Wir nehmen jede Krankmeldung vor Schichtbeginn an.
Um 5:42 Uhr liegt die Meldung auf dem Handy der Leitung. Ab 79 Euro im Monat.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Unsere Kunden reagieren viel positiver darauf als gedacht. Unser Team wird im Alltag deutlich weniger unterbrochen. Trotzdem ist das Telefon jederzeit erreichbar und unsere Kunden bekommen sofort eine Antwort.
Eine Meldung zu spät, und die Schicht steht
Die Krankmeldung kommt selten zur Bürozeit. Wer für sechs Uhr eingeteilt ist, meldet sich um halb sechs, wenn im Büro noch niemand sitzt. Bis die Leitung davon erfährt, ist die Kolonne schon losgefahren, das Objekt bleibt ungereinigt, die Tour ungefahren, und der Kunde ruft an, statt Sie. Diese zwei Stunden Unwissen sind der teuerste Teil des Tages.
Für wen das gedacht ist.
Jeder Beruf hat seine eigene Seite, mit eigenem Anruf, eigenen Anliegen und eigenen Fragen.
So kann das aussehen.
Drei Fälle aus drei Betrieben. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Gebäudereinigung kann so eine Krankmeldung für die Frühschicht aufnehmen, während die Objektleiterin selbst noch im Auto sitzt.
Die Szene
Montag, 5:40 Uhr. Die Objektleiterin fährt zum ersten Objekt, das Büro ist noch zu, die Team-Nummer läuft über Telofy.
Danach
Um 5:42 Uhr liegt die Meldung per Telegram auf dem Handy der Objektleiterin, die noch im Auto zum ersten Objekt unterwegs ist. Sie ruft von dort eine Ersatzkraft an, bevor der Kunde überhaupt merkt, dass jemand fehlt.
Zusammenfassung
Reinigungskraft meldet sich krank für die Frühschicht im Bürohaus Riedstraße 4, voraussichtlich bis Mittwoch. Name und Rückrufnummer sind aufgenommen, der Hinweis zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wurde gegeben.
- Vorgang
- Nachricht
- Krankmeldung
- Frühschicht Bürohaus Riedstraße 4, voraussichtlich bis Mittwoch
- Rückruf
- 0157 6677889
- Notiz
- Sofort per Telegram an die Objektleitung gemeldet, Dringlichkeit hoch.
Wer und was
Ein Pflegedienst kann so eine Krankmeldung für die Frühtour aufnehmen, bevor die erste Fahrt losgeht.
Die Szene
Montag, 6:10 Uhr. Die Pflegedienstleitung ist noch nicht im Büro, die Bereitschaft läuft über Telofy.
Danach
Die Bereitschaft sieht die Meldung sofort auf dem Diensthandy, ruft eine Kollegin für die Frühbesuche an und meldet sich bei den betroffenen Klientinnen und Klienten, bevor diese vergeblich an der Tür warten.
Zusammenfassung
Pflegekraft meldet sich krank für Tour 2, voraussichtlich für zwei Tage. Name und Rückrufnummer sind aufgenommen, die Meldung ist als dringend an die Bereitschaft gegangen.
- Vorgang
- Nachricht
- Tour
- Tour 2, Frühbesuche, voraussichtlich zwei Tage
- Rückruf
- 0176 2233998
- Notiz
- Als dringend markiert, an die Bereitschaft der Pflegedienstleitung weitergeleitet.
Wer und was
Eine Personalvermittlung kann so eine Krankmeldung kurz vor Schichtbeginn beim Kundenbetrieb aufnehmen.
Die Szene
Montag, 5:55 Uhr. Die Disposition öffnet erst um sieben, die Zentrale läuft in der Zwischenzeit über Telofy.
Danach
Um sieben Uhr liegt die Meldung als erste im Posteingang des Portals. Die Disponentin ruft beim Kundenbetrieb an, bevor der dort anruft, und sucht parallel eine kurzfristige Vertretung für die Schicht.
Zusammenfassung
Zeitarbeitskraft meldet sich krank für die Schicht ab sechs Uhr beim Kundenbetrieb in der Logistik, voraussichtlich für einen Tag. Name und Rückrufnummer sind aufgenommen, die Meldung ist als dringend an die Disposition gegangen.
- Vorgang
- Nachricht
- Einsatz
- Logistik, Schicht ab 6 Uhr, voraussichtlich ein Tag
- Rückruf
- 0159 4455667
- Notiz
- Dringend markiert, Disponentin informiert den Kundenbetrieb selbst.
So nimmt Telofy Krankmeldungen aus dem Team auf
Ob Gebäudereinigung, Pflegedienst oder Personalvermittlung: Telofy nimmt jede Meldung mit denselben wenigen, klar begrenzten Angaben auf und legt sie sofort der richtigen Stelle vor. Über Ersatz oder Umbesetzung entscheidet die Leitung danach selbst.
So meldet er sich, wenn Sie ihn anrufen.
Kein Formular, keine Anmeldung. Sie wählen die Nummer und hören in einer halben Minute, wie Ihr Empfang klingen würde.
Was eine schnelle Krankmeldung einbringt
Der Krankenstand ist gestiegen: 2025 fehlten AOK-versicherte Beschäftigte im Schnitt an 23,3 Tagen (WIdO, 16. März 2026). Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat die Meldung dabei nicht leichter gemacht, das Telefon bleibt für die meisten Beschäftigten der erste Weg. Wer dieses Telefon um 5:40 Uhr besetzt hat, verliert seltener eine ganze Schicht.
Eine vollständige Meldung um 5:42 Uhr erspart der Leitung drei bis vier Rückfragen im Laufe des Vormittags. Objekt, Schicht und voraussichtliche Dauer stehen fest, bevor die erste Fahrt losgeht, und die Umplanung beginnt, während andere noch schlafen. Der Kunde erfährt vom Ausfall von Ihnen, nicht umgekehrt.
Erfragt werden Name, Objekt, Schicht, Rückrufnummer und die voraussichtliche Dauer, mehr nicht. Diese Zurückhaltung folgt Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung, der Gesundheitsdaten besonders schützt, und passt genauso zum Kleinbetrieb wie zur Zentrale eines Personaldienstleisters mit dreihundert Beschäftigten.
Über Ersatz, Umbesetzung oder Absage entscheiden weiterhin Disposition und Objektleitung. Telofy legt ihnen die vollständige Meldung in dem Moment vor, in dem sie hereinkommt, im Sekretariat eines kleinen Betriebs wie im Servicedesk eines großen. Was das gegenüber einer eigenen Kraft am Telefon kostet, zeigt die folgende Rechnung.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Teamassistenz im Büro in Vollzeit, Bruttogehalt im Monat (gehalt.de, Median, abgerufen 03.09.2026)3.508 €
- Lohnnebenkosten des Arbeitgebers: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, 2025)+ 817 €
- Arbeitgeberkosten im Monat4.325 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Arbeitgeberanteile im Detail und ohne Umsatzbehauptung. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Was das kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
So richten Sie Krankmeldungen aus dem Team ein
Die Einrichtung läuft im Portal, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Sie tragen ein, was für Ihr Team gilt, den Rest bringt die nächstliegende Branchenvorlage mit.
Was uns gefragt wird.
Fragt er nach der Krankheit?
Er fragt nach Name, Objekt oder Tour, Schicht und voraussichtlicher Dauer, also nach genau dem, was Sie zum Umplanen brauchen. Die Art der Erkrankung bleibt außen vor, das folgt Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung, der Gesundheitsdaten besonders schützt.
Organisiert er Ersatz?
Über die Ersatzkraft entscheiden Objektleitung und Disposition, die den Betrieb und die Leute kennen. Telofy sorgt dafür, dass die Meldung mit allen nötigen Angaben früh genug bei ihnen liegt, um überhaupt umbesetzen zu können.
Ruft er den Kunden an?
Den Kundenbetrieb informiert Ihre eigene Disposition oder Objektleitung, mit dem Ton und den Zusagen, die zu dieser Kundenbeziehung passen. Telofy meldet innerhalb Ihres Betriebs, und zwar schnell genug, dass diese Information rechtzeitig gelingt.
Brauche ich eine zweite Nummer?
Im Starter, ab 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, reicht eine Nummer für alle Anrufe. Ab dem Tarif Pro richten Sie eine zweite Nummer mit eigenem Mitarbeiter und eigener Begrüßung nur für Meldungen aus dem Team ein.
Gilt die Meldung bei Telofy als Krankmeldung?
Sie kommt bei der Leitung an und ist im Portal mit Uhrzeit dokumentiert, sodass später nachvollziehbar ist, wer wann Bescheid gegeben hat. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reichen Beschäftigte wie gewohnt beim Arbeitgeber ein, darauf weist Telofy im Gespräch hin.
Sieht die Leitung alles auf einen Blick?
Ja, alle Meldungen eines Morgens stehen mit Uhrzeit gesammelt im Portal, statt einzeln nachgereicht zu werden. Wer zuerst angerufen hat, ist ebenso erkennbar wie die erkannte Dringlichkeit jeder Meldung.
Was ist mit Lohnfragen?
Auskunft dazu gibt Telofy aus Ihren hinterlegten Fragen und Antworten, etwa zum Zahltag. Eine konkrete Frage zur eigenen Abrechnung nimmt er als Nachricht auf und legt sie der Lohnbuchhaltung vor.
Was sonst noch liegen bleibt.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.