Ansagetexte für Arzt- und Zahnarztpraxen

Eine Praxisansage braucht den Praxisnamen, die Sprechzeiten oder das Rückkehrdatum und einen korrekten Notfallhinweis. Für Arztpraxen ist das der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116 117, bei Lebensgefahr der Notruf 112. Zahnarztpraxen verweisen auf den zahnärztlichen Notdienst ihrer Region, nicht auf die 116 117.

Der Notfallhinweis: was stimmt

Die 116 117 ist die bundesweite Nummer des ärztlichen Bereitschaftsdienstes für Beschwerden, mit denen Patienten sonst in die Praxis gehen würden. Sie ist rund um die Uhr erreichbar und mit deutschem Telefonvertrag kostenlos. Sie ist laut 116117.de nicht für zahnärztliche Fälle zuständig, dafür gibt es regionale zahnärztliche Notdienste. Bei lebensbedrohlichen Notfällen gilt die 112. Diese Aussagen stammen von der Seite des Bereitschaftsdienstes, siehe Quellen.

Nennen Sie in der Zahnarztansage deshalb keine Nummer, die Sie nicht kennen. Haben Sie die Rufnummer des Notdienstes Ihrer Kassenzahnärztlichen Vereinigung, schreiben Sie sie direkt hinein. Sonst reicht „zahnärztlicher Notdienst Ihrer Region“ mit dem Hinweis, wo er zu finden ist, etwa im Aushang oder auf Ihrer Website.

Zehn Vorlagen

1. Arztpraxis, außerhalb der Sprechzeiten (ca. 17 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Praxis [Name]. Wir sind derzeit nicht erreichbar. Unsere Sprechzeiten sind [Zeiten]. Außerhalb der Sprechzeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117. Bei lebensbedrohlichen Notfällen wählen Sie bitte sofort die 112.

2. Arztpraxis, Urlaub mit Vertretung (ca. 19 Sekunden)

Guten Tag, hier ist die Praxis [Name]. Wir sind bis einschließlich [Datum] im Urlaub. Vertreten werden wir von [Praxis, Nummer]. Ab [Wochentag, Datum] sind wir wieder für Sie da. In dringenden Fällen erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117, bei Lebensgefahr die 112.

3. Arztpraxis, Mittagspause (ca. 13 Sekunden)

Guten Tag, Praxis [Name]. Wir sind in der Mittagspause und ab [Uhrzeit] Uhr wieder für Sie erreichbar. Bitte rufen Sie dann noch einmal an. Bei einem Notfall wählen Sie die 112.

4. Arztpraxis, Rezepte und Überweisungen (ca. 20 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Praxis [Name]. Wir können Ihren Anruf gerade nicht annehmen. Rezepte und Überweisungen bestellen Sie bitte über [Weg, zum Beispiel unsere Website]. Für alles andere rufen Sie bitte zu den Sprechzeiten an, [Zeiten]. Bei Lebensgefahr wählen Sie die 112.

5. Zahnarztpraxis, außerhalb der Sprechzeiten (ca. 18 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Zahnarztpraxis [Name]. Wir sind derzeit nicht erreichbar. Unsere Sprechzeiten sind [Zeiten]. Bei Zahnschmerzen oder einem Unfall außerhalb dieser Zeiten wenden Sie sich bitte an den zahnärztlichen Notdienst Ihrer Region. Bei Lebensgefahr wählen Sie die 112.

6. Zahnarztpraxis, Notdienst mit eigener Nummer (ca. 18 Sekunden)

Guten Tag, hier ist die Zahnarztpraxis [Name]. Wir sind bis einschließlich [Datum] im Urlaub. Den zahnärztlichen Notdienst erreichen Sie unter [Nummer des Notdienstes Ihrer Region]. Ab [Wochentag, Datum] sind wir wieder für Sie da. Bei Lebensgefahr wählen Sie bitte die 112.

7. Zahnarztpraxis, Mittagspause (ca. 12 Sekunden)

Guten Tag, Zahnarztpraxis [Name]. Wir sind bis [Uhrzeit] Uhr in der Mittagspause. Danach sind wir gern wieder für Sie da. Bitte rufen Sie dann noch einmal an.

8. Mit Rückruf, Datenschutz beachten (ca. 20 Sekunden)

Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Praxis [Name]. Wir sind gerade in der Behandlung. Bitte nennen Sie nach dem Signalton nur Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Medizinische Einzelheiten besprechen wir im Rückruf. Wir melden uns in der Regel noch heute. Bei Lebensgefahr wählen Sie die 112.

9. Praxis geschlossen, Brückentag (ca. 15 Sekunden)

Guten Tag, Praxis [Name]. Am [Datum] ist unsere Praxis geschlossen. Ab [Wochentag, Datum] erreichen Sie uns wieder zu den Sprechzeiten. Bei dringenden Beschwerden erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116 117, bei Lebensgefahr die 112.

10. Locker, für Praxen mit jüngerem Publikum (ca. 17 Sekunden)

Hallo und danke für Ihren Anruf bei [Name]. Wir sind gerade im Urlaub und ab dem [Datum] wieder für Sie da. Dringende Fälle gehen an den Bereitschaftsdienst unter 116 117. Bei Lebensgefahr rufen Sie sofort die 112 an.

Der Hinweis auf 116 117 und 112 gehört bei Arztpraxen in jede Ansage, die Zeiten ohne Besetzung abdeckt. Prüfen Sie nach Änderungen im Bereitschaftsdienst Ihrer Region, ob die Texte noch stimmen.

Was sonst in die Ansage gehört

Nennen Sie am Anfang den Praxisnamen und danach den Grund. Sagen Sie klar, wann Sie wieder erreichbar sind. Bitten Sie Patienten, nur Namen, Nummer und ein Stichwort zu nennen. Gesundheitsdaten gehören nicht aufs Band. Und: Versprechen Sie einen Rückruf nur mit Zeitrahmen, den Sie halten können.

Typische Fehler

• Falsche oder fehlende Notfallnummer. Das ist der Fehler mit den meisten Folgen.
• 116 117 in der Zahnarztansage. Die Nummer gilt laut 116117.de nicht für Zahnärzte.
• Urlaubsansage ohne Vertretung, obwohl eine bekannt ist.
• Sprechzeiten in der Ansage, die nicht mehr stimmen.
• Zu lange Ansagen: Wer in Schmerzen anruft, hört nicht eine Minute zu.

Selbst erzeugen

Der Ansagetext-Generator für Arztpraxen setzt Notfallhinweise korrekt ein; für Zahnärzte nutzen Sie diese Voreinstellung.

Statt Ansage: Telofy nimmt den Anruf an

Eine Ansage informiert, aber sie vergibt keine Termine. Telofy nimmt den Anruf an, beantwortet Fragen zur Praxis und hält Terminwünsche und Anliegen fest, die Sie anschließend prüfen. Telofy schreibt nicht in Ihre Praxissoftware und gibt keine medizinischen Auskünfte. Mehr dazu auf der Seite für Arztpraxen und Zahnarztpraxen. Den Vorführ-Anruf starten Sie, indem Sie Ihre Website auf telofy.de eintragen. Der Starter-Tarif kostet 89 Euro im Monat.

Quellen

1. 116117.de: Ärztlicher Bereitschaftsdienst (Kassenärztliche Bundesvereinigung) (abgerufen 04.10.2026)