# Funktionen — Telofy

Telofy geht ans Telefon, wenn bei Ihnen gearbeitet wird: nimmt Anrufe an, klärt das Anliegen, vereinbart Termine und legt Ihnen den fertigen Vorgang ins Portal. Sprache, Anwendung und Datenbank in der EU, keine Tonaufzeichnung.

Jede Funktion mit Nutzen, Funktionsweise und Tarifgrenze. Tarife und Preise: https://telofy.de/preise.md
Vollständige Seite: https://telofy.de/funktionen
Schnittstelle für Entwickler: https://telofy.de/entwickler.md
Integrationen: https://telofy.de/integrationen

## Gespräch

Was Ihre Anrufer hören und was Telofy im Gespräch tut.

### Hinweis auf KI zu Gesprächsbeginn

- Nutzen: Ihre Anrufer wissen sofort, mit wem sie sprechen, und Sie erfüllen die Hinweispflicht ohne Aufwand.
- Wie genau: Jeder Anruf beginnt mit einem Hinweis auf den KI-Assistenten. Er steht immer vor Ihrer eigenen Begrüßung, in beiden Anrufrichtungen, und lässt sich nicht abschalten.
- Tarif: Alle Tarife

### Fragen und Antworten aus Ihrem Wissen

- Nutzen: Die Auskünfte, die Sie sonst hundertmal am Tag geben, übernimmt Telofy.
- Wie genau: Sie hinterlegen Fragen mit Antworten, Firmeninfos und Antwortbausteine, ordnen sie nach Öffnungszeiten, Preisen, Terminen oder Notfall und können eine Markdown-Datei importieren.
- Tarif: Alle Tarife

### Preise aus Ihrem Katalog nennen

- Nutzen: Wer nach dem Preis fragt, bekommt Ihre Zahl statt „wir melden uns“.
- Wie genau: Positionen mit Nummer, Name, Beschreibung, Kategorie und mehreren Preisen, etwa je Größe. Bei großen Katalogen schlägt Telofy die gefragte Position im Gespräch gezielt nach.
- Tarif: Ab Pro

### Katalog aus Datei, Foto oder PDF

- Nutzen: Die Speisekarte oder Preisliste ist in Minuten im System, ohne dass Sie etwas abtippen.
- Wie genau: Import von Tabellen (xlsx, csv, txt) sowie von Foto (JPEG, PNG, WebP) und PDF. Das Dokument wird nicht gespeichert. Foto- und PDF-Importe sind auf zehn in sieben Tagen begrenzt.
- Tarif: Ab Pro

### Stammkunden erkennen

- Nutzen: Der Anrufer wird mit Namen begrüßt, und Telofy fragt nicht noch einmal nach Daten, die Sie schon haben.
- Wie genau: Sie laden Ihren Kundenstamm als CSV hoch. Erkannt wird an der Rufnummer, nicht an der Stimme. Unbekannte Anrufer legt Telofy als unbestätigt an; sie dienen nie zur Erkennung.
- Tarif: Ab Pro

### Fragen, die immer gestellt werden

- Nutzen: Jeder Vorgang kommt vollständig bei Ihnen an, ohne Rückfrage.
- Wie genau: Je Mitarbeiter legen Sie fest, was erfragt wird, als Pflicht oder optional und in welcher Reihenfolge. Vorlagen je Branche und Rolle bringen passende Fragen mit.
- Tarif: Alle Tarife

### Vorlagen für Branche und Rolle

- Nutzen: Sie starten mit einem Mitarbeiter, der Ihren Beruf kennt, statt bei null.
- Wie genau: Vorlagen für Branchen von der Arztpraxis bis zum Handwerksbetrieb setzen Tonfall, Fragen und Zuständigkeit. Sie passen alles im Portal an.
- Tarif: Alle Tarife

### Versteht auch fremdsprachige Anrufer

- Nutzen: Ihr Anrufer spricht Englisch, Sie lesen Deutsch.
- Wie genau: Telofy führt das Gespräch auf Deutsch. Spricht ein Anrufer Englisch, Türkisch oder eine andere Sprache, versteht Telofy ihn und kann in seiner Sprache antworten. Die Zusammenfassung bekommen Sie immer auf Deutsch.
- Tarif: Alle Tarife

### Stimme zum Anhören und Auswählen

- Nutzen: Die Stimme passt zu Ihrem Haus, und Sie hören sie vorher.
- Wie genau: 30 Stimmen, je 15 weibliche und männliche, jeweils mit Hörprobe.
- Tarif: Alle Tarife

### Notfallhinweis

- Nutzen: Bei Hinweisen auf eine Notlage verweist Telofy auf den Notruf, statt selbst einzuschätzen.
- Wie genau: Für Praxis, Apotheke und Pflege gibt es einen festen Sicherheitssatz mit 112 und 116117. Der Vorgang wird als Notfall markiert.
- Tarif: Alle Tarife

### Zeitschutz je Anruf

- Nutzen: Ein hängendes Gespräch kostet nicht unbemerkt Minuten.
- Wie genau: Sie stellen die längste Gesprächsdauer zwischen 2 und 10 Minuten ein. Schweigt der Anrufer 60 Sekunden lang, während Telofy nicht spricht, endet der Anruf.
- Tarif: Alle Tarife

## Termine

Von der Anfrage am Telefon bis zum Eintrag im Kalender.

### Drei Betriebsarten der Terminvergabe

- Nutzen: Sie entscheiden, wie viel Telofy allein bucht und wo Sie das letzte Wort behalten.
- Wie genau: „Bucht selbst“ trägt sofort ein. „Vormerken, Sie bestätigen“ hält den Termin, bis Sie ihn bestätigen. „Nach Regeln“ bucht direkt und legt nur vor, was Ihre Regeln auswählen, etwa einen unbekannten Anrufer.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/cal-com

### Eigene Terminverwaltung ohne Kalender

- Nutzen: Sie brauchen keinen Kalenderdienst, um Termine vergeben zu lassen.
- Wie genau: Öffnungszeiten, Terminarten mit Dauer und Puffer sowie die Zahl gleichzeitiger Termine genügen. Ohne beides nimmt Telofy nur einen Terminwunsch auf.
- Tarif: Alle Tarife

### Kalender über cal.com

- Nutzen: Termine stehen dort, wo Sie ohnehin arbeiten, auch in Google, Outlook oder Apple Kalender.
- Wie genau: Telofy prüft freie Zeiten in cal.com, bucht dort und sagt Termine ab. Google, Outlook und Apple binden Sie in cal.com an. Verschieben bedeutet absagen und neu buchen.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/cal-com

### Bestehenden Kalender lesen

- Nutzen: Termine, die Sie selbst eintragen, blockieren die Zeit auch für Telofy.
- Wie genau: Sie tragen die Abo-Adresse (iCal) Ihres Kalenders ein. Telofy liest nur Belegtzeiten, keine Titel. Das gilt für die eigene Terminverwaltung, nicht zusammen mit cal.com.
- Tarif: Alle Tarife

### Telofy-Termine in Ihrem Kalender abonnieren

- Nutzen: Vormerkungen und Termine erscheinen in Ihrem Kalenderprogramm.
- Wie genau: Sie erhalten eine geheime Abo-Adresse. Vorgemerkt zeigt der Kalender „mit Vorbehalt“, bestätigt als fest, abgesagt durchgestrichen. Rufnummern stehen nicht darin; über cal.com gebuchte Termine erscheinen dort nicht.
- Tarif: Alle Tarife

### Bestätigen mit einem Klick

- Nutzen: Sie bestätigen Vormerkungen unterwegs, ohne ins Portal zu müssen.
- Wie genau: Per Link in der E-Mail, in der Liste im Portal oder mit dem Knopf in Telegram. Die Frist wählen Sie: vier Stunden, bis Geschäftsschluss oder 24 Stunden.
- Tarif: Alle Tarife

### Rückruf, wenn eine Vormerkung verfällt

- Nutzen: Kein Anrufer wartet auf einen Termin, der nie bestätigt wurde.
- Wie genau: Läuft die Frist ab, ruft Telofy den Anrufer zurück und bietet einen neuen Termin an. Vorher erinnert es Sie in Stufen.
- Tarif: Alle Tarife

### Regeln für Ihre Termine

- Nutzen: Der Kalender bleibt so gefüllt, wie es für den Betrieb passt.
- Wie genau: Ausnahmetage mit geschlossen oder anderen Zeiten, Tageshöchstzahl, Mindestvorlauf, Standardpuffer, Verteilung über die Woche und ein eigener Kalender je Mitarbeiter, etwa für zwei Behandler.
- Tarif: Alle Tarife

## Bestellungen

Für Gastronomie und Handel: vom Anruf bis zum Bon in der Küche.

### Bestellung als eigener Vorgang

- Nutzen: Eine Bestellung geht nicht als „Sonstiges“ unter, sondern ist sofort als Bestellung erkennbar.
- Wie genau: Telofy legt sie als eigenen Vorgangstyp an. Dazu gibt es den Webhook outcome.created für Ihre Systeme.
- Tarif: Alle Tarife

### Bon auf dem Küchendrucker

- Nutzen: Der Bon liegt in der Küche, bevor jemand ans Telefon musste.
- Wie genau: Bis zu drei Drucker mit Star-CloudPRNT-Unterstützung holen die Bons selbst ab. Jeder Drucker druckt Bestellungen und auf Wunsch Tischreservierungen. Welche Felder auf den Bon kommen, legen Sie fest.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/kuechendrucker

### Küchendisplay

- Nutzen: Wer keinen Bon will, sieht Bestellungen auf einem Bildschirm an der Wand.
- Wie genau: Eine eigene Seite im Portal lädt alle 20 Sekunden neu. „Annehmen“ quittiert die Bestellung.
- Tarif: Alle Tarife

### Alarm bei nicht angenommener Bestellung

- Nutzen: Keine Bestellung bleibt unbemerkt liegen, bis der Kunde vor der Tür steht.
- Wie genau: Wird eine Bestellung nicht quittiert, meldet Telofy es aufs Handy: 15 Minuten vor der zugesagten Abholzeit oder, ohne Abholzeit, 15 Minuten nach dem Anruf. Meldung einmal je Bestellung.
- Tarif: Alle Tarife

### Abholzeit nennen

- Nutzen: Der Anrufer erfährt, wann seine Bestellung fertig ist.
- Wie genau: Sie hinterlegen eine Vorlaufzeit. Telofy nennt sie im Gespräch, und sie fließt in den Alarm ein.
- Tarif: Alle Tarife

### Meldung, wenn der Drucker ausfällt

- Nutzen: Sie erfahren von einem leeren oder ausgeschalteten Drucker, bevor eine Bestellung hängt.
- Wie genau: Fragt ein Drucker zehn Minuten lang nicht mehr ab, kommt eine Meldung aufs Handy.
- Tarif: Alle Tarife

## Weiterleitung

Wann ein Mensch ans Telefon geht und wann Telofy die Nachricht aufnimmt.

### Anrufregeln

- Nutzen: Sie legen fest, wer wann drankommt, und müssen nicht jeden Anruf selbst sortieren.
- Wie genau: Bedingungen: immer, außerhalb der Öffnungszeiten, wenn der Anrufer einen Menschen verlangt, oder bei Stichwörtern (bis zu vier Wörter je Regel). Aktionen: Telofy antwortet, leitet weiter oder nimmt eine Nachricht auf.
- Tarif: Alle Tarife

### Weiterleitung an Ihre Nummer

- Nutzen: Dringendes erreicht Sie oder Ihre Vertretung direkt.
- Wie genau: Weitergeleitet wird an eine Rufnummer je Regel, vor dem Gespräch oder mitten darin. Beim Empfänger erscheint die Nummer Ihres Betriebs. Gilt für eingehende Anrufe. Kommt die Weiterleitung nicht zustande, bleibt Telofy am Apparat: vor dem Gespräch spricht es normal weiter, mitten im Gespräch nimmt es eine Nachricht für den Rückruf auf. Ist der Anruf übergeben, gehört er dem Ziel.
- Tarif: Alle Tarife

### Nachricht aufnehmen

- Nutzen: Wenn gerade niemand zuständig ist, geht trotzdem nichts verloren.
- Wie genau: Telofy nimmt Anliegen und Rückrufkontakt auf, bucht nichts und sagt nur zu, dass die Nachricht weitergegeben wird.
- Tarif: Alle Tarife

### Rückruf bei verpasstem Anruf

- Nutzen: Wer aufgelegt hat, bevor er sein Anliegen nennen konnte, wird zurückgerufen.
- Wie genau: Pro Betrieb schaltbar, ab Werk aus. Telofy ruft einmal zurück, bei „nicht erreichbar“ ein weiteres Mal. Erkennt es einen Anrufbeantworter, spricht es eine kurze feste Nachricht.
- Tarif: Ab Business

## Benachrichtigung

Wie ein fertiger Vorgang zu Ihnen kommt.

### E-Mail zu jedem Anruf

- Nutzen: Sie lesen die Zusammenfassung, ohne ins Portal zu gehen.
- Wie genau: An den hinterlegten Empfänger, mit bearbeitbarer Vorlage. Bestätigungslinks für Vormerkungen stehen ebenfalls in der Mail.
- Tarif: Alle Tarife

### Telegram mit Knöpfen

- Nutzen: Sie bestätigen einen Termin direkt in der Nachricht.
- Wie genau: Sie koppeln einen oder mehrere Chats mit einem achtstelligen Code. Bei mehreren Chats entscheidet, wer zuerst tippt; die E-Mail bleibt der Rückfallweg. Für Berufsgeheimnisträger ist Telegram gesperrt.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/telegram-und-benachrichtigungen

### Mitteilung aufs Handy

- Nutzen: Die Meldung erscheint wie bei einer App, ohne App aus dem Store.
- Wie genau: Web-Mitteilungen aus einer auf den Startbildschirm gelegten Web-App, auf dem iPhone ab iOS 16.4. Jedes Mitglied schaltet sie für sich ein oder aus.
- Tarif: Alle Tarife

## Schnittstellen und Automatisierung

Für alle, die Telofy mit eigener Software, Automatisierungswerkzeugen oder KI-Assistenten verbinden.

### Öffentliche Schnittstelle (REST)

- Nutzen: Ihre Software holt Anrufe, Anliegen und Termine selbst ab.
- Wie genau: Drei lesende Abfragen mit API-Schlüssel, 60 Anfragen pro Minute. Ein ausgehender Anruf lässt sich ab Business über die Schnittstelle auslösen.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/schnittstelle

### Webhooks

- Nutzen: Neue Anrufe, Anliegen und Termine landen von allein in Ihren Programmen.
- Wie genau: Drei Ereignisse, signiert und bei Fehlern bis zu fünfmal wiederholt. Sie werden nach der Anrufauswertung gesendet, nicht beim Auflegen.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/webhooks

### MCP für KI-Assistenten

- Nutzen: Sie fragen Ihren Assistenten nach den Anrufen von heute, statt im Portal zu suchen.
- Wie genau: Ein MCP-Server mit drei lesenden Werkzeugen, geschützt durch denselben API-Schlüssel. Er löst keine Anrufe aus.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/mcp-server

### Eigene Werkzeuge im Gespräch

- Nutzen: Telofy beantwortet Fragen mit Ihren Live-Daten, etwa dem Versandstatus.
- Wie genau: Im Gespräch ruft Telofy eine https-Adresse Ihres Systems auf und liest die Antwort vor. Bis zu zehn Werkzeuge, vier Sekunden Zeit je Aufruf.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/eigene-werkzeuge

### Zapier, Make und n8n

- Nutzen: Sie verbinden Telofy mit Ihren Anwendungen, ohne zu programmieren.
- Wie genau: Über Webhooks und den API-Schlüssel. Eine eigene Telofy-App in diesen Werkzeugen gibt es nicht; Sie nutzen deren Webhook-Bausteine.
- Tarif: Alle Tarife
- Mehr: https://telofy.de/integrationen

## Telefonie

Wie Anrufe zu Telofy kommen und wie Telofy selbst anruft.

### Eigene Nummer behalten

- Nutzen: Ihre Kunden wählen weiter die Nummer, die sie kennen.
- Wie genau: Sie leiten Ihre Nummer bei Ihrem Anbieter auf eine zugewiesene Zielnummer um. Telofy zeigt die Codes für „immer“, „besetzt“ und „keine Antwort“ an. Sobald der erste Anruf ankommt, gilt die Umleitung als aktiv.
- Tarif: Alle Tarife

### Neue deutsche Nummer holen

- Nutzen: Sie starten ohne Umleitung, mit einer eigenen Nummer für Telofy.
- Wie genau: Im Portal suchen Sie eine freie Nummer und buchen sie erst nach Ihrer Bestätigung. Nur Deutschland. Voraussetzung sind eine hinterlegte Zahlungsart und ein freier Nummernplatz.
- Tarif: Alle Tarife

### Telefonanlage per SIP-Trunk

- Nutzen: Größere Anlagen hängen direkt an Telofy, ohne Umweg über eine Umleitung.
- Wie genau: Das Portal erzeugt Zugangsdaten, die Sie einmal sehen und in Ihrer Anlage eintragen. Danach registrieren Sie die Rufnummern der Anlage. Eine Verbindung je Betrieb.
- Tarif: Ab Business
- Mehr: https://telofy.de/integrationen/telefonanlage-sip

### Ausgehende Anrufe per Schnittstelle

- Nutzen: Ihr System stößt einen Anruf an, etwa „Ihr Auto ist fertig“.
- Wie genau: Ein POST mit Zielnummer und Anlass. Das Ergebnis des Gesprächs kommt später per Webhook call.completed. Der Mitarbeiter braucht eine zugewiesene Nummer.
- Tarif: Ab Business
- Mehr: https://telofy.de/entwickler#ausgehender-anruf

### Anrufbeantworter erkennen

- Nutzen: Bei einem Rückruf auf die Mailbox verbrennt Telofy keine Minuten.
- Wie genau: Erkennt Telofy an der Ansage einen Anrufbeantworter, spricht es genau eine kurze Nachricht und legt auf. Die Erkennung beruht auf deutschen Wendungen.
- Tarif: Alle Tarife

### Mehrere Mitarbeiter und Nummern

- Nutzen: Standorte, Abteilungen oder Behandler bekommen je einen eigenen Mitarbeiter.
- Wie genau: Starter enthält einen Mitarbeiter und eine Nummer, Pro bis zu drei, Business bis zu zehn.
- Tarif: Alle Tarife

## Portal und Datenschutz

Wo Sie alles sehen und einstellen, und was nicht gespeichert wird.

### Anrufliste mit Zusammenfassung

- Nutzen: Sie sehen in Sekunden, was war, ohne jedes Gespräch zu hören.
- Wie genau: Filter nach Status, Ergebnis, Zeitraum und Suche. Jeder Anruf hat eine Zusammenfassung, ein Ergebnis und eine empfohlene Handlung. Vorgangstypen: Lead, Ticket, Termin, Auskunft, Bestellung, Sonstiges.
- Tarif: Alle Tarife

### Keine Tonaufzeichnung

- Nutzen: Es gibt keine Audiodatei, die abhandenkommen oder herausverlangt werden könnte.
- Wie genau: Das liegt an der Bauweise: Telofy nimmt nichts auf, und das Datenmodell hat kein Feld für Ton.
- Tarif: Alle Tarife

### Wortprotokoll nur auf Wunsch

- Nutzen: Sie speichern Gesprächstexte nur, wenn Sie sie brauchen.
- Wie genau: Ab Werk ausgeschaltet. Dann bleibt nur die Zusammenfassung; das Wortprotokoll wird nach etwa einem Tag gelöscht.
- Tarif: Alle Tarife

### Aufbewahrung und Löschung

- Nutzen: Sie bestimmen, wie lange Anrufdaten liegen, und müssen sich um die Löschung nicht kümmern.
- Wie genau: Von 30 bis 3.650 Tagen einstellbar, Vorgabe 30 Tage. Ein täglicher Lauf löscht automatisch. Einzelne Anrufe löschen Inhaber und Administratoren auf Anfrage.
- Tarif: Alle Tarife

### Zwei-Faktor-Anmeldung

- Nutzen: Der Zugang zu Ihren Anrufdaten ist auch bei gestohlenem Passwort geschützt.
- Wie genau: Per Authenticator-App mit Wiederherstellungscodes. Je Betrieb wählbar: freiwillig, verpflichtend oder risikoabhängig.
- Tarif: Alle Tarife

### Sprache und Datenbank in der EU

- Nutzen: Sie können Ihren Kunden sagen, wo ihre Daten liegen.
- Wie genau: Sprachverarbeitung, Anwendung und Datenbank laufen in der EU. Den Auftragsverarbeitungsvertrag erhalten Sie bei der Registrierung ohne Aufpreis.
- Tarif: Alle Tarife

### Statistik und Tagesübersicht

- Nutzen: Sie sehen, wie viele Anrufe kommen und was daraus wird.
- Wie genau: Eine Übersicht über Anrufaufkommen und Ergebnisse sowie eine Tagesansicht im Portal.
- Tarif: Alle Tarife

## Was Telofy nicht macht

- Keine Anbindung an Praxissoftware, CRM oder Kassensystem. Dafür gibt es Webhooks, eine Schnittstelle und Zapier, Make oder n8n, damit jeder Vorgang in Ihrem System landet.
- Weiterleitung nur an eine Rufnummer je Regel, ohne Durchklingeln mehrerer Nummern. Dafür gibt es mehrere Regeln nach Uhrzeit, Stichwort oder Wunsch des Anrufers, jede mit eigener Zielnummer.
- Kein WhatsApp und kein SMS. Dafür gibt es Telegram mit Knöpfen, Mitteilungen aufs Handy und E-Mail.
- Kein direkter Google- oder Outlook-Kalender. Dafür gibt es cal.com, das beide anbindet, und den Kalender-Feed zum Lesen und Abonnieren.
- Die Schnittstelle schreibt nichts in Termine, Kontakte oder Katalog. Dafür liest sie alles aus und löst auf Wunsch ausgehende Anrufe aus; Pflege geschieht im Portal oder per Import.

## Häufige Fragen

### Was kann Telofy am Telefon tun?

Anrufe annehmen, Fragen aus Ihrem Wissen und Preise aus Ihrem Katalog beantworten, Termine vergeben oder vormerken, Bestellungen aufnehmen, bei Bedarf an eine Nummer weiterleiten oder eine Nachricht aufnehmen. Danach liegt der fertige Vorgang im Portal, auf dem Handy und auf Wunsch in Ihren Systemen.

### Welche Funktionen gibt es erst ab einem höheren Tarif?

Katalog mit Preisen und der Kundenstamm gibt es ab Pro. Ausgehende Anrufe per Schnittstelle, die Telefonanlage per SIP-Trunk und der automatische Rückruf bei verpasstem Anruf gibt es ab Business. Alles andere steht in jedem Tarif zur Verfügung.

### Gibt es eine Schnittstelle für eigene Software?

Ja. Mit einem API-Schlüssel lesen Sie Anrufe, Anliegen und Termine aus, Webhooks melden neue Vorgänge, und ein MCP-Server verbindet KI-Assistenten. Alle Angaben stehen auf der Entwicklerseite.

### Gibt es eine App für Zapier, Make oder n8n?

Nein, eine eigene App gibt es nicht. Telofy lässt sich über Webhooks und den API-Schlüssel mit allen drei Werkzeugen verbinden, mit den Webhook-Bausteinen, die diese Werkzeuge ohnehin mitbringen.

### Was macht Telofy nicht?

Telofy bindet keine Praxissoftware, kein CRM und kein Kassensystem direkt an, leitet je Regel an genau eine Nummer weiter, kennt kein WhatsApp und kein SMS und verbindet Google- und Outlook-Kalender nur über cal.com. Für jeden dieser Punkte gibt es einen Weg, der auf dieser Seite steht.