Telefonservice für Rechtsanwälte: Mensch, Callcenter oder KI?

Anwälte dürfen einen Telefonservice einsetzen, wenn die Verschwiegenheit vertraglich gesichert ist (§ 43e BRAO). Ein menschliches Sekretariat kostet bei 100 Anrufen im Monat rund 140 bis 280 Euro netto. Ein KI-Empfang wie Telofy nimmt Erstkontakte, Mandatsanfragen und Fristsachen auf, ab 79 Euro netto, rund um die Uhr.

Das Kanzleitelefon: wer ruft an?

Das Telefon einer kleinen Kanzlei hat eine andere Struktur als das eines Ladens. Es gibt wenige Anrufer, aber jeder zählt:

• Neue Mandanten. Meist in einer Notlage: Kündigung, Unfall, Trennung, Strafverfahren. Wer nicht abhebt, verliert das Mandat an die Kanzlei, die zuerst zurückruft.
• Bestandsmandanten mit Fragen zum Stand oder neuen Unterlagen.
• Gerichte, Gegenseiten, Versicherungen. Hier geht es um Fristen, Terminverlegungen und Aktenzeichen.
• Anrufer ohne Anliegen für Sie: Werbung, Falschanrufe, Rechtsschutzversicherungen.

Der Haken liegt in der Mischung. Eine Frist des Gerichts muss schnell zu Ihnen, eine Werbung nicht. Ein Dienst, der beides gleich behandelt, hilft wenig.

Verschwiegenheit: das wichtigste Kriterium

Anwälte sind nach § 203 Strafgesetzbuch zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Bundesrechtsanwaltsordnung regelt in § 43e, unter welchen Bedingungen sie Dienstleister einschalten dürfen: Der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt, in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und auf das Notwendige begrenzt werden. Gilt für Menschen und Maschinen gleichermaßen.

Prüfen Sie bei jedem Angebot deshalb:

1. Gibt es eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform?
2. Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor?
3. Wo werden die Daten verarbeitet, und wer hat Zugriff?
4. Was wird gespeichert, und wie lange?

Bei vielen Telefonsekretariaten sitzt das Personal in Callcentern mit wechselnder Besetzung, was die Prüfung aufwändig macht. Fragen Sie nach, wer genau Ihre Anrufe annimmt. Die Grundlagen zum Datenschutz finden Sie unter KI am Telefon und DSGVO.

Menschlicher Telefonservice in der Kanzlei

Die öffentlichen Preise von ebuero, phonea und Büroservice24 (Abruf 04.10.2026, netto) liegen bei 49,90 bis 179,90 Euro Grundgebühr plus 1,04 bis 1,94 Euro je Anruf. Das Ergebnis eines Anrufs ist eine Nachricht, per E-Mail oder SMS. Eine Zusammenstellung der Rechnung steht auf Was kostet ein Telefonservice?.

Der Vorteil: Ein Mensch kann im Gespräch beruhigen und merkt, wenn jemand in Not ist. Der Nachteil: Er kennt Ihr Rechtsgebiet nicht und kann Anrufer weder nach Dringlichkeit sortieren noch einen Erstberatungstermin vereinbaren, sofern er keinen Zugriff auf Ihren Kalender hat. Und die Annahmezeiten enden meist am frühen Abend.

Was ein KI-Empfang in der Kanzlei leisten kann

Telofy nimmt jeden Anruf an, auch wenn Sie in der Verhandlung sitzen. Was dabei belegt umsetzbar ist:

• Anliegen strukturiert aufnehmen. Die Fragen legen Sie fest: Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet, Gegenseite, ob eine Frist läuft. Das Ergebnis ist ein Vorgang mit Zusammenfassung.
• Dringlichkeit einschätzen. Nennt der Anrufer ein Stichwort wie „Frist“ oder „Haftbefehl“, das Sie hinterlegt haben, kann der Anruf an Sie oder Ihre Vertretung durchgestellt werden.
• Erstberatungstermine vereinbaren. Über cal.com als Buchung oder als Vormerkung, die Sie bestätigen.
• Beratung unterlassen. Telofy gibt keine Rechtsauskunft. Er sagt dem Anrufer, dass die Kanzlei zurückruft, und nennt keine Erfolgsaussichten.
• Offen als KI erkennbar. Der Anrufer hört zu Beginn, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht.

Ein Wortprotokoll ist standardmäßig aus, die Tonspur wird nicht gespeichert, die Verarbeitung findet in der EU statt. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit ist Teil des Vertrags im Portal. Telofy Starter kostet 89 Euro netto im Monat (79 Euro bei jährlicher Zahlung) mit 800 Minuten.

Was den ersten Eindruck entscheidet

Für Mandanten ist der erste Anruf oft der einzige Test, den eine Kanzlei bestehen muss. Sie vergleichen weniger die Fachkunde als das Gefühl, gehört zu werden: Wird sofort abgehoben, wird der Fall in einem Satz verstanden, kommt ein Rückruf mit Uhrzeit? Ein Dienst, der diese drei Dinge verlässlich liefert, erfüllt seinen Zweck, egal ob Mensch oder KI. Legen Sie deshalb vorab fest, innerhalb welcher Zeit Sie zurückrufen, und tragen Sie diese Zusage in die Begrüßung ein. Wer es nicht schafft, sollte lieber eine längere Frist nennen und sie einhalten.

Entscheidungshilfe

Für die Kanzlei besonders relevant: Erstanrufer wählen oft mehrere Kanzleien nacheinander. Wer sofort annimmt, bekommt das Gespräch. Mehr zur Branche steht auf der Seite Anwaltskanzlei und, für Notare, unter Notariat. Zum Anhören: Website auf telofy.de eintragen, kurz darauf ruft Ihr eigener KI-Empfang an.

Quellen

1. § 43e BRAO: Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen 2026-10-04)
2. § 203 StGB: Verletzung von Privatgeheimnissen (abgerufen 2026-10-04)
3. ebuero: Preise Telefonsekretariat (abgerufen 2026-10-04)
4. phonea: Telefonservice-Tarife (abgerufen 2026-10-04)
5. Büroservice24: Tarifübersicht (Preisliste vom 01.07.2024) (abgerufen 2026-10-04)