Seriöse Anrufbeantworter-Ansagen für die Firma: 14 Vorlagen nach Situation
Mittagspause, Feierabend, Urlaub, Messe und mehr: kurze, sachliche Texte mit Sprechdauer, dazu was Sie vermeiden sollten.
Eine seriöse Ansage klingt ruhig, nennt die Firma, sagt klar, was zu tun ist, und lässt den Anrufer nicht im Unklaren, wann er wieder von Ihnen hört. Auf Scherze, lange Erklärungen und Musik im Hintergrund verzichten Sie besser. Unten finden Sie vierzehn Vorlagen für typische Situationen, danach Hinweise zu Länge, Aufbau und zur rechtlichen Seite.
Allgemein
1. Standard, förmlich (ca. 13 Sekunden)
Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Wir sind im Moment nicht am Telefon. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Nummer und Ihr Anliegen. Wir rufen Sie zurück.
2. Mit Öffnungszeiten (ca. 13 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unsere Geschäftszeiten sind montags bis freitags von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton eine Nachricht. Wir melden uns am nächsten Werktag.
3. Mit Alternative per E-Mail (ca. 12 Sekunden)
Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Gerade sind wir nicht am Apparat. Sie können uns eine Nachricht aufsprechen oder an [E-Mail-Adresse] schreiben. Wir antworten so schnell wie möglich.
Mittagspause
4. Mittagspause, kurz (ca. 12 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind in der Mittagspause und ab [Uhrzeit] Uhr wieder erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer, wir rufen zurück.
5. Mittagspause mit Alternative (ca. 14 Sekunden)
Guten Tag, Sie sind mit [Firmenname] verbunden. Von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] Uhr haben wir Mittagspause. Für dringende Anliegen erreichen Sie uns unter [Handynummer]. Sonst sprechen Sie nach dem Signalton auf das Band.
Feierabend und Wochenende
6. Feierabend (ca. 14 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Büro ist heute nicht mehr besetzt. Wir sind am nächsten Werktag ab [Uhrzeit] Uhr wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton.
7. Wochenende (ca. 12 Sekunden)
Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Am Wochenende ist unser Büro geschlossen. Ab Montag, [Uhrzeit] Uhr, sind wir wieder erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer.
Urlaub
8. Urlaub, förmlich (ca. 17 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind vom [Datum] bis einschließlich [Datum] im Urlaub. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [Nummer]. Alle anderen Anliegen sprechen Sie bitte auf das Band, wir melden uns nach unserer Rückkehr.
9. Urlaub, mit Rückkehrdatum (ca. 14 Sekunden)
Guten Tag, Sie haben [Name] von [Firmenname] erreicht. Ich bin bis zum [Datum] nicht im Haus. Ab [Wochentag, Datum] bin ich wieder für Sie da. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihre Nummer.
Messe und Außentermin
10. Messe (ca. 14 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind vom [Datum] bis [Datum] auf der [Messename] in [Ort], Halle [Nummer], Stand [Nummer]. Besuchen Sie uns dort oder hinterlassen Sie hier Ihre Nachricht. Wir rufen zurück.
11. Außentermin (ca. 15 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wir sind heute bei Kunden unterwegs und erst ab [Uhrzeit] Uhr zurück. Bitte sprechen Sie nach dem Signalton Ihren Namen und Ihre Nummer auf. Wir rufen heute noch zurück.
Notdienst und Vertretung
12. Notdienst-Verweis (ca. 14 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Büro ist derzeit geschlossen. Im Notfall erreichen Sie unseren Notdienst unter [Nummer]. Ich wiederhole: [Nummer]. Alle anderen Anliegen sprechen Sie bitte nach dem Signalton auf das Band.
13. Vertretung (ca. 12 Sekunden)
Guten Tag, Sie haben [Firmenname] erreicht. Während unserer Abwesenheit vertritt uns [Name der Vertretung]. Sie erreichen sie unter [Nummer]. Wir sind ab [Datum] wieder selbst für Sie da.
Krankheit und Ausfall
14. Kurzfristiger Ausfall (ca. 13 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Wegen eines kurzfristigen Ausfalls sind wir heute nur eingeschränkt erreichbar. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Nummer. Wir melden uns, sobald es möglich ist.
Mehr Vorlagen zu einzelnen Anlässen: Betriebsferien, Notdienst, Krankheit und Ausfall und Feiertage.
Do und Don't
| Besser so | Besser nicht |
|---|---|
| Firmenname gleich zu Beginn nennen | Nur „Hallo“ oder „Ja bitte?“ |
| Klar sagen, was nach dem Signalton gewünscht ist | Den Anrufer raten lassen |
| Rückruf zusagen und halten | „Wir melden uns irgendwann“ |
| Ruhig und deutlich sprechen | Hektisch, nuschelnd oder mit Hintergrundlärm |
| Notdienstnummer langsam und doppelt nennen | Nummer einmal schnell durchsagen |
| Ansage aktuell halten | Abgelaufene Urlaubsansage stehen lassen |
| Höflich und knapp | Scherze, Verse, lange Erklärungen |
| Privates weglassen | Private Gründe für die Abwesenheit nennen |
Wie lang darf die Ansage sein?
Etwa 15 bis 25 Sekunden sind eine gute Länge. Die Vorlagen oben liegen in diesem Bereich. Das ist keine Norm, sondern Erfahrung: Je länger der Text, desto eher legen Anrufer auf, bevor der Signalton kommt. Nennen Sie das Wichtigste zuerst. Ein Beispiel für eine zu lange Ansage ist, wenn Sie erst drei Sätze zur Firmengeschichte sprechen und danach die Öffnungszeiten.
Gibt es rechtliche Vorgaben?
Für den Text einer Ansage gibt es keine allgemeine gesetzliche Vorschrift. Zu beachten ist aber, was mit der Nachricht danach geschieht. Wer Nachrichten auf Band aufnimmt, speichert die Stimme und oft Name und Telefonnummer des Anrufers. Das sind personenbezogene Daten. Nach Paragraph 201 des Strafgesetzbuchs wird bestraft, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Das Gesetz sieht Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe vor. Wer auf Ihr Band spricht, weiß in der Regel, dass die Nachricht aufgezeichnet wird. Ein kurzer Satz wie „Ihre Nachricht wird gespeichert“ macht das ausdrücklich und ist unproblematisch. Welche Pflichten Sie zusätzlich haben, hängt von Ihrem Betrieb ab. Lesen Sie dazu Datenschutz für Anrufer. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Statt Band: Telofy nimmt den Anruf an
Eine Ansage informiert, sie hört aber nicht zu. Telofy nimmt den Anruf an, beginnt mit einem Hinweis auf den KI-Assistenten und kann Fragen zu Öffnungszeiten oder Preisen aus Ihrem hinterlegten Wissen beantworten. Anliegen und Rückrufkontakt werden aufgenommen, jeder Anruf kommt als E-Mail. Mit Anrufregeln stellen Sie ein, dass Telofy etwa nur außerhalb Ihrer Öffnungszeiten rangeht oder dringende Anrufe an Ihre Handynummer weiterleitet.
Starter kostet 89 Euro netto im Monat und ist monatlich kündbar. Bei jährlicher Zahlung sind es 79 Euro im Monat. Wie Sie Ihre Nummer umleiten: Rufumleitung einrichten. Passende Anwendungen: Urlaubs- und Krankheitsvertretung, Notdienst und Bereitschaft.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 201 StGB, Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes (abgerufen 26.10.2026)
Häufige Fragen dazu.
Wie klingt eine seriöse Ansage?
Ruhig, sachlich und kurz: Firmenname, Hinweis auf die Abwesenheit, Bitte um Name, Nummer und Anliegen, Rückrufzusage. Auf Scherze und lange Erklärungen verzichten Sie besser.
Wie lang darf eine geschäftliche Ansage sein?
Etwa 15 bis 25 Sekunden. Das ist eine Faustregel aus der Praxis, keine Vorschrift.
Muss ich in der Ansage auf die Aufzeichnung hinweisen?
Ein Hinweis wie „Ihre Nachricht wird gespeichert“ ist üblich und schadet nicht. Eine einheitliche Vorgabe für den Wortlaut kennen wir nicht. Ob für Ihren Betrieb mehr gilt, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung. Diese Antwort ist keine Rechtsberatung.
Was sagt das Gesetz zu Tonaufnahmen?
Paragraph 201 des Strafgesetzbuchs stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe, bis zu drei Jahre Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Im Zweifel holen Sie Rechtsrat ein.
Wie nenne ich eine Notdienstnummer richtig?
Langsam, in Zweiergruppen, und zweimal. Ein Hinweis wie „Ich wiederhole“ gibt Anrufern Zeit zum Mitschreiben.
Soll ich private Gründe für die Abwesenheit nennen?
Nein. „Wir sind bis zum 12. wieder erreichbar“ genügt. Krankheit oder Privates gehören nicht in die Ansage.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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