NFON Cloudya mit KI-Assistent: die eigene Lösung und der Weg über ein Rufumleitungsprofil

NFON bietet mit „Nia FrontDesk“ einen eigenen KI-Assistenten für die Cloud-Telefonie an. Einen externen KI-Empfang binden Sie über ein Rufumleitungsprofil in Cloudya an: Einstellungen, Rufumleitung, Profil mit der Zielnummer, Auslöser wie „Keine Antwort“ nach 5 bis 20 Sekunden oder „Immer“. Mit einem eigenen Profil und dem Funktionscode wechseln Sie bei Bedarf per Tastendruck.

Was NFON selbst an KI anbietet

Auf der Seite zum Intelligent Assistant beschreibt NFON „Nia FrontDesk“ als KI-gestützte digitale Rezeption. Sie begrüßt Anrufer, beantwortet häufige Fragen und leitet nach dem Anliegen weiter, rund um die Uhr, in mehreren Sprachen und mit Rückfalloptionen. Voraussetzung ist laut NFON die Integration in die NFON Cloud-Telefonie; konfiguriert wird im NFON Portal. Preise nennt die Seite nicht, dafür gibt es einen Kontaktweg zu NFON (Abruf 06.10.2026). Als Zielgruppen führt NFON unter anderem Gesundheitswesen, Versicherungen, Finanzdienstleister, Einzelhandel und die öffentliche Verwaltung auf.

Gerade für Unternehmen mit vielen Nebenstellen, die ohnehin NFON-Partner betreuen, ist das ein stimmiger Weg. Ein externer KI-Empfang lohnt sich eher für kleinere Betriebe, die nur einen Teil ihrer Anrufe abfangen, oder die KI unabhängig von der Anlage betreiben möchten.

So richten Sie das Rufumleitungsprofil in Cloudya ein

Cloudya arbeitet mit Rufumleitungsprofilen. Die Angaben folgen dem Handbuch zur Cloudya Desktop-App und einem Anwenderbericht zur Web-App, Abruf 06.10.2026. Je nach Version heißen die Menüs leicht anders.

1. Besorgen Sie die Zielnummer des KI-Empfangs. Bei Telofy steht sie im Portal.
2. Öffnen Sie die Cloudya Web-App und gehen Sie auf „Einstellungen“, dann „Rufumleitung“.
3. Bearbeiten Sie das Standardprofil oder legen Sie über das Plus-Symbol ein neues Profil an, etwa „Feierabend“. Laut Handbuch sind bis zu zehn Profile möglich, das Standardprofil lässt sich nicht löschen.
4. Wählen Sie den Auslöser aus und tragen Sie die externe Rufnummer samt Vorwahl als Ziel ein.
5. Aktivieren Sie das Profil und rufen Sie zum Test die Geschäftsnummer von einem Handy aus an.

Mit der Mobile-App ändern Sie nur das Standardprofil. Wollen Sie mehrere Profile, nutzen Sie die Web-App.

Immer, bei besetzt, nach Sekunden, nicht erreichbar

Das Handbuch nennt vier Auslöser, die Sie einzeln ein- und ausschalten:

• Immer: Alle Anrufe gehen sofort an das Ziel. Sinnvoll in den Betriebsferien oder an Brückentagen.
• Besetzt: Die Umleitung greift, wenn die Nebenstelle gerade belegt ist.
• Keine Antwort: Die Umleitung greift nach einer einstellbaren Verzögerung von 5, 10, 15 oder 20 Sekunden.
• Nicht registriert: Das Gerät ist offline, etwa bei Internetausfall. Für diesen Fall ist eine Umleitung auf eine externe Nummer ein möglicher Notweg.

Mögliche Ziele sind eine Rufnummer, die Voicemail oder ein Besetztton. Für eine zeitliche Steuerung nutzen Sie die Profile: Ein Profil „Büro“ mit Umleitung nur bei besetzt und keine Antwort, ein Profil „Feierabend“ mit Auslöser „Immer“ auf die Nummer des KI-Empfangs. NFON beschreibt außerdem Funktionscodes: Mit der Ziffernfolge Stern 10 und der Profilnummer aktivieren Sie ein Profil vom Tischtelefon aus, Stern 11 mit der Zielnummer schaltet eine dauerhafte Umleitung ein, zwei Sternchen vor der 11 schalten sie wieder aus. Eine automatische Zeitsteuerung nach Uhrzeit beschreiben die Fundstellen nicht; sie läuft bei Cloudya über das Umschalten der Profile. Prüfen Sie im Handbuch, ob Ihre Version eine Zeitsteuerung anbietet. Grundlagen dazu: Rufumleitung nach Uhrzeit und Rufumleitung nach Sekunden.

Die „selektive Rufumleitung“ des Handbuchs trennt nach Anrufern, etwa anonyme Anrufe, interne Anrufe, Vorwahlen oder bestimmte Kontakte. Damit können Sie zum Beispiel Stammkunden weiter an Ihr Handy legen und unbekannte Nummern an den KI-Empfang.

Worauf Sie bei NFON achten sollten

Kosten. Die abgerufenen Handbuchseiten nennen keine Kosten für Umleitungen auf externe Nummern. Ob sie in Ihren Tarif fallen, steht in Ihrer Leistungsbeschreibung oder erfahren Sie bei Ihrem NFON-Partner. Fragen Sie das vor dem ersten Einsatz.

Wer ändert, was. In vielen Firmen konfiguriert ein Partner die Anlage und vergibt Rechte. Haben Sie den Menüpunkt Rufumleitung nicht, liegt das oft an den Rechten, nicht an der Anlage.

Profil dokumentieren. Wenn Sie bei Feierabend das Profil umschalten, merken Sie sich, wer das am Morgen zurückschaltet. Steht „Immer“ aktiv, klingelt tagsüber kein Telefon mehr.

Testen mit mehreren Szenarien. Probieren Sie besetzt, keine Antwort und Offline einzeln aus.

Anrufbeantworter von NFON und KI-Empfang im Vergleich

Wann sich was lohnt

Haben Sie Dutzende Nebenstellen und ein NFON-Projekt mit Partner, ist Nia FrontDesk der naheliegende Weg. Haben Sie eine kleine Mannschaft, vielleicht ein paar Nebenstellen, wählen Sie die Umleitung. Beispiele: eine Zahnarztpraxis, ein Steuerbüro in der Abgabefrist oder ein Hotel mit Nachtanrufen. Die Aufgabe Während Sie arbeiten beschreibt den typischen Alltag. Vergleichbare Anleitungen: 3CX, Starface, Fritzbox. Bei Praxen und Steuerbüros gilt die Schweigepflicht (§ 203 StGB); sachliche Hinweise finden Sie unter KI am Telefon und DSGVO, eine Rechtsberatung ist das nicht.

Einen KI-Empfang daneben hören

Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein. Kurz darauf ruft Ihr eigener KI-Empfang Sie an. Telofy nimmt Anrufe an, sagt zu Beginn, dass eine KI spricht, stellt Ihre Pflichtfragen, legt den Vorgang im Portal ab und benachrichtigt Sie per E-Mail, Telegram oder Push. Bei Bedarf leitet es per Regel an eine Nummer weiter, zum Beispiel wenn der Anrufer einen Menschen verlangt. Ab dem Tarif Business gibt es auch einen SIP-Trunk. Es gibt keine Tonaufzeichnung, die Daten liegen in der EU. Starter kostet 89 Euro im Monat (79 Euro bei jährlicher Zahlung), ist monatlich kündbar und enthält 800 Gesprächsminuten. Jede weitere Minute kostet 15 Cent. Ihre Nummern bleiben bei NFON, siehe Eigene Nummer behalten; allgemeine Schritte stehen unter Rufumleitung einrichten, Preise unter Preise.

Quellen

1. NFON: Intelligent Assistant / Nia FrontDesk (abgerufen Abruf 06.10.2026)
2. NFON Handbuch Cloudya Desktop-App: Rufumleitung (Auslöser, Verzögerung, Profile, Funktionscodes) (abgerufen Abruf 06.10.2026)
3. NFON Handbuch Cloudya Web-App: Selektive Rufumleitung (abgerufen Abruf 06.10.2026)
4. Matthias Düsi: NFON Cloudya Rufumleitungsprofile per Web-App und Smartphone (Menüpfad Einstellungen, Rufumleitung) (abgerufen Abruf 06.10.2026)