RA-MICRO Telefon-Assistent und KI-Telefon in der Kanzlei: der Unterschied

Der „Telefon-Assistent“ in RA-MICRO ist laut Herstellerhilfe eine Telefonanbindung: Er erkennt eingehende Anrufe, ordnet sie Adressen und Akten zu und wählt aus der Software. Er nimmt keine Anrufe an und ist keine KI. Ein KI-Telefonempfang wie Telofy geht dort ans Telefon, wo niemand abhebt. Beide Dinge ergänzen sich.

Wer „RA-MICRO Telefonassistent“, „RA-MICRO Telefonassistent installieren“ oder „RA-MICRO KI Assistent“ sucht, meint oft zwei verschiedene Dinge. Das Wort „Assistent“ führt in die Irre. Diese Seite sortiert es, ohne eine der beiden Lösungen kleinzureden.

Was der RA-MICRO Telefon-Assistent ist

Die Angaben stammen aus der Online-Hilfe von RA-MICRO (abgerufen am 06.10.2026). Danach verbindet der Telefon-Assistent RA-MICRO mit der Telefonanlage der Kanzlei. Er leistet Folgendes:

• Er erkennt eingehende Anrufe und prüft, ob die Rufnummer in einer Adresse gespeichert ist. Die Adressnummer kann automatisch eingelesen werden.
• Er leitet ausgehende Telefonate aus der Software ein.
• Er verknüpft Gespräche mit Aktennummern.
• Er bietet Wahlwiederholung für unerledigte Gespräche und Telefonauswahl nach Adresse oder Akte.
• Er hat eine Anruferliste, die sich aktualisieren lässt, und verwaltet Nummern ohne Anruferidentifizierung.

Der Menüpfad laut Hilfe: „W Nachrichten / Notizen“, dann Telefon-Assistent. Als Voraussetzung nennt die Hilfe, dass der Telefon-Assistent installiert und eingerichtet sein muss. Wie das bei Ihnen geht, hängt von Ihrer Telefonanlage ab. Fragen Sie dafür Ihre RA-MICRO-Betreuung oder Ihren Telefonanlagen-Anbieter.

In der Fachsprache heißt so etwas CTI (Computer Telephony Integration). Das Telefon und die Kanzleisoftware sprechen miteinander. Das spart Tipparbeit und Suchen, wenn jemand anruft, den Sie ohnehin annehmen.

Die Hilfe beschreibt nichts, was Anrufe selbstständig annimmt, Fragen stellt oder mit Anrufern spricht. Der Telefon-Assistent ist also eine Komfortfunktion für Anrufe, die jemand in der Kanzlei entgegennimmt.

Was RA-MICRO selbst an KI anbietet

RA-MICRO hat ein eigenes KI-Produkt, den JURA KI Assistent. Laut Herstellerseite (abgerufen am 06.10.2026) anonymisiert er Texte automatisch, bevor sie an KI-Modelle gehen, und prüft in den Antworten genannte Gesetze und Urteile. Er öffnet Dokumente aus RA-MICRO Essentials und der E-Akte 2 und gibt Ergebnisse in die Akte zurück. Das ist eine KI für Schriftsätze und Aktentexte, nicht für das Telefon. Bestellen lässt er sich im Online-Shop von RA-MICRO. Eine Telefon-KI nennt die Herstellerseite nicht.

Dass RA-MICRO das Thema KI ernst nimmt, zeigt auch eine Schulungsreihe zur KI-Kompetenz, die der Hersteller im September 2026 angekündigt hat (siehe Quellen).

Zwei Aufgaben, die nichts miteinander zu tun haben

Wichtig ist die letzte Spalte der Zeile „Schreibt in RA-MICRO“: Telofy hat keine Anbindung an RA-MICRO. Ein Anruf landet nicht als Eintrag in der Akte. Sie übernehmen, was Sie brauchen, aus dem Vorgang im Portal.

Wenn beides läuft: so greifen sie ineinander

Die Anrufe, die Sie annehmen, laufen weiter wie bisher. Der Telefon-Assistent erkennt den Mandanten, die Akte öffnet sich, Sie sprechen. Daran ändert ein KI-Empfang nichts.

Telofy setzen Sie dort ein, wo bisher der Anrufbeantworter oder das Klingeln ins Leere stand: in der Verhandlung, im Termin, in der Mittagspause, nach Feierabend. Das lässt sich per Regel steuern, zum Beispiel nur außerhalb der Geschäftszeiten oder wenn niemand innerhalb weniger Klingeltöne abhebt. Wie das geht, steht unter Rufumleitung einrichten.

Zur Telefonlast in Kanzleien finden wir keine belastbare, öffentlich belegte Zahl, die wir hier nennen könnten. Wie viele Anrufe bei Ihnen unbeantwortet bleiben, sehen Sie in der Anruferliste Ihrer Telefonanlage. Zählen Sie vier Wochen nach, bevor Sie etwas einrichten.

Was ein KI-Empfang in der Kanzlei aufnimmt

Telofy nimmt den Anruf an, stellt zu Beginn klar, dass es eine KI ist, und fragt die Punkte ab, die Sie vorgeben. Für eine Kanzlei sind das sinnvolle Pflichtfragen:

• Name und Rückrufnummer des Anrufers.
• Rechtsgebiet oder Anlass, in einem Satz: Kündigung, Verkehrsunfall, Mietstreit, Strafsache.
• Gegenseite, wenn der Anrufer sie nennt. Das hilft Ihnen bei der Kollisionsprüfung, bevor Sie zurückrufen.
• Frist oder Dringlichkeit. Fällt ein Stichwort wie „Frist“, „Haftbefehl“ oder „Zustellung heute“, leitet Telofy nach Ihrer Regel an eine Nummer Ihrer Wahl weiter, etwa Ihr Handy.
• Rückrufwunsch mit Zeitfenster.
• Termin, wenn Sie einen Kalender über cal.com verbunden haben (damit Google- oder Outlook-Kalender). Sonst nimmt Telofy den Terminwunsch als Vormerkung auf.

Aus dem Gespräch entsteht ein Vorgang im Portal. Sie bekommen eine Benachrichtigung per E-Mail, Telegram oder Push und sehen die Angaben auf einen Blick. Mehr dazu unter Anfragen qualifizieren und weiterleiten.

Was Telofy nicht tut

• Keine Rechtsauskunft. Telofy bewertet keinen Fall und sagt keine Erfolgsaussichten voraus. Fragt ein Anrufer danach, bietet der KI-Empfang einen Rückruf an.
• Kein Eintrag in RA-MICRO oder die Akte. Es gibt keine direkte Anbindung. Eine technische Schnittstelle (Webhook) kann Daten an Ihre IT übergeben, wenn Sie selbst etwas anbinden möchten.
• Keine Tonaufzeichnung. Gespeichert wird der Vorgang, nicht das Gespräch.

Das ist bewusst schlank: Die Mandatsanbahnung und die Akte bleiben bei Ihnen, der erste Kontakt ist aber erfasst, statt zu verfallen.

Schweigepflicht und Berufsrecht

Anwälte unterliegen der Verschwiegenheit nach § 203 StGB. § 43e BRAO regelt, unter welchen Bedingungen Dienstleister eingeschaltet werden dürfen: sorgfältig ausgewählt, in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet, auf das Notwendige begrenzt. Das gilt für Menschen wie für Software. Sie sollten vor dem Einsatz prüfen, ob die Verpflichtung vorliegt, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und wo Daten liegen. Bei Telofy liegen die Daten in der EU, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung steht im Portal. Die Einzelheiten zum Datenschutz stehen unter KI am Telefon und DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung: Ob der Einsatz für Ihre Kanzlei passt, entscheiden Sie, gegebenenfalls mit Ihrer Kammer.

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Anrufe zählen. Notieren Sie vier Wochen, wann niemand abhebt. Das bestimmt, ob Sie Telofy nur nach Feierabend oder auch tagsüber brauchen.
2. Pflichtfragen festlegen. Nehmen Sie die Liste oben und streichen oder ergänzen Sie.
3. Weiterleitungsregel wählen. Eine Nummer für Eilfälle, zum Beispiel Ihr Handy, bei Stichworten wie „Frist“.
4. Benachrichtigung wählen. E-Mail, Telegram oder Push.
5. Rufumleitung schalten. Bei Besetzt, Nichtmelden oder nur außerhalb der Geschäftszeiten, je nach Telefonanlage. Ihre Nummer bleibt erhalten, siehe Eigene Nummer behalten.
6. Testanruf. Rufen Sie mit einem fiktiven Mandantenfall an und prüfen Sie den Vorgang im Portal.
7. Telefon-Assistent unverändert lassen. Alles, was Sie in RA-MICRO eingerichtet haben, läuft weiter.

Brücke zu Telofy

Sehen Sie es sich mit Ihrer eigenen Kanzlei an: Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein. Kurz darauf ruft Ihr eigener KI-Empfang bei Ihnen an. Preise: Starter 89 € im Monat, monatlich kündbar (79 € bei jährlicher Zahlung), Pro 279 €, Business 469 €, jeweils netto, mit 800, 2.600 und 4.400 Minuten. Jede weitere Minute kostet 15 Cent. Alle Tarife finden Sie unter Preise.

Weiterlesen

• Telefonservice für Rechtsanwälte: Mensch oder KI?
• Telofy für Anwaltskanzleien
• Telofy für Notariate

Quellen

1. RA-MICRO Online-Hilfe: Telefon-Assistent (abgerufen 06.10.2026)
2. RA-MICRO: JURA KI Assistent (abgerufen 06.10.2026)
3. Born City: RA-MICRO startet Workshop-Serie zur KI-Kompetenz (02.09.2026) (abgerufen 06.10.2026)
4. § 43e BRAO: Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen 06.10.2026)
5. § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen (abgerufen 06.10.2026)