Voicebot für kleine Betriebe

Ein Voicebot ist ein Programm, das am Telefon in gesprochener Sprache antwortet, statt ein Tastenmenü oder eine Bandansage abzuspielen. Er versteht das Anliegen des Anrufers, beantwortet es aus hinterlegtem Wissen und leitet weiter, was er nicht selbst klären soll. Telofy ist ein solcher Voicebot für kleine Betriebe, arbeitet dabei wie eine KI-Sekretärin am Telefon: Er nimmt an, klärt das Anliegen, vereinbart Termine, nimmt Bestellungen auf und stellt dringende Fälle an einen Menschen durch, alles mit Ihrer eigenen Nummer und ohne dass jemand im Betrieb programmieren muss.

Voicebot für Konzerne vs. Voicebot für kleine Betriebe

Wer „Voicebot" sucht, landet häufig zuerst bei zwei Arten von Angeboten: Callcenter-Software für Konzerne mit eigener IT-Abteilung, oder Entwickler-Baukästen, mit denen man sich den eigenen Voicebot erst zusammenbaut. Beides ist für einen Handwerksbetrieb, eine Praxis oder ein Restaurant der falsche Zuschnitt. Der Unterschied zeigt sich am deutlichsten in der Einrichtung:

Für einen Betrieb, der heute noch selbst ans Telefon geht oder eine Mailbox bespricht, ist der fertige Voicebot der richtige Einstieg: kein Projekt, kein IT-Wissen, keine Bindung über Monate. Sie müssen keinen Dialog programmieren und keine Sprachmodelle konfigurieren, sondern tragen Ihr Wissen über den Betrieb ein: Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, Terminarten. Das erledigen Sie selbst im Portal, nicht eine beauftragte Agentur.

Was ein Voicebot bei Telofy konkret erledigt

Ein Voicebot ist nur so nützlich wie das, was er im Gespräch wirklich kann. Bei Telofy ist das:

• Anliegen klären: Der Voicebot versteht die Frage des Anrufers und beantwortet sie aus den Fragen & Antworten, die Sie im Portal hinterlegt haben, etwa zu Öffnungszeiten oder Ablauf.
• Termine vormerken: Er bietet freie Zeiten aus Ihrem Kalender an und bucht direkt oder legt eine Vormerkung an, die Sie mit einem Klick in der Benachrichtigung bestätigen.
• Bestellungen aufnehmen: In der Gastronomie nimmt er Bestellungen auf, die direkt auf dem Küchendrucker ankommen, bis zu drei Drucker je Betrieb. Meldet sich niemand, geht ein Alarm aufs Handy.
• Preise nennen: Ab dem Tarif Pro kennt der Voicebot Ihren eigenen Katalog, den Sie per Text eintragen oder aus einem Foto Ihrer Preisliste importieren, und nennt Anrufern konkrete Preise statt sie auf einen Rückruf zu vertrösten.
• Weiterleiten nach eigenen Regeln: Fällt ein von Ihnen festgelegtes Stichwort, stellt er den Anruf sofort an eine Nummer Ihrer Wahl durch.
• Notfälle erkennen: Eine eingebaute Notfall-Erkennung sorgt dafür, dass ein dringendes Anliegen nicht liegen bleibt, sondern sofort weitergegeben wird.

Nach dem Gespräch entsteht automatisch eine Zusammenfassung mit eingeschätzter Dringlichkeit, und Sie erfahren davon direkt nach dem Gespräch per E-Mail, per Telegram mit Schaltflächen zum Bestätigen, oder als Web-Push-Benachrichtigung. Der Vorgang selbst liegt zusätzlich im Portal, mit Rückrufnummer und Kategorie, falls Sie ihn später noch einmal nachschlagen wollen. Wie ein Voicebot technisch mit Ihrer Telefonanlage verbunden wird, ohne Anbieterwechsel und ohne neue Anlage, erklärt Telefon-KI für Unternehmen im Detail.

Voicebot Kosten: Was ein fertiger Voicebot im Monat kostet

Bei Telofy zahlen Sie eine feste monatliche Pauschale mit Inklusivminuten, keine Einrichtungsgebühr:

• Starter: 89 € im Monat (79 € bei jährlicher Zahlung), 800 Gesprächsminuten, ein digitaler Mitarbeiter, eine Rufnummer.
• Pro: 279 € im Monat (239 € bei jährlicher Zahlung), 2.600 Gesprächsminuten, bis zu drei Mitarbeiter und Rufnummern, dazu Preise & Leistungen aus dem eigenen Katalog.
• Business: 469 € im Monat (399 € bei jährlicher Zahlung), 4.400 Gesprächsminuten, bis zu zehn Mitarbeiter und Rufnummern, dazu ausgehende Anrufe und die direkte Anbindung einer eigenen Telefonanlage per SIP-Trunk.

Eine Überminute über dem Kontingent kostet in jedem Tarif 15 Cent. Alle Preise sind netto, monatlich kündbar, auch im ersten Monat, ohne Einrichtungsgebühr. Eine Zahlungsart hinterlegen Sie erst, wenn Sie im Portal eine Rufnummer einrichten, nicht schon für den Vorführ-Anruf. Den vollständigen Vergleich der Tarife und was in welchem enthalten ist, zeigt die Preise-Seite. Was ein Voicebot je nach Anbieter kosten kann und woran Sie versteckte Kosten erkennen, steht ausführlicher unter Was kostet ein KI-Telefonassistent?.

Anbindung für Technikinteressierte

Wer den Voicebot an eigene Systeme anschließen will, braucht dafür kein Zusatzpaket und kein separates Entwicklerkonto. Ein Webhook (eine technische Schnittstelle, über die Telofy einen fertigen Vorgang automatisch an ein anderes Programm meldet), eine offene Schnittstelle (API) und eine MCP-Anbindung (eine Schnittstelle, über die auch andere KI-Programme strukturiert auf Vorgänge zugreifen können) sind ohne Aufpreis in jedem Tarif enthalten, vom Starter-Tarif an. Eigene Werkzeuge (Custom Tools) lassen sich ebenfalls anbinden. Wer eine eigene Telefonanlage per SIP-Trunk direkt einbinden will, statt mit einer Rufumleitung zu arbeiten, kann das zusätzlich ab dem Tarif Business.

Selbst hören, wie der Voicebot klingt

Am schnellsten überzeugt der eigene Ohrenschein: Auf telofy.de tragen Sie Ihre Website ein, danach klingelt innerhalb einer Minute Ihr eigenes Telefon, und Ihr eigener KI-Empfang zeigt, wie er mit dem Wissen über Ihren Betrieb spricht. Kein Konto, keine Zahlungsdaten nötig für diesen Vorführ-Anruf. Bei der Einrichtung danach wählen Sie nur Ihre Branche, Telofy ist auf 45 Berufe vorbereitet und schlägt dazu passende Fragen & Antworten vor, die Sie übernehmen oder anpassen. Wie das für eine bestimmte Branche im Alltag aussieht, zeigen die einzelnen Branchenseiten, etwa für Restaurant & Lieferdienst mit Bestellungen auf dem Küchendrucker.

Ein Voicebot ersetzt dabei nicht Ihr Team, sondern die Zeit, in der ohnehin niemand ans Telefon gehen kann: während der Arbeit an der Baustelle, in der Behandlung, am vollen Tresen. Was danach an Ihnen liegt, ist nur noch der fertige Vorgang, nicht mehr das Telefonat selbst.