Wir vergeben Ihre Termine ohne Rezeption.
Die Vormerkung liegt auf dem Handy, bevor die Behandlung zu Ende ist. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Physiotherapiepraxis rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Der Anruf, der durchfällt, war ein ganzes Rezept
Ein Rezept sind sechs Behandlungen, oft mehr. Wer damit anruft und niemanden erreicht, wählt die nächste Praxis, und die sechs Termine stehen dort im Kalender. Bundesweit können laut dem Wartezeitenbarometer von Physio-Deutschland und dem VPT vom 18. Oktober 2018 ohnehin 70 Prozent der Praxen keine zeitnahen Termine vergeben. Umso teurer ist jeder Anrufer, der bei Ihnen ins Leere läuft, bevor die Verordnung überhaupt eingelöst ist.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Physiotherapiepraxis jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Physiotherapiepraxis kann so die frische Verordnung annehmen lassen, während beide Therapeuten am Patienten stehen und niemand am Empfang sitzt.
Die Szene
Dienstag, 10:20 Uhr. Beide Therapeuten sind mitten in der Behandlung, eine Rezeption gibt es in dieser Praxis gar nicht. Die Anruferin bekommt trotzdem einen Termin.
Danach
Die Therapeutin sieht die Vormerkung zwischen zwei Patienten auf dem Handy und bestätigt sie mit einem Klick in der Benachrichtigung. Der Termin liegt innerhalb der 28-Tage-Frist, sechs Einheiten stehen im Kalender, und die Behandlung im Raum lief die ganze Zeit weiter.
Zusammenfassung
Anruferin legt eine neue Verordnung vor, sechs mal Krankengymnastik, ausgestellt am 19. August, ohne Dringlichkeitsvermerk. Termin für Donnerstag, 9 Uhr, steht vorgemerkt im Kalender und wartet auf die Bestätigung der Praxis.
- Vorgang
- Termin
- Verordnung
- 6× KG, ausgestellt 19.08., nicht dringlich
- Rückruf
- 0170 9988776
- Notiz
- Anruferin möchte möglichst vormittags behandelt werden, da sie nachmittags arbeitet. Sie bringt die Verordnung zum Termin mit.
Wer und was
Eine Physiotherapiepraxis kann so schon vor der Öffnung reagieren, wenn ein Patient den ersten Termin des Tages absagt.
Die Szene
Donnerstag, 07:40 Uhr. Die Praxis öffnet um 8 Uhr, die erste Behandlung ist für genau diese Zeit angesetzt, und noch ist niemand vor Ort.
Danach
Die Praxis sieht beim Öffnen die freie Stunde um 8 Uhr und kann jemanden von der Warteliste nachrücken lassen, statt den Platz leer zu fahren. Über ein Ausfallhonorar entscheidet die Praxis selbst.
Zusammenfassung
Patient sagt seinen 8-Uhr-Termin krankheitsbedingt ab und nimmt stattdessen Montag, 14 Uhr. Der Donnerstagsplatz ist frei und steht für die Warteliste bereit.
- Vorgang
- Termin
- Termin
- Absage Donnerstag 8 Uhr, neuer Termin Montag 14 Uhr
- Frei geworden
- Donnerstag, 8 Uhr
- Notiz
- Patient hat sich krankheitsbedingt abgemeldet, möchte niemanden anstecken. Der Platz am Donnerstag steht für die Warteliste zur Verfügung.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Die Rechnung, die jede Praxis selbst nachrechnen kann
Eine Empfangskraft kostet Sie mit Lohnnebenkosten rund 3.597 Euro im Monat. Sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen wirklich da, also an 83 Prozent; Urlaub, Krankheit und Fortbildung zahlen Sie mit. Telofy kostet 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung, und geht auch dann ran, wenn beide Therapeuten am Patienten stehen.
Ihrem Team bleibt der Sprung von der Liege zum Hörer erspart. Wie es ein Beitrag im Physio.de-Forum vom 16. Mai 2014 auf den Punkt bringt: „Während der Behandlungszeit bin ich ausschließlich für den Patienten da.“ Genau so läuft es mit Telofy: Absagen, Terminwünsche und Rückfragen werden aufgenommen, während die Behandlung weitergeht.
Wer mehrfach niemanden erreicht, versucht es bei der nächsten Praxis. Bei einer frischen Verordnung zählt jeder Tag, weil die Behandlung innerhalb von 28, bei dringlichem Bedarf innerhalb von 14 Tagen beginnen muss. Praxen, die jeden Anruf annehmen, behalten diese Patientinnen und Patienten samt der ganzen Behandlungsserie.
Nachbesetzen ist in der Physiotherapie besonders schwer: Laut dem IW-Fachkräftereport, den der Verband IFK am 21. November 2025 veröffentlichte, sind bundesweit 11.979 Physiotherapeutenstellen unbesetzt, mehr als in jedem anderen Gesundheitsfachberuf, und eine offene Stelle bleibt laut einer VPT-Umfrage vom 9. August 2024 im Schnitt 251 Tage vakant. Telofy nimmt dem vorhandenen Team das Telefon ab, damit es an der Liege bleibt.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Empfangskraft in Vollzeit, Median brutto (gehalt.de, Abruf 03.09.2026)2.917 €
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 680 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat3.597 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Physiotherapiepraxis kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Physiotherapiepraxis ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy für Ihre Praxis ein
Sie richten Telofy selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die nächstliegende Branchenvorlage bringt Begrüßung und häufige Fragen mit, Sie tragen die Angaben Ihrer Praxis nach.
Was uns gefragt wird.
Wie kommen Termine in unseren Praxiskalender?
Über den Kalenderdienst cal.com, den die Praxis mit Telofy verbindet. Ist er verbunden, steht der Termin gebucht oder vorgemerkt im Kalender, sobald das Gespräch endet. Ohne Kalender hält Telofy den Terminwunsch mit Wunschzeit und Rückrufnummer fest, und die Praxis überträgt ihn in Theorg oder ihre eigene Verwaltung.
Erfasst Telofy die Frist einer Verordnung?
Telofy fragt das Ausstellungsdatum ab und ob dringlicher Behandlungsbedarf vermerkt ist, und legt beides zum Termin. Bei dringlichen Verordnungen sucht er innerhalb der 14-Tage-Frist. Die Rezeptprüfung selbst bleibt bei Ihnen: Eine VPT-Umfrage vom 9. August 2024 zeigt, dass 40 Prozent der Praxen bei 10 bis 20 Prozent der Rezepte Fehler feststellen, die eine Rückfrage bei der Arztpraxis erfordern.
Was ist mit der Schweigepflicht?
Telofy erfasst, was am Telefon gesagt wird, und legt es als Vorgang bereit. Bei der Anmeldung schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung, es entsteht bauartbedingt keine Audiodatei, Anwendung und Datenbank stehen in Deutschland. Die Einordnung für Ihre Praxis klären Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder dem Berufsverband.
Kann Telofy Hausbesuche zusagen?
Telofy nimmt die Anfrage mit Adresse, Anliegen und Rückrufnummer auf und legt sie als Nachricht bereit. Was Sie zu Umkreis und Bedingungen in den Fragen und Antworten hinterlegt haben, sagt er direkt am Telefon; über den Besuch selbst entscheidet die Praxis.
Wir haben gar keine Rezeption. Geht das?
Gerade dafür ist Telofy gebaut. Er nimmt Anrufe unabhängig davon an, ob jemand am Empfang sitzt, und bucht oder merkt Termine vor, während Sie behandeln. Sie legen je Terminart fest, ob automatisch gebucht oder vorgemerkt und per Klick bestätigt wird.
Klingt das nach Roboter am Telefon?
Am Anfang jedes Gesprächs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht; dieser Hinweis bleibt fest eingebaut. Stimme und Tonfall wählen Sie selbst, das Gespräch verläuft in natürlicher Sprache. Hören Sie es sich an: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie an, ohne Anmeldung.
Was, wenn jemand während meiner Behandlung dringend etwas will?
Telofy folgt Ihrer Regel: Verlangt jemand ausdrücklich den Therapeuten, leitet er an die hinterlegte Nummer weiter, etwa ein Bereitschafts-Handy. Ist dort besetzt, entsteht eine als dringend markierte Nachricht, die Sie sekundenschnell auf dem Handy sehen. Bei Hinweisen auf akute Gefahr nennt er zusätzlich einen festen Satz und verweist an die 112.
Was Telofy einer Physiotherapiepraxis abnimmt.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.