Wir gehen für Ihr Bürgerbüro ans Telefon.
Der Ausweistermin steht im Kalender, während montags früh beide Leitungen noch belegt sind. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Unsere Kunden reagieren viel positiver darauf als gedacht. Unser Team wird im Alltag deutlich weniger unterbrochen. Trotzdem ist das Telefon jederzeit erreichbar und unsere Kunden bekommen sofort eine Antwort.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Gemeindeverwaltung rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Das besetzte Amtstelefon zahlen Sie an der Theke
Wer montags um acht dreimal das Besetztzeichen hört, steht um halb zehn persönlich im Bürgerbüro. Aus einem Gespräch von vierzig Sekunden werden zwölf Minuten am Schalter, plus die Wartezeit für alle anderen in der Reihe. Diese Doppelarbeit bezahlt Ihre Gemeinde in Personalstunden, jeden Montag neu. Einzelne Kommunen setzen wegen des Personalmangels deshalb bereits auf digitale Unterstützung für Standardfragen, berichtet kommunal.de am 11.02.2026. Standardfragen sind genau das, womit ein Amtstelefon am häufigsten klingelt.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Gemeindeverwaltung jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
So bekommt der Bürger montags früh seinen Ausweistermin, obwohl beide Leitungen im Bürgerbüro belegt sind.
Die Szene
Montag, 08:05 Uhr, die lauteste Stunde der Woche. Beide Leitungen laufen, an der Theke stehen bereits vier Personen. Die Rufumleitung „bei besetzt“ greift, das Gespräch übernimmt Telofy.
Danach
Der Termin steht im Kalender der Sachbearbeiterin, mit den mitzubringenden Unterlagen daneben. Am Mittwoch dauert er zwanzig Minuten statt fünfunddreißig, weil der Bürger alles dabeihat. Und am Montagmorgen bleibt eine Leitung frei für die, die wirklich jemanden sprechen müssen.
Zusammenfassung
Bürger meldet abgelaufenen Personalausweis und bucht einen Termin für Mittwoch, 10:20 Uhr, 20 Minuten eingeplant. Unterlagen und Rückrufnummer wurden aufgenommen, zur Gebühr wurde auf den Aushang im Bürgerbüro verwiesen.
- Vorgang
- Termin
- Terminart
- Personalausweis beantragen, Mi 10:20 Uhr
- Rückruf
- 0151 3344556
- Notiz
- Ausweis läuft im nächsten Monat ab. Termin Mittwoch 10:20 Uhr, 20 Minuten eingeplant. Mitzubringen: alter Ausweis, biometrisches Passfoto falls vorhanden, sonst Foto vor Ort. Gebühr laut Aushang im Bürgerbüro, die Bearbeitungsdauer nennt die Sachbearbeitung beim Termin.
Wer und was
So erreicht der Rohrbruch die Bereitschaft der Stadtwerke sonntagnachts, statt bis Montagmorgen zu warten.
Die Szene
Sonntag, 22:40 Uhr. Die Zentrale ist unbesetzt, die Rufumleitung liegt dauerhaft auf Telofy. Draußen läuft seit einer halben Stunde Wasser über die Kreuzung.
Danach
Der Bereitschaftsdienst steht um 23:10 Uhr an der Kreuzung und schiebt den Schieber zu. Am Montagmorgen liest die Verwaltung Ort, Zeitpunkt und Rückrufnummer im Vorgang und kann den nächtlichen Einsatz belegen. Ein halber Tag Wasserverlust und eine unterspülte Fahrbahn sind dabei gar nicht erst entstanden.
Zusammenfassung
Anrufer meldet auslaufendes Wasser an der Ecke Riedstraße/Bahnhofstraße, keine Gefahr für Personen erkennbar. Nach der Regel Störung an das Bereitschaftshandy der Stadtwerke weitergeleitet.
- Vorgang
- Ticket
- Ort
- Riedstraße Ecke Bahnhofstraße: Wasser läuft auf die Straße
- Rückruf
- 0157 8899001
- Notiz
- Wasser läuft seit einer halben Stunde aus dem Boden über die Straße, keine Gefahr für Personen erkennbar. Nach der Regel Störung blind an das Bereitschaftshandy der Stadtwerke weitergeleitet.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Rechnen Sie es gegen eine zusätzliche Kraft am Telefon
Eine Bürokraft in Vollzeit kostet Ihren Haushalt mit Lohnnebenkosten rund 3.185 Euro im Monat. Sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen da, also an 83 Prozent, und sonntags um zwanzig vor elf an keinem davon.
Telofy kostet 79 Euro im Monat und nimmt an allen 365 Tagen ab. Bei einem kommunalen Defizit von rund 30 Milliarden Euro im Jahr ist das der Unterschied zwischen einer Stellenausschreibung und einer Entscheidung, die Sie diese Woche treffen können.
Der eigentliche Gewinn liegt im Bürgerbüro selbst: Jeder Anruf, den Telofy vollständig aufnimmt, ist ein Vorgang, der am Schalter kürzer wird oder ganz entfällt. Das Beratungsgespräch läuft ohne Unterbrechung durch, der Online-Antrag wird fertig bearbeitet.
Gerade ältere Bürgerinnen und Bürger stoßen digital wie analog schnell an Grenzen, beobachtet kommunal.de am 20.03.2026. Wer für sie zuverlässig ans Telefon geht, hält den Kanal offen, auf den sie angewiesen sind. Das zahlt auf das Vertrauen in die Verwaltung ein, und Vertrauen spart Beschwerden.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Bürokraft, branchenübergreifend, nicht TVöD, in Vollzeit, Median brutto (StepStone, rund 31.000 €/Jahr, Abruf 03.09.2026)2.583 €
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 602 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat3.185 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Gemeindeverwaltung kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Gemeindeverwaltung ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy ein
Sie machen das selbst, im Portal, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Sie tragen Ihre Sprechzeiten, Terminarten und Zuständigkeiten ein, Bereich für Bereich.
Was uns gefragt wird.
Trifft Telofy Entscheidungen oder erteilt er Bescheide?
Die hoheitliche Entscheidung bleibt bei Ihrer Sachbearbeitung, wo sie hingehört. Telofy bucht Termine, gibt Ihre hinterlegten Auskünfte und legt jedes weitergehende Anliegen als Vorgang bei der zuständigen Stelle ab, mit allen Angaben, die für die Bearbeitung nötig sind.
Sagt er mir, ob mein Ausweis fertig ist?
Diese Auskunft gibt das Bürgerbüro, das den Vorgang führt und die Identität prüfen kann. Telofy nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf und legt sie der Sachbearbeitung hin, die gezielt zurückruft. Der Bürger spart sich den Weg zur Theke.
Wo liegen die Daten, und was sagt unser Datenschutzbeauftragter dazu?
Anwendung und Datenbank liegen in Deutschland, die Sprachverarbeitung läuft über Google Vertex AI in einer EU-Region. Es gibt keine Tonaufzeichnung. Ob das für Ihre Behörde ausreicht, prüft Ihr Datenschutzbeauftragter, den jede Behörde nach Art. 37 DSGVO ohnehin benennen muss, anhand des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Brauchen wir dafür ein Vergabeverfahren?
Das entscheidet Ihre Vergabestelle anhand der Wertgrenze für Direktaufträge, die je nach Kommune und Land unterschiedlich ausfällt. Bei 79 Euro im Monat bewegen Sie sich in einer Größenordnung, die viele Häuser als Direktauftrag führen. Klären Sie es intern, bevor Sie abschließen.
Was passiert bei Gasgeruch oder einem Rohrbruch?
Deutet ein Anruf auf akute Gefahr wie Gasgeruch hin, nennt Telofy einen festen Satz und verweist an die 112. Einen Rohrbruch ohne akute Gefahr nimmt er mit Ort und Rückrufnummer auf und verbindet nach Ihrer Regel Störung sofort mit der Bereitschaft, auch sonntags um 22:40 Uhr.
Klingt das nach Roboter?
Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht, das bleibt so. Stimme und Tonfall wählen Sie, gesprochen wird in natürlicher Sprache, ohne Tastenmenü. Hören Sie es sich an, tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie an, ohne Anmeldung.
Reicht ein Mitarbeiter für Bürgerbüro und Stadtwerke?
Im Starter läuft alles über eine Nummer, für 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung und 800 Gesprächsminuten. Ab dem Tarif Pro richten Sie eigene Nummern für Bürgerbüro, Stadtwerke und Bauhof ein, jede mit eigener Begrüßung, eigenen Antworten und eigenen Weiterleitungsregeln.
Was Telofy einer Gemeindeverwaltung abnimmt.
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Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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