Was kostet ein Telefonservice? Preise für Telefonsekretariat, Callcenter und KI

Ein Telefonservice kostet bei 100 Anrufen im Monat je nach Anbieter rund 140 bis 280 Euro netto, bei 600 Anrufen rund 800 bis 1.000 Euro. Die Rechnung besteht aus einer Grundgebühr und einem Preis je Anruf, manchmal nur aus Letzterem. Ein KI-Empfang kostet pauschal ab 79 Euro im Monat.

Welche Preismodelle gibt es?

Telefonsekretariate und Callcenter rechnen auf vier Arten ab, und die Preislisten mischen sie.

Grundgebühr plus Preis je Anruf. Das häufigste Modell. Sie zahlen monatlich einen festen Betrag und zusätzlich für jeden angenommenen Anruf. Größere Tarife haben eine höhere Grundgebühr und dafür einen niedrigeren Anrufpreis.

Nur Preis je Anruf. Keine Grundgebühr, keine Laufzeit. Das passt, wenn Sie nur selten Hilfe brauchen, wird aber schnell teuer.

Anrufpakete. Sie kaufen eine feste Zahl Anrufe im Voraus. Das drückt den Einzelpreis, bindet Sie aber oft über eine Mindestlaufzeit.

Minutenpreis. Bei Callcentern üblich. Hier entscheidet die Gesprächsdauer, nicht die Zahl der Anrufe.

Dazu kommen Posten, die in Vergleichen gern fehlen: Aufpreis für Abend, Nacht und Wochenende, Gebühren für Weiterleitungen auf Ihr Handy und eine eigene Rufnummer.

Was die Anbieter öffentlich verlangen

Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, abgerufen am 04.10.2026.

Was in diesen Tarifen steckt, unterscheidet sich erheblich. Bei ebuero gilt die Annahme von Montag bis Freitag, 7 bis 19 Uhr. Die 24-Stunden-Erweiterung kostet 19,90 Euro extra, ein weiterer Rufnummernplatz 9,90 Euro im Monat. Bei Büroservice24 bringt der günstigste Tarif vier Anrufszenarien und Annahme an Werktagen von 7:30 bis 22 Uhr, rund um die Uhr gibt es erst im größten Tarif. Weiterleitungen aufs Handy berechnen die Anbieter zusätzlich, bei ebuero 0,29 Euro je Minute, bei phonea 0,25 Euro je Minute.

Eine Anmerkung zu ebuero: Die Preisseite nennt den Gesprächspreis sowohl je Anruf als auch je Minute. Die Rechnung unten nimmt kurze Anrufe an, bei denen beides zusammenfällt. Längere Gespräche können teurer werden, das sollten Sie vor Vertragsschluss klären.

Drei Rechenbeispiele

Gerechnet wird netto und ohne Zuschläge für Randzeiten und Weiterleitung. Telofy ist mit durchschnittlich zwei Gesprächsminuten je Anruf angesetzt.

Die Zahl 600 Anrufe ist für einen kleinen Betrieb hoch, aber nicht ungewöhnlich: Eine Praxis mit zwei Ärzten oder ein Handwerksbetrieb mit Notdienst erreicht sie schnell. Bei Telofy würde ab diesem Volumen der Tarif Pro für 279 Euro mit 2.600 Minuten erst bei deutlich mehr Anrufen interessant.

Der Unterschied wächst mit der Menge. Ein Telefonservice wird mit jedem Anruf teurer, ein KI-Empfang bleibt innerhalb seiner Inklusivminuten gleich teuer.

Was ein Mensch besser kann

Diese Rechnung wäre unfair ohne den Gegenposten. Ein menschlicher Telefonservice hat Stärken, die Sie bei der Entscheidung gewichten sollten.

• Er hört Zwischentöne. Ein aufgebrachter Kunde, eine verängstigte Patientin, ein Anrufer, der sich nicht ausdrücken kann: Eine Person erkennt das und reagiert flexibel.
• Er improvisiert bei Neuem. Ein Anliegen, das in keiner Anleitung steht, bekommt trotzdem eine sinnvolle Reaktion.
• Er übernimmt mehr als Telefon. Manche Dienste erledigen Post, Faxe, Recherchen oder Bürotätigkeiten.
• Er ist für manche Kunden der erwartete Kontakt. Ältere Anrufer sprechen mitunter lieber mit einem Menschen.

Dagegen stehen die Grenzen: begrenzte Annahmezeiten, wechselnde Personen, die Ihren Betrieb aus einem Merkblatt kennen, und ein Ergebnis, das meist eine Nachricht ist. Ein Termin wird dann nicht gebucht, sondern per Rückruf vereinbart.

Was Telofy für den Preis leistet

Telofy nimmt jeden Anruf rund um die Uhr an, auch wenn mehrere gleichzeitig klingeln. Er beantwortet Fragen aus Ihrem hinterlegten Wissen, bucht Termine über cal.com oder legt eine Vormerkung an, nimmt Nachrichten und Bestellungen auf und leitet nach Ihren Regeln durch, etwa bei einem Notfall. Ab dem Tarif Pro nennt der Mitarbeiter Preise aus Ihrem Katalog. Nach jedem Gespräch liegt ein fertiger Vorgang mit Zusammenfassung und Dringlichkeit im Portal. Einrichtungsgebühr fällt nicht an, der Vertrag ist monatlich kündbar, die Preise verstehen sich ebenfalls netto.

Der Tarif Starter enthält 800 Gesprächsminuten, Pro 2.600, Business 4.400. Jede weitere Minute kostet in allen Tarifen 15 Cent. Welcher Tarif zu Ihrem Anrufvolumen passt, zeigt Was kostet ein KI-Telefonassistent? mit Rechenweg.

Wann sich welches Modell lohnt

Viele Betriebe kombinieren: Die KI nimmt alles an, ein menschlicher Dienst oder die eigene Kraft übernimmt die Fälle, die Telofy nach Ihren Regeln durchstellt. Eine Gegenüberstellung mit angestelltem Personal steht unter Eigene Telefonkraft einstellen, die Alternative zum Dienst unter Telefonservice mit KI.

So prüfen Sie es für Ihren Betrieb

Zählen Sie einen Monat lang Ihre verpassten und angenommenen Anrufe, die Anrufliste Ihrer Telefonanlage genügt. Multiplizieren Sie mit den Preisen oben. Wer hören will, wie ein KI-Empfang mit dem eigenen Betrieb klingt, trägt seine Website auf telofy.de ein: Kurz darauf ruft Ihr eigener KI-Empfang an. Wie viele Anrufe Sie tatsächlich verpassen, zeigt der Erreichbarkeits-Check.

Quellen

1. ebuero: Preise Telefonsekretariat (abgerufen 2026-10-04)
2. phonea: Telefonservice-Tarife (abgerufen 2026-10-04)
3. Büroservice24: Tarifübersicht (Preisliste vom 01.07.2024) (abgerufen 2026-10-04)