Wann leitet er an einen Menschen weiter?

Ohne eigene Regeln antwortet er immer selbst

Solange Sie keine Regel anlegen, übernimmt Ihr Mitarbeiter jedes Gespräch selbst. Erst unter „Weiterleiten & Nachrichten“ legen Sie fest, wann er stattdessen weiterleitet oder nur eine Nachricht aufnimmt.

Vier Bedingungen, drei Aktionen

Jede Regel besteht aus einer Bedingung und einer Aktion.

Bedingungen zur Auswahl:

• Bei jedem Anruf
• Außerhalb der Öffnungszeiten
• Wenn der Anrufer einen Menschen sprechen möchte
• Wenn der Anrufer ein bestimmtes Wort erwähnt: Sie tragen das Stichwort selbst ein, zum Beispiel „Notfall“

Aktionen zur Auswahl:

• Ihr Mitarbeiter antwortet selbst
• An eine externe Nummer weiterleiten
• Eine Nachricht aufnehmen

Die Reihenfolge entscheidet

Regeln werden von oben nach unten geprüft, in der Reihenfolge, die Sie im Feld „Reihenfolge“ festlegen. Eine Regel, die erst abwartet, was der Anrufer sagt, etwa ein Stichwort oder der Wunsch nach einem Menschen, greift erst, nachdem alle Regeln darüber geprüft wurden, und gar nicht, wenn der Anrufer nichts Passendes sagt.

Weiterleitung ist blind

Leitet Ihr Mitarbeiter an eine externe Nummer weiter, geschieht das blind: Nimmt dort niemand ab, landet der Anrufer bei der Mailbox des Ziels. Es gibt keine Rückgabe an Ihren Mitarbeiter.

Nur für eingehende Anrufe

Diese Regeln gelten ausschließlich für eingehende Anrufe. Bei ausgehenden Anrufen, etwa einem Rückruf, antwortet Ihr Mitarbeiter immer selbst.

Schnellstart-Vorlagen

Haben Sie noch keine Regel, bietet Ihnen das Portal zwei fertige Vorlagen an: „Notfall-Weiterleitung einrichten“ leitet bei einem Stichwort sofort an eine Nummer Ihrer Wahl weiter. „Nachricht außerhalb der Öffnungszeiten“ lässt Ihren Mitarbeiter außerhalb der Öffnungszeiten eine Nachricht aufnehmen, statt selbst zu antworten. Beide können Sie danach frei anpassen.

Jede Regel lässt sich einzeln mit einem Schalter aktivieren oder deaktivieren, ohne sie zu löschen.