KI-Anrufweiterleitung: Der Anrufer wird erst gefragt, dann verbunden

Eine KI-Anrufweiterleitung nimmt jeden Anruf zuerst selbst an, klärt das Anliegen im Gespräch und leitet nur dann an einen Menschen weiter, wenn eine Ihrer Regeln es verlangt. Der Unterschied zur klassischen Rufumleitung: Dort klingelt es an der Zielnummer, egal worum es geht. Hier entscheidet das Gespräch.

Was ist eine KI-Anrufweiterleitung?

Der Anrufer wählt Ihre bekannte Nummer. Statt Besetztzeichen, Mailbox oder einem Sprachmenü meldet sich ein digitaler Mitarbeiter, der zu Beginn kurz sagt, dass es sich um eine KI handelt. Die Frage nach dem Anliegen folgt sofort. Was sich aus Ihrem hinterlegten Wissen beantworten lässt, beantwortet Telofy, und währenddessen prüft es Ihre Regeln. Trifft eine zu, wird der Anruf an die von Ihnen genannte Nummer übergeben. Trifft keine zu, erledigt der digitale Mitarbeiter das Anliegen selbst und legt Ihnen das Ergebnis als fertigen Vorgang ins Portal.

Das Ziel ist nicht, Menschen am Telefon zu ersetzen. Das Ziel ist, dass Ihr Telefon nur noch klingelt, wenn Sie wirklich gebraucht werden. Der Hinweis auf die KI ist übrigens Pflicht: Seit dem 2. August 2026 muss laut Verbraucherzentrale Bayern bereits bei Beginn der ersten Interaktion klar auf den KI-Einsatz hingewiesen werden. Bei Telofy steht dieser Hinweis immer vor Ihrer eigenen Begrüßung und lässt sich nicht abschalten.

KI-Anrufweiterleitung oder Rufumleitung: der Unterschied

Eine Rufumleitung stellen Sie bei Ihrem Telefonanbieter ein. Sie kennt nur drei Bedingungen: immer, bei besetzt, bei keiner Antwort. Sie weiß nicht, wer anruft und was er will. Wie sie funktioniert, steht im Ratgeber Rufumleitung einrichten.

Das Sprachmenü hat seine Berechtigung, vor allem in größeren Anlagen: Laut Preisseite von sipgate (Abruf 26.10.2026) gehört es dort zum Tarif business L. Es setzt aber voraus, dass der Anrufer die Struktur Ihres Betriebs kennt. Wer „Drücken Sie 2 für die Buchhaltung“ hört, aber eigentlich eine Rechnungsfrage zur letzten Lieferung hat, wählt oft falsch oder legt auf. Im Gespräch sagt er einfach, was er möchte.

Wann leitet die KI weiter? Regeln im Überblick

Jede Regel besteht aus einer Bedingung und einer Aktion. Telofy prüft die Regeln von oben nach unten, in der Reihenfolge, die Sie festlegen.

Bedingungen

• Immer: bei jedem Anruf, zum Beispiel für eine Vertretung, die alles selbst annimmt.
• Außerhalb der Öffnungszeiten: gilt, sobald Ihr Betrieb laut hinterlegten Zeiten geschlossen hat.
• Der Anrufer möchte einen Menschen sprechen: er sagt es, die Regel greift.
• Stichwort: Sie tragen bis zu vier Wörter je Regel ein, zum Beispiel „Notfall“, „Wasserschaden“ oder „Gericht“. Fällt eines im Gespräch, greift die Regel.

Aktionen

• Telofy antwortet selbst.
• Telofy leitet an eine Rufnummer weiter.
• Telofy nimmt eine Nachricht auf.

Eine Bedingung „Dringlichkeit“ als solche gibt es nicht. Dringendes erkennen Sie über Stichwörter: Sie legen fest, welche Wörter in Ihrem Betrieb auf einen Notfall hindeuten. Unabhängig davon bewertet Telofy jeden Anruf nach dem Gespräch und zeigt Ihnen die Dringlichkeit in der Zusammenfassung.

Beispiele aus fünf Betrieben

Sanitärbetrieb. Regel 1: Fällt das Stichwort „Wasserschaden“ oder „Rohrbruch“, wird sofort an die Notdienst-Nummer weitergeleitet. Regel 2: Außerhalb der Öffnungszeiten nimmt Telofy eine Nachricht auf. Alles andere beantwortet Telofy selbst oder bucht einen Termin.

Steuerberatung. Regel 1: Wünscht der Anrufer einen Menschen, wird an die Durchwahl des Sekretariats übergeben. Regel 2: Das Stichwort „Prüfung“ oder „Finanzamt“ leitet an die Partnerin weiter. Fristen- und Terminfragen beantwortet Telofy aus dem hinterlegten Wissen.

Hotel. Regel 1: Das Stichwort „Notfall“ geht an die Handy der Hausleitung. Regel 2: Außerhalb der Öffnungszeiten nimmt Telofy Anfragen und Rückrufwünsche auf. Fragen zu Frühstückszeiten oder Anreise beantwortet Telofy sofort.

Autowerkstatt. Regel 1: „Pannenhilfe“ oder „liegen geblieben“ geht auf das Bereitschaftshandy. Regel 2: Wer den Meister persönlich sprechen will, wird verbunden. Terminwünsche für den Reifenwechsel nimmt Telofy selbst auf.

Kanzlei. Regel 1: „Haftbefehl“ oder „Festnahme“ geht sofort an den Strafverteidiger. Alle anderen Neuanfragen werden aufgenommen und mit Zusammenfassung im Portal abgelegt.

Was bei der Weiterleitung passiert

Weitergeleitet wird an eine Rufnummer je Regel, entweder vor dem eigentlichen Gespräch oder mitten darin. Beim Empfänger erscheint die Nummer Ihres Betriebs. Das ist wichtig, damit Ihre Vertretung weiß, dass ein Kundenanruf ankommt.

Die Weiterleitung ist blind: Ist der Anruf übergeben, gehört er dem Ziel. Nimmt dort niemand ab, landet der Anrufer bei der Mailbox des Ziels, eine Rückgabe an Telofy gibt es dann nicht. Kommt die Weiterleitung gar nicht erst zustande, bleibt Telofy am Apparat. Vor dem Gespräch spricht es normal weiter, mitten im Gespräch nimmt es eine Nachricht für den Rückruf auf. Der Anrufer landet also nie im Leeren.

Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Erstens gibt es je Regel nur eine Zielnummer. Ein Durchklingeln mehrerer Nummern nacheinander ist nicht vorgesehen. Wer mehrere Ansprechpartner hat, legt mehrere Regeln an, etwa nach Stichwort oder Uhrzeit. Zweitens gelten die Regeln für eingehende Anrufe. Bei ausgehenden Anrufen, etwa einem Rückruf, spricht Telofy immer selbst.

KI-Anrufweiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten

Der häufigste Einsatz ist der Feierabend. Die Regel „außerhalb der Öffnungszeiten“ kann Telofy antworten lassen, eine Nachricht aufnehmen oder bei Bedarf an die Bereitschaft weiterleiten. Kombiniert mit einem Stichwort entsteht ein sauberer Bereitschaftsdienst: Nachts klingelt es nur bei „Notfall“, alles andere liegt am Morgen als fertiger Vorgang bereit. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und Notdienst und Bereitschaft.

So richten Sie die Weiterleitung ein

1. Nummer klären: Ihre bisherige Nummer bleibt. Sie leiten sie bei Ihrem Telefonanbieter auf die Telofy-Zielnummer um. Die Schritte stehen unter Eigene Nummer behalten.
2. Öffnungszeiten hinterlegen: Sie sind die Grundlage für die Bedingung „außerhalb der Öffnungszeiten“.
3. Regeln anlegen: Im Portal unter „Weiterleiten & Nachrichten“. Zwei Vorlagen helfen beim Start: Notfall-Weiterleitung und Nachricht außerhalb der Öffnungszeiten. Mehr dazu in der Hilfe Wann leitet Ihr Mitarbeiter weiter?.
4. Testen: Rufen Sie selbst an und sagen Sie ein Stichwort. Jede Regel lässt sich einzeln ein- und ausschalten.

Alle Tarife enthalten die Anrufregeln und die Weiterleitung. Der Tarif Starter kostet 89 € im Monat und enthält 800 Gesprächsminuten, einen Mitarbeiter und eine Rufnummer. Bei jährlicher Zahlung sind es 79 € im Monat. Eine Telefonanlage direkt per SIP-Trunk anzubinden, ist ab dem Tarif Business möglich. Alle Funktionen stehen auf der Seite Funktionen.

Für wen sich KI-Anrufweiterleitung lohnt

Sie lohnt sich, wenn Ihr Telefon oft klingelt, aber nur ein Teil der Anrufe wirklich Sie braucht. Das trifft auf Praxen, Kanzleien, Handwerksbetriebe und Werkstätten genauso zu wie auf kleine Hotels. Weniger geeignet ist sie, wenn fast jeder Anruf persönlich bei einer bestimmten Person landen muss, oder wenn mehrere Nummern parallel klingeln sollen. Dann ist eine klassische Telefonanlage mit Gruppenruf die bessere Wahl, optional mit Telofy dahinter für Nacht und Mittag.

Quellen

1. Verbraucherzentrale Bayern: KI-Kennzeichnung ist jetzt Pflicht (05.08.2026) (abgerufen 2026-10-26)
2. sipgate: Preise Cloud-Telefonanlage (Sprachmenü ab business L) (abgerufen 2026-10-26)