Darf eine KI Telefonate aufzeichnen oder mitschreiben?
Tonaufnahme, Wortprotokoll und Zusammenfassung sind rechtlich verschiedene Dinge. Hier steht, was für welche gilt und wie Sie es dem Anrufer sagen.
Eine Tonaufnahme ohne Zustimmung des Anrufers ist nach § 201 StGB strafbar. Ein Transkript oder eine Zusammenfassung ist keine Tonaufnahme, fällt aber unter die DSGVO und braucht eine Rechtsgrundlage, eine Information an den Anrufer und eine Löschfrist. Am sichersten ist, nur das zu speichern, was Sie wirklich brauchen.
Diese Seite ist ein Praxisleitfaden und keine Rechtsberatung. Sie trennt die drei Fälle, die im Alltag oft vermischt werden: Ton, Text und Zusammenfassung.
Fall 1: Tonaufnahme
§ 201 Abs. 1 StGB lautet: „Mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer unbefugt 1. das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt oder 2. eine so hergestellte Aufnahme gebraucht oder einem Dritten zugänglich macht.“
Zwei Begriffe tragen die Vorschrift. Ein Telefonat zwischen einem Betrieb und einem Kunden ist in aller Regel „nichtöffentlich gesprochenes Wort“. Und „unbefugt“ bedeutet: ohne Zustimmung. Wer dem Mitschnitt zustimmt, ist nicht betroffen; deshalb beginnen viele Callcenter mit einer Ansage zur Aufzeichnung.
Wenn Sie aufzeichnen möchten, gilt als Faustregel: erst informieren, dann ausdrücklich fragen, dann nur bei einem Ja aufnehmen. Ob ein bloßes Weitersprechen nach der Ansage als Zustimmung genügt, wird unterschiedlich beurteilt. Der sichere Weg ist ein ausdrückliches Ja, das sich auch im Verlauf des Gesprächs wieder widerrufen lässt.
Auch die Weitergabe ist erfasst. § 201 Abs. 1 Nr. 2 bestraft das Gebrauchen oder Zugänglichmachen einer unbefugt hergestellten Aufnahme. Abs. 2 erfasst zusätzlich das unbefugte Abhören mit einem Abhörgerät und das öffentliche Mitteilen des Inhalts.
Daneben gilt die DSGVO. Stimme ist ein personenbezogenes Datum, die Aufnahme braucht also eine Rechtsgrundlage nach Art. 6. Bei einer Einwilligung muss sie freiwillig und informiert sein. Wer nur ein Ja bekommt, weil sonst nicht bedient wird, hat eine schwache Einwilligung.
Fall 2: Echtzeit-Verarbeitung ohne Speicherung
Die schwierigste Frage ist die Zwischenform. Ein KI-System hört zu, versteht und antwortet, ohne dass eine Audiodatei gespeichert wird. Ist das schon eine „Aufnahme auf einen Tonträger“? Der Wortlaut von § 201 knüpft an das Aufnehmen auf einen Tonträger an. Ob eine flüchtige, rein maschinelle Verarbeitung im Arbeitsspeicher darunter fällt, ist nach unserer Kenntnis nicht abschließend geklärt. Eine verbindliche Rechtsprechung dazu ist uns nicht bekannt, deshalb stellen wir hier keine Behauptung auf.
Praktisch heißt das: Wählen Sie ein System, das ohne Tonspeicher arbeitet, und prüfen Sie beim Anbieter, ob wirklich nirgends Audiodateien entstehen, auch nicht in Protokollen oder bei Unterauftragnehmern. Unabhängig von § 201 gilt die DSGVO ohnehin, denn auch die flüchtige Verarbeitung von Sprache ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten.
Fall 3: Transkript und Zusammenfassung
Ein Transkript, also der Gesprächstext, ist keine Aufnahme auf einen Tonträger. § 201 StGB greift hier nach seinem Wortlaut nicht. Das macht das Transkript aber nicht frei von Pflichten. Es enthält Namen, Telefonnummern und oft Inhalte, die der Anrufer nicht überall wiederfinden möchte.
Die DSGVO verlangt hier mehrere Dinge.
Rechtsgrundlage nach Art. 6: Bei einer Terminanfrage ist das oft die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, bei einer allgemeinen Anfrage das berechtigte Interesse. Beides setzt voraus, dass die Speicherung für den Zweck erforderlich ist.
Information nach Art. 13: Der Anrufer erfährt bei der Erhebung, wer verantwortlich ist, wofür die Daten genutzt werden und wie lange sie bleiben. Am Telefon läuft das über eine kurze Ansage und den Verweis auf die Datenschutzerklärung.
Datenminimierung und Speicherbegrenzung nach Art. 5: Es werden nicht mehr Daten gespeichert als nötig und nicht länger als nötig. Eine Zusammenfassung mit Name, Rückrufnummer und Anliegen ist in dieser Hinsicht fast immer die bessere Wahl als ein vollständiger Gesprächstext.
Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien (Art. 9): Wenn am Telefon Beschwerden oder Diagnosen vorkommen, steigen die Anforderungen. Wer der Schweigepflicht unterliegt, findet Hinweise auf der Seite KI am Telefon und Schweigepflicht.
Was Sie dem Anrufer sagen sollten
Zwei Informationen gehören an den Anfang. Erstens: dass eine KI spricht (siehe Muss eine KI sagen, dass sie KI ist?). Zweitens: was mit dem Gespräch passiert. Je nach System passt eine dieser Formulierungen.
Ohne Speicherung des Tons: „Das Gespräch wird nicht als Ton aufgezeichnet. Ich notiere Ihr Anliegen für unser Team.“
Mit Transkript: „Ich schreibe das Gespräch mit, damit wir Ihr Anliegen richtig bearbeiten können. Näheres steht in unserer Datenschutzerklärung.“
Mit Tonaufnahme: „Dürfen wir dieses Gespräch zur Qualitätssicherung aufzeichnen? Sie können jederzeit widersprechen.“ Fahren Sie nur fort, wenn der Anrufer ausdrücklich zugestimmt hat.
Verweisen Sie in der Datenschutzerklärung auf Telefonate mit KI, mit Zweck, Dauer der Speicherung und Empfängern.
Eine kurze Entscheidungshilfe
| Was Sie speichern | § 201 StGB | DSGVO |
|---|---|---|
| Tonaufnahme | Zustimmung nötig | Rechtsgrundlage, Information, Löschfrist |
| Vollständiges Transkript | nach Wortlaut nicht einschlägig | Rechtsgrundlage, Information, Löschfrist |
| Kurze Zusammenfassung mit Rückrufnummer | nicht einschlägig | Rechtsgrundlage, Information, Löschfrist |
Wo Telofy dazu steht
Bei Telofy entsteht grundsätzlich keine Audiodatei des Gesprächs, das liegt an der Bauweise und ist keine Einstellung. Das Wortprotokoll ist im Ausgangszustand aus und lässt sich bei Bedarf einschalten. Was gespeichert wird, ist der Vorgang im Portal, den Sie nach Ihren Fristen löschen. Die Details stehen auf der Seite Datenschutz bei Telofy. Wenn Sie hören möchten, wie der Hinweis am Anfang klingt: Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein, kurz darauf ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang an.
Quellen
- § 201 StGB: Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes (abgerufen Stand 04.10.2026)
- Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 5, 6, 9, 13 (EUR-Lex) (abgerufen Stand 04.10.2026)
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 50 (EUR-Lex) (abgerufen Stand 04.10.2026)
- Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe Künstliche Intelligenz und Datenschutz, 06.05.2024 (abgerufen Stand 04.10.2026)
Häufige Fragen dazu.
Ist ein Hinweis wie „Dieses Gespräch wird aufgezeichnet“ ausreichend?
Er informiert, ist aber nicht automatisch eine Zustimmung. Ob Weitersprechen als Einwilligung gilt, wird unterschiedlich beurteilt. Sicherer ist eine ausdrückliche Frage und ein ausdrückliches Ja, und ohne Ja keine Aufnahme.
Ist ein Transkript erlaubt, wenn keine Tonaufnahme entsteht?
§ 201 StGB knüpft nach seinem Wortlaut an die Aufnahme auf einen Tonträger an. Ein Transkript ist ein personenbezogenes Datum nach der DSGVO und braucht Rechtsgrundlage, Information des Anrufers und eine Löschfrist.
Reicht eine Zusammenfassung statt des vollen Gesprächs?
Meist ja, und sie ist datensparsamer. Name, Rückrufnummer und Anliegen genügen oft. Das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung in Art. 5 DSGVO.
Muss ich in der Datenschutzerklärung etwas ergänzen?
Ja. Der Anrufer muss nach Art. 13 DSGVO erfahren, wer verantwortlich ist, zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden, wie lange sie bleiben und wer Empfänger ist. Das gilt auch, wenn die Verarbeitung durch eine KI läuft.
Darf ich Gespräche zum Training der KI nutzen?
Das ist ein eigener Zweck, der gesondert zu rechtfertigen ist und in den Informationen genannt werden muss. Fragen Sie jeden Anbieter, ob Ihre Gesprächsdaten zum Training verwendet werden, und lassen Sie es sich im Vertrag zusichern.
Gilt § 201 auch, wenn die KI selbst das Gespräch führt?
Ob eine flüchtige, rein maschinelle Verarbeitung ohne gespeicherte Audiodatei eine Aufnahme im Sinne von § 201 ist, ist nach unserer Kenntnis nicht abschließend geklärt. Am sichersten ist ein System, bei dem gar kein Ton gespeichert wird.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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