Der Kanzlei-Chat: Erstkontakt sortieren, Beratung bleibt bei Ihnen.

Ein Chatbot für Steuerberater und Anwaltskanzleien sortiert den Erstkontakt: Er beantwortet Fragen zu Ablauf, Leistungen und Unterlagen aus dem Wissen der Kanzlei, nimmt Name und Anliegen auf und bucht das Erstgespräch im angebundenen Kalender. Steuer- oder Rechtsberatung erteilt er nicht, und ob ein Mandat angenommen wird, entscheidet allein der Berater. Weil Kanzleien dem Berufsgeheimnis unterliegen, gehört die Auswahl des Dienstleisters mit zur Entscheidung.

Eine Kanzlei bekommt zwei Sorten von Anfragen. Die einen sind Mandanten oder Interessenten mit einem klaren Anliegen. Die anderen fragen, was ein Erstgespräch kostet, ob Sie Einkommensteuererklärungen für Privatpersonen machen oder welche Unterlagen für die Buchhaltung mitzubringen sind. Die zweite Sorte ist wichtig, aber sie frisst Zeit, die für Mandatsarbeit fehlt. Hier hilft der Website-Chat.

Was der Chat im Erstkontakt übernimmt

• Filtern. Der Chat fragt, worum es geht: laufende Buchhaltung, Jahresabschluss, Einkommensteuer, Nachlass, Mietrecht, Arbeitsrecht. Er sagt, welche Gebiete Ihre Kanzlei abdeckt, und lenkt andere Anliegen höflich zurück.
• Erstgespräch buchen. Im Kalender, den Sie angebunden haben, mit Name und Kontakt des Besuchers. Ohne beides bucht der Chat nicht.
• Unterlagen nennen. Die Liste, die Sie ohnehin versenden: Steuerbescheide, Lohnabrechnungen, Kontoauszüge, Vertragsunterlagen, Vollmachten.
• Ablauf erklären. Wie das Erstgespräch läuft, ob es online oder in der Kanzlei stattfindet, wer kommt.
• Anliegen aufnehmen. Wenn niemand erreichbar ist, notiert der Chat Name, Kontakt und das Anliegen und sagt eine Rückmeldung zu. Der Vorgang steht in der Liste offener Punkte.

Der Nutzen für die Kanzlei: Anfragen von Samstagabend liegen am Montag strukturiert vor, das Sekretariat beantwortet weniger oft dieselben E-Mails, und wer ernsthaft anfragt, bekommt ohne Warten einen Termin statt eine Eingangsbestätigung.

So kann ein Gespräch aussehen

Das Beispiel ist erfunden, mit einer fiktiven Kanzlei.

Der Chat hat eine Frage zur Frist nicht beurteilt, sondern auf das Gespräch verwiesen. Das ist Absicht und lässt sich in Ihrem Wissen so festlegen.

Fristen und Auskünfte: allgemein, nicht im Einzelfall

Besucher fragen nach Abgabefristen, Aufbewahrungspflichten oder dem Ablauf eines Verfahrens. Der Chat antwortet dazu nur, was in Ihrem Kanzleiwissen steht, etwa auf Ihrer Fristen-Seite oder in Ihrem Merkblatt. Eine Prüfung des Einzelfalls nimmt er nicht vor. Er sagt weder, ob eine Frist für den Besucher gilt, noch ob ein Einspruch Aussicht hat. Bei solchen Fragen verweist er auf das Erstgespräch oder holt Ihr Team dazu. Er sagt auch nichts zu, was nicht in Ihrem Wissen steht. Mit bis zu zehn eigenen Regeln legen Sie fest, wann das Team sofort benachrichtigt wird, etwa bei Stichworten wie Fristablauf, Steuerfahndung oder Zwangsvollstreckung.

Das Berufsgeheimnis als Auswahlkriterium

Steuerberater und Rechtsanwälte unterliegen der Verschwiegenheit. § 203 des Strafgesetzbuchs stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe und nennt dabei ausdrücklich auch Rechtsanwälte und Steuerberater. Für den Einsatz von Dienstleistern regeln § 62a des Steuerberatungsgesetzes und § 43e der Bundesrechtsanwaltsordnung, unter welchen Bedingungen ihnen der Zugang zu geschützten Tatsachen eröffnet werden darf. Sachlich zusammengefasst, nach dem Wortlaut der Vorschriften:

1. Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen.
2. Der Vertrag bedarf der Textform. Er verpflichtet den Dienstleister zur Verschwiegenheit, unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, und dazu, sich nur insoweit Kenntnis von Geheimnissen zu verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Außerdem legt er fest, ob weitere Personen herangezogen werden dürfen.
3. Wird die Dienstleistung im Ausland erbracht, ist der dortige Schutz der Geheimnisse mit dem im Inland zu vergleichen.
4. Dient die Leistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten.

Das ist keine Rechtsberatung, und diese Seite sagt nicht, dass der Chat diese Anforderungen für Ihre Kanzlei erfüllt. Fragen Sie bei jedem Anbieter, auch bei uns, nach Verarbeitungsort, Vertrag und Unterauftragsverarbeitern, und lassen Sie sich im Zweifel von Ihrer Kammer, Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Fachanwalt beraten.

Was wir zur Datenhaltung sagen können: Der Chat setzt keine Cookies, die Verarbeitung findet in der EU statt, ohne Ausweichweg in die USA. Gesprächsinhalte werden nach 1 bis 90 Tagen gelöscht, ab Werk nach 30. Im Portal liegen der Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Datenschutz-Absatz für Ihre Erklärung bereit.

Ein praktischer Weg, das Risiko klein zu halten: Schreiben Sie in die Startnachricht, dass im Chat keine Mandatsdetails, Zahlen oder Unterlagen stehen sollen. Der Chat ist für den ersten Kontakt gedacht, nicht für die Mandatsarbeit.

Die Grenzen

• Keine Steuer- oder Rechtsberatung. Weder im Einzelfall noch als Ersatz für das Erstgespräch.
• Mandatsannahme bleibt beim Berater. Der Chat nimmt Anliegen auf und bucht Termine, er sagt kein Mandat zu.
• Kein Anschluss an DATEV oder Kanzleisoftware. Mandantenakten, Buchungen und Fristen bleiben, wo sie sind.
• Keine Unterlagen im Chat. PDF-Dateien kann der Besucher nicht schicken. Fotos sind möglich, aber für Mandatsunterlagen nicht gedacht.

Chat und Telefon

Kanzleien erreicht man auch am Telefon. Der Telefonassistent für Steuerberater und der für Anwaltskanzleien arbeiten mit demselben Wissen wie der Chat. Wer im Chat ein Anliegen hinterlassen hat und später anruft, wird erkannt.

Kosten

Den Chat gibt es einzeln ab 45 € im Monat (Starter, 100 Gespräche), mit Terminbuchung und Übergabe ans Team in jeder Stufe. Alle Preise stehen unter Preise. So kommt der Chat auf Ihre Seite: Einbau, Einrichtung. Weitere Berufe: Chatbot für die Arztpraxis und der Anbieter-Vergleich.

Quellen

1. Strafgesetzbuch § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen (abgerufen 03.11.2026)
2. Steuerberatungsgesetz § 62a Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen 03.11.2026)
3. Bundesrechtsanwaltsordnung § 43e Inanspruchnahme von Dienstleistungen (abgerufen 03.11.2026)