Ansage mit Notdienstnummer: Vorlagen für Handwerk, Hausverwaltung, Werkstatt
Acht Texte, die Notfälle von normalen Anliegen trennen und die Notdienstnummer so sprechen, dass sie sich jeder merkt.
Die Notdienstnummer gehört an den Schluss der Ansage und wird langsam und doppelt gesprochen. Außerdem sollte die Ansage sagen, was ein Notfall ist. Sonst rufen Kunden nachts wegen eines tropfenden Wasserhahns an, und wirkliche Notfälle gehen in der Masse unter.
Acht Vorlagen mit Notdienstnummer
Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
1. Sanitär und Heizung, abends (ca. 19 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Büro ist bis morgen [Uhrzeit] Uhr geschlossen. Bei einem Notfall, zum Beispiel Wasserrohrbruch oder Heizungsausfall im Winter, erreichen Sie unseren Notdienst unter [Nummer]. Ich wiederhole: [Nummer]. Alle anderen Anliegen sprechen Sie bitte nach dem Signalton aufs Band.
2. Elektrobetrieb (ca. 16 Sekunden)
Guten Tag, [Firmenname]. Wir sind erst morgen wieder erreichbar. Bei Stromausfall im Haus oder Brandgeruch rufen Sie zuerst die 112. Für Störungen an unseren Anlagen erreichen Sie den Bereitschaftsdienst unter [Nummer]. Alles Weitere besprechen wir morgen.
3. Hausverwaltung, Wochenende (ca. 20 Sekunden)
Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Hausverwaltung [Name]. Unser Büro ist am Wochenende nicht besetzt. Bei Notfällen im Haus, etwa Wasserschaden, Aufzugstörung mit eingeschlossenen Personen oder Heizungsausfall, erreichen Sie den Notdienst unter [Nummer]. Alle anderen Anliegen schreiben Sie uns bitte per E-Mail an [Adresse].
4. Werkstatt, Pannenhilfe (ca. 14 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unsere Werkstatt ist geschlossen. Bei einer Panne erreichen Sie unseren Abschleppdienst unter [Nummer]. Termine und Fragen zu Ihrem Auto nehmen wir ab [Wochentag] um [Uhrzeit] Uhr entgegen.
5. Schlüsseldienst, kurz (ca. 10 Sekunden)
Guten Tag, [Firmenname]. Wir sind rund um die Uhr für Sie da. Rufen Sie bitte direkt unsere Notrufnummer an: [Nummer]. Ich wiederhole: [Nummer].
6. Dachdecker bei Sturm (ca. 16 Sekunden)
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Bei Sturmschäden am Dach sichern wir Ihr Haus. Rufen Sie unseren Notdienst unter [Nummer] an und sagen Sie uns Adresse und Schaden. Bei Gefahr für Personen wählen Sie sofort die 112.
7. Locker, für kleinere Betriebe (ca. 18 Sekunden)
Hallo, hier ist [Firmenname]! Wir sind gerade auf der Baustelle oder im wohlverdienten Feierabend. Wenn es brennt, im wahrsten Sinne, erreichen Sie uns unter [Nummer]. Sonst sagen Sie uns nach dem Signalton Namen, Nummer und worum es geht, wir rufen zurück.
8. Notdienst am Feiertag (ca. 13 Sekunden)
Guten Tag, [Firmenname]. Heute ist Feiertag, wir sind nur im Notfall erreichbar. Unser Notdienst ist unter [Nummer] für Sie da. Normale Aufträge nehmen wir am [Wochentag, Datum] wieder an.
Was ein guter Notdienst-Text leistet
Er trennt Notfall und Alltag. Zählen Sie zwei oder drei Beispiele auf, die Ihre Kundschaft wirklich betreffen, und sagen Sie, was kein Notfall ist: Das hilft Ihnen und den Kunden. Nennen Sie die Nummer erst nach dem Notfallsatz, damit niemand sie überhört, und wiederholen Sie sie. Sprechen Sie Ziffern in Gruppen, „null fünf zwei eins, eins zwei drei, vier fünf sechs“. Bei Gefahr für Personen gilt immer die 112, nicht Ihr Notdienst.
Typische Fehler
- Die Notdienstnummer ist falsch, veraltet oder nur ein Anrufbeantworter. Rufen Sie sie vor jeder Schicht selbst an.
- Es fehlt die Wiederholung der Nummer.
- Die Ansage verspricht „rund um die Uhr“, aber nachts geht niemand ran.
- Zu viele Notfallbeispiele. Mehr als drei merkt sich niemand.
- Keine Angabe, wann das normale Büro wieder da ist.
Haben Sie Handy-Bereitschaft, schalten Sie die Rufumleitung nur für die Zeit der Bereitschaft ein, wie im Werkzeug Rufumleitung einrichten beschrieben. Den Text können Sie im Ansagetext-Generator mit Ihrer Notdienstnummer erzeugen. Für Hausverwaltungen gibt es diese Voreinstellung, für Werkstätten diese.
Statt Ansage: Telofy nimmt den Anruf an
Im Notfall wollen Anrufer niemanden auf Band sprechen, sondern wissen, ob jemand kommt. Telofy nimmt den Anruf an, fragt nach Adresse und Problem und stellt dringende Fälle an Ihre Bereitschaftsnummer durch. Alles andere hält Telofy für den nächsten Arbeitstag fest. So klingelt Ihr Handy nur, wenn es wirklich nötig ist. Was dabei geht, steht auf den Seiten Notdienst und Bereitschaft und Sanitär, Heizung und Klima. Den Vorführ-Anruf starten Sie mit Ihrer Website auf telofy.de.
Häufige Fragen dazu.
Wo in der Ansage steht die Notdienstnummer?
Am Ende, nach dem Notfallsatz, und mit Wiederholung. Wer sie am Anfang nennt, hört den Rest oft nicht mehr, weil er schon auflegt, um zu wählen.
Muss ich Notfälle in der Ansage definieren?
Es hilft sehr. Zwei bis drei Beispiele, die zu Ihrem Gewerk passen, sparen Ihnen Anrufe wegen Kleinigkeiten.
Sollte der Notdienst eine eigene Nummer haben?
Ja, wenn mehrere Personen Bereitschaft haben. Dann bleibt die Nummer gleich, auch wenn die Person wechselt, und die Ansage muss nicht neu aufgenommen werden.
Was sage ich bei Gefahr für Leib und Leben?
Verweisen Sie auf den Notruf 112, auch wenn Sie selbst einen Notdienst haben. Ihr Notdienst ist für Schäden da, der Rettungsdienst für Menschen in Gefahr.
Wie lang darf so eine Ansage sein?
Bis etwa 30 Sekunden. Der Notfallteil sollte in den ersten 15 Sekunden stehen.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
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