenbart.

Was Berufsrecht und Steuerberatungsgesetz zusätzlich verlangen

Für Rechtsanwälte regelt § 43e BRAO die Einbindung von Dienstleistern, für Steuerberater § 62a StBerG. Beide Vorschriften gehen davon aus, dass Sie den Dienstleister sorgfältig auswählen, ihm den Zugang auf das Notwendige begrenzen und ihn schriftlich oder in Textform auf die Geheimhaltung verpflichten, mit Hinweis auf die strafrechtlichen Folgen. Wird der Dienstleister im Ausland tätig, enthalten die Vorschriften zusätzliche Voraussetzungen. Lesen Sie den jeweiligen Paragrafen im Original nach und prüfen Sie, welche Details für Ihre Kammer gelten.

Für Ärztinnen, Zahnärzte und andere Heilberufe sieht § 203 StGB dieselbe Konstruktion vor. Das Berufsrecht der Landesärztekammern und Landeszahnärztekammern ergänzt sie. Fragen Sie Ihre Kammer nach deren Hinweisen zur Einbindung externer Dienstleister.

Der AV-Vertrag ist eine zweite, eigene Pflicht

Unabhängig vom Strafrecht verlangt die DSGVO in Art. 28 einen Vertrag, wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Er regelt Zweck, Art der Daten, Dauer, Unterauftragnehmer und technische und organisatorische Maßnahmen. Der AV-Vertrag und die Verschwiegenheitsverpflichtung sind zwei Dokumente mit zwei Rechtsgrundlagen. Der eine ersetzt den anderen nicht, auch wenn sie oft zusammen geliefert werden.

Für Gesundheitsdaten gilt zusätzlich Art. 9 DSGVO, der besondere Kategorien personenbezogener Daten besonders schützt. Wer am Telefon Daten zur Gesundheit verarbeitet, braucht dafür eine tragfähige Grundlage.

Datenminimierung: weniger hören, weniger speichern

Die sicherste Verschwiegenheit ist die, bei der das Geheimnis gar nicht erst entsteht. Drei Regeln helfen im Alltag.

Erstens: Keine Diagnosen am Telefon. Der KI-Empfang nimmt auf, dass jemand einen Termin möchte und ob es dringend ist. Er fragt nicht nach Beschwerden im Einzelnen. Das lässt sich in der Anweisung für die KI festlegen, und es sollte dort schriftlich stehen.

Zweitens: Sparsame Speicherung. Legen Sie fest, welche Angaben der Vorgang enthält und wie lange er bleibt. Name, Rückrufnummer und Anliegen in einem Satz reichen meist. Eine Gesprächsaufzeichnung oder ein vollständiges Wortprotokoll brauchen Sie dafür in der Regel nicht.

Drittens: Eine Notfallregel. Wer von Brustschmerzen oder einer Frist berichtet, die morgen abläuft, darf nicht in einer Schleife hängen bleiben. Legen Sie fest, wann der Anruf sofort an eine Person weitergeleitet wird.

Fragen an jeden Anbieter

Diese Fragen können Sie vorab schriftlich stellen. Die Antworten gehören in Ihre Unterlagen.

1. Liegt eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Hinweis auf § 203 StGB vor, und gilt sie auch für Unterauftragnehmer?
2. Gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit Liste der Unterauftragnehmer und ihrer Standorte?
3. Wird Ton aufgezeichnet oder gespeichert? Wird das Gespräch als Text gespeichert, und wie lange?
4. Wer bei Ihnen hat Zugriff auf Gesprächsinhalte, und wird das protokolliert?
5. Werden Gesprächsdaten zum Training von Sprachmodellen genutzt?
6. Lässt sich die Anweisung so einstellen, dass keine Gesundheits- oder Mandatsdetails abgefragt werden?
7. Wie werden Daten gelöscht, wenn der Vertrag endet?

Was Telofy dafür bietet

Zu jedem Telofy-Konto gehört im Portal ein Satz Rechtsdokumente. Das sind Auftragsverarbeitungsvertrag, Liste der Unterauftragsverarbeiter, technische und organisatorische Maßnahmen und eine Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit als Anlage zum AV-Vertrag. Die Erklärung gilt nach ihrem Text für Kunden, die einer Schweigepflicht nach § 203 StGB unterliegen, und ist mit Vertragsschluss vereinbart. Es entsteht grundsätzlich keine dauerhafte Tonaufzeichnung, und das Wortprotokoll ist im Ausgangszustand aus. Welche Datenschutzfunktionen im Einzelnen enthalten sind, zeigt die Datenschutzseite. Ob die Einbindung bei Ihnen den Vorgaben Ihrer Kammer entspricht, bleibt Ihre Prüfung.

Branchenseiten für den Alltag am Empfang: Arztpraxis, Anwaltskanzlei, Steuerberatung. Und weil auch der erste Satz am Telefon rechtlich geregelt ist: Muss eine KI sagen, dass sie KI ist?

Wenn Sie hören möchten, wie das klingt: Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein, kurz darauf ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang an.

Quellen

1. § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen (Abs. 1, 3, 4) (abgerufen Stand 04.10.2026)
2. § 43e BRAO: Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen Stand 04.10.2026)
3. § 62a StBerG: Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen Stand 04.10.2026)
4. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 9 und 28 (EUR-Lex) (abgerufen Stand 04.10.2026)