Digitale Rezeption: Wenn der Empfang ein KI-Mitarbeiter am Telefon ist

Eine digitale Rezeption ist ein Empfang, den Software übernimmt: Sie nimmt Gäste, Kunden oder Patienten in Empfang, beantwortet Fragen und erledigt Routine. Im deutschen Sprachgebrauch meint der Begriff vier verschiedene Dinge. Diese Seite trennt sie, damit Sie wissen, wonach Sie eigentlich suchen, und beschreibt dann den Teil, den ein KI-Empfang am Telefon abdeckt.

Was heißt „digitale Rezeption“?

1. Telefonempfang mit KI. Ein digitaler Mitarbeiter nimmt Anrufe an, beantwortet Fragen, vergibt Termine und leitet bei Bedarf weiter. Das ist die Variante, um die es hier geht, oft auch KI-Rezeption oder virtueller Empfang genannt.

2. Termine online buchen. Kunden wählen auf der Website einen Termin. Das ersetzt keinen Anruf, ergänzt ihn aber.

3. Self-Check-in vor Ort. Terminals oder Apps, mit denen Gäste in Hotels oder Patienten in Praxen einchecken, Formulare ausfüllen oder einen Schlüsselcode erhalten.

4. Chat und Nachrichten. Ein Chatbot beantwortet Fragen auf der Website oder in Messengern.

Telofy deckt die erste Variante ab und mit dem dazu buchbaren Website-Chat auch den Chat auf der Website, nicht aber Messenger. Es bietet keinen Check-in vor Ort, keine Schlüsselübergabe und keine Zahlungsabwicklung. Wer mehrere dieser Bausteine braucht, kombiniert: Ein Buchungs- und Check-in-System für das Haus, Telofy für das Telefon.

Was eine digitale Rezeption am Telefon leistet

Laut Funktionsübersicht kann Telofy am Telefon:

• Anrufe annehmen, rund um die Uhr, auch mehrere gleichzeitig und wenn Ihre Leitung besetzt ist.
• Fragen beantworten aus den Fragen und Antworten, die Sie hinterlegen: Öffnungszeiten, Anfahrt, Preise, Ablauf.
• Termine vergeben oder vormerken: Es bucht selbst, merkt den Termin vor, bis Sie ihn mit einem Klick bestätigen, oder bucht nach Ihren Regeln. Die Terminverwaltung läuft im Portal oder über cal.com.
• Nachrichten und Bestellungen aufnehmen und Anliegen als fertigen Vorgang im Portal ablegen, mit Zusammenfassung.
• Weiterleiten nach Ihren Regeln an eine Rufnummer, etwa bei einem Stichwort, außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn der Anrufer einen Menschen verlangt.
• Stammkunden erkennen an der Rufnummer und mit Namen begrüßen (ab Tarif Pro).
• Fremdsprachige Anrufer verstehen: Das Gespräch führt Telofy auf Deutsch. Spricht ein Anrufer Englisch, Türkisch oder eine andere Sprache, versteht es ihn und kann in seiner Sprache antworten. Die Zusammenfassung erhalten Sie immer auf Deutsch.

Nicht dazu gehört: Telofy leitet an genau eine Nummer je Regel weiter, bindet keine Praxissoftware, kein CRM und kein Kassensystem direkt an und kennt weder WhatsApp noch SMS. Vorgänge landen im Portal, per E-Mail, per Telegram oder über Webhooks in Ihren Systemen.

Rezeption im Telefonvergleich

Eine besetzte Rezeption bleibt unersetzlich für alles, was vor Ort geschieht: begrüßen, begleiten, ein Gespräch mit einem unsicheren Patienten oder einem verärgerten Gast. Die digitale Rezeption nimmt dem Team die Telefonarbeit ab, damit es dafür Zeit hat.

Einsatz in fünf Branchen

Hotel und Pension. Telofy beantwortet Fragen zu Anreise, Frühstück, Parken und Haustieren aus Ihren Antworten. Anfragen und Rückrufwünsche nimmt es auf, die Dringlichkeit steht in der Zusammenfassung. Bei einem Notfall in der Nacht greift eine Regel mit Stichwort und leitet an die Hausleitung. Check-in und Zimmerbuchung bleiben in Ihrem Buchungssystem. Mehr: Hotel und Pension.

Arztpraxis. In der Mittagspause und am Abend vergibt oder merkt Telofy Termine vor. Bei Hinweisen auf eine Notlage verweist es auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117, statt selbst einzuschätzen. Mehr: Arztpraxis.

Kanzlei. Neue Mandanten schildern ihr Anliegen kurz, Telofy nimmt Namen, Rückrufnummer und Thema auf. Die Kanzlei sieht eine Zusammenfassung und ruft zurück. Rechtsberatung gibt es nicht. Mehr: Anwaltskanzlei.

Autowerkstatt. Terminwünsche für Inspektion und Reifenwechsel gehen direkt in die Terminverwaltung, Fragen zu Öffnungszeiten beantwortet Telofy sofort. Mehr: Autowerkstatt.

Agentur oder Beratung. Anfragen von Neukunden werden aufgenommen und mit Rückrufwunsch abgelegt, Bestandskunden mit dringendem Anliegen per Regel an die Projektleitung geleitet. Mehr: Unternehmensberatung.

Datenschutz bei der digitalen Rezeption

Am Telefon sprechen Anrufer über sich. Entscheidend ist, was gespeichert wird und wo.

• Hinweis auf die KI: Seit dem 2. August 2026 muss laut Verbraucherzentrale Bayern bereits bei Beginn der ersten Interaktion klar auf den KI-Einsatz hingewiesen werden. Bei Telofy steht der Hinweis vor Ihrer Begrüßung und lässt sich nicht abschalten.
• Keine Tonaufzeichnung: Telofy nimmt nichts auf, und das Datenmodell hat kein Feld für Ton.
• Wortprotokoll nur auf Wunsch: ab Werk aus. Dann bleibt nur die Zusammenfassung, das Wortprotokoll wird nach etwa einem Tag gelöscht.
• Aufbewahrung: von 30 bis 3.650 Tagen einstellbar, Vorgabe 30 Tage, mit automatischer Löschung.
• Standort: Sprachverarbeitung, Anwendung und Datenbank laufen in der EU. Den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie bei der Registrierung ohne Aufpreis.

Eine ausführliche Einordnung bieten KI am Telefon und DSGVO und, für Praxen und Kanzleien, KI am Telefon und Schweigepflicht. Sie ersetzen keine Rechtsberatung.

So führen Sie eine digitale Rezeption ein

1. Anliegen sammeln: Notieren Sie eine Woche lang, wonach Anrufer fragen. Meist machen fünf Fragen den größten Teil aus.
2. Wissen hinterlegen: Fragen und Antworten, Öffnungszeiten, Terminarten. Vorlagen je Branche geben den Start.
3. Regeln festlegen: Wann soll weitergeleitet werden, und an wen? Siehe KI-Anrufweiterleitung.
4. Nummer umleiten: Ihre Rufnummer bleibt, Sie leiten sie bei Ihrem Anbieter um. Siehe Eigene Nummer behalten.
5. Testen und nachschärfen: Rufen Sie selbst an, hören Sie die Zusammenfassungen und ergänzen Sie Antworten, die gefehlt haben.
6. Team informieren: Das Team soll wissen, was ankommt und was nicht, damit niemand doppelt zurückruft.

Telofy Starter kostet 89 Euro im Monat mit 800 Gesprächsminuten, bei jährlicher Zahlung 79 Euro. Der Katalog mit Preisen und der Kundenstamm gehören zum Tarif Pro. Das Testen geht ohne Konto: Tragen Sie Ihre Website auf telofy.de ein, kurz darauf ruft Sie Ihr eigener KI-Empfang an.

Quellen

1. Verbraucherzentrale Bayern: KI-Kennzeichnung ist jetzt Pflicht (05.08.2026) (abgerufen 2026-10-26)