Wir nehmen Wartelisten-Anfragen und Absagen an.
Die Anfrage steht vollständig da, mit Verordnungsdatum, bevor die Therapiestunde endet. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Ergotherapie- oder Logopädiepraxis rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Wer Sie nicht erreicht, steht auf der Liste nebenan
Während eine Therapeutin mit einem Kind am Tisch sitzt, geht niemand ans Telefon. Im Behandlungsraum ist das die einzig richtige Reihenfolge. Draußen entscheidet sie über Ihre Auslastung: Eltern melden ihr Kind bei mehreren Praxen gleichzeitig an, und den Platz bekommt die Praxis, die abhebt und die Anfrage vollständig aufnimmt. Jeder ungehörte Anruf ist ein Rezept, das woanders eingelöst wird.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Ergotherapie- oder Logopädiepraxis jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
So kommt die Anfrage einer Mutter vollständig an, während die Therapeutin mit einem Kind arbeitet.
Die Szene
Dienstag, 15:10 Uhr. Die Therapeutin sitzt mit einem Kind am Tisch, im Vorraum ist niemand, der ans Telefon gehen könnte.
Danach
Die Praxis findet die Anfrage vollständig vor, mit Alter, Verordnungsdatum, Dringlichkeit und Wunschzeiten, und ordnet sie in ihre Reihenfolge ein. Die Familie wartet auf Ihren Rückruf, statt gleich die nächste Praxis anzurufen.
Zusammenfassung
Mutter meldet ihren vierjährigen Sohn für einen Logopädie-Platz an, Verordnung ausgestellt am 28. August, ohne Vermerk zur Dringlichkeit. Zeiten sind ab 15 Uhr möglich, die Praxis meldet sich, sobald ein Platz frei wird.
- Vorgang
- Lead
- Warteliste
- Logopädie, Kind 4 Jahre, Verordnung vom 28.08., ohne Dringlichkeitsvermerk, Zeiten ab 15 Uhr
- Rückruf
- 0151 2233445
- Notiz
- Kinderarzt hat um baldigen Beginn gebeten. Familie wartet auf Rückmeldung, sobald ein Platz frei wird.
Wer und was
So wird eine Absage vor Praxisöffnung zu einer Stunde, die Sie noch am selben Tag vergeben.
Die Szene
Montag, 07:45 Uhr. Die Praxis öffnet um 8 Uhr, der erste Termin des Tages ist für 15 Uhr angesetzt, niemand ist vor Ort.
Danach
Beim Öffnen sieht die Praxis die freie Stunde für 15 Uhr und ruft ein Kind von der Warteliste an. Aus einem Ausfall wird eine bezahlte Therapieeinheit, noch am selben Tag.
Zusammenfassung
Vater sagt den 15-Uhr-Termin seiner Tochter wegen Fiebers ab und fragt nach dem Ausfallhonorar. Telofy gibt die hinterlegte Regel wieder, die Absage steht sofort im Portal.
- Vorgang
- Termin
- Termin
- Absage 15 Uhr, Tochter mit Fieber
- Frei geworden
- Montag, 15 Uhr
- Notiz
- Vater hat nach dem Ausfallhonorar gefragt. Telofy hat die hinterlegte Regel genannt, die Entscheidung im Einzelfall liegt bei der Praxis.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Was eine besetzte Leitung Ihrer Praxis im Monat wert ist
Eine Empfangskraft kostet Sie mit Lohnnebenkosten rund 3.600 Euro im Monat. Sie wird bezahlt, wenn niemand anruft, sie fehlt im Urlaub und bei Krankheit, und sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen wirklich da. Telofy kostet 79 Euro und hebt auch dann ab, wenn im Vorraum niemand sitzt.
Stellen Sie Ihre Rufumleitung „bei besetzt“ oder „wenn niemand rangeht“ auf Telofy, dann hört eine Familie eine Stimme statt des Besetztzeichens, und Alter, Verordnung und Wunschzeiten sind aufgenommen, bevor die Therapiestunde endet. Niemand muss zwischen zwei Kindern zum Telefon laufen.
Eltern melden ihr Kind gleichzeitig bei mehreren Praxen an. Den Platz vergibt am Ende die Praxis, die abhebt und die Anfrage vollständig festhält. Jede angenommene Anfrage ist eine Stunde, die Sie später besetzen können.
Fachkräfte für Ergotherapie und Logopädie zu finden ist schwer: Laut einem Bericht im Deutschen Ärzteblatt vom 19. Juni 2026 dauert die Besetzung einer offenen Logopädie-Stelle im Schnitt 132 Tage. Telofy nimmt Ihrem Team das Telefon ab, damit es beim Kind am Tisch bleibt.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Empfangskraft, Vollzeit, Median brutto (gehalt.de, Abruf 03.09.2026)2.917 €
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 680 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat3.597 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Ergotherapie- oder Logopädiepraxis kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Ergotherapie- oder Logopädiepraxis ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy für Ihre Praxis ein
Sie richten alles selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die Vorlage Praxis bringt Formulierungen für Begrüßung und häufige Wartelisten-Fragen mit, Sie passen die Angaben Ihrer Praxis an.
Was uns gefragt wird.
Entscheidet Telofy, wer von der Warteliste drankommt?
Die Reihenfolge bestimmen Sie, nach Dringlichkeit, Ausstellungsdatum der Verordnung oder Ihrer eigenen Logik. Telofy nimmt die Anfrage mit Alter, Verordnung und Zeiten vollständig auf und legt sie Ihnen entscheidungsreif vor.
Gibt Telofy der Kita Auskunft über mein Kind?
Auskunft über Diagnose, Verordnung oder Termine gibt Ihre Praxis. Ruft eine Kita, Schule oder ein anderer Elternteil an, nimmt Telofy das Anliegen als Nachricht mit Rückrufnummer auf, damit Sie Schweigepflicht und Sorgerecht im Einzelfall selbst einordnen.
Erkennt Telofy, ob eine Verordnung noch gültig ist?
Telofy fragt Ausstellungsdatum und Dringlichkeit ab und trägt beides ein, sodass Sie die Frist von 28 oder 14 Tagen auf einen Blick sehen. Die Prüfung der Verordnung selbst bleibt bei Ihnen, wo sie hingehört.
Wie kommen Termine in unseren Kalender?
Über den Kalenderdienst cal.com, den Sie mit Telofy verbinden. Ist er verbunden, steht der Termin gebucht oder vorgemerkt im Kalender, sobald das Gespräch endet. Ohne Kalender notiert Telofy den Terminwunsch mit Wunschzeit und Rückrufnummer, und Sie übertragen ihn in Ihre Verwaltung.
Was, wenn eine Mutter dringend die Therapeutin braucht?
Telofy folgt Ihrer Regel: Verlangt sie ausdrücklich die Therapeutin, leitet er an eine hinterlegte Nummer weiter, etwa das Praxis-Handy. Bleibt die Leitung frei, entsteht eine als dringend markierte Nachricht. Bei Hinweisen auf akute Gefahr sagt er zusätzlich einen festen Satz und verweist an die 112.
Klingt das nach Roboter am Telefon?
Zu Beginn jedes Gesprächs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht, dieser Hinweis bleibt fest eingebaut. Stimme und Tonfall wählen Sie selbst, das Gespräch verläuft in natürlicher Sprache. Hören Sie es sich an: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie an, ohne Anmeldung.
Wir haben keine eigene Rezeption, reicht das?
Gerade dafür ist Telofy gedacht. Er hebt unabhängig davon ab, ob jemand im Vorraum sitzt, und nimmt Wartelisten-Anfragen, Absagen und Termine auf, während Sie mit einem Kind arbeiten. Sie legen fest, ob automatisch gebucht, vorgemerkt oder nach eigenen Regeln entschieden wird.
Was kostet Telofy?
Der Starter kostet ab 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung, mit 800 Gesprächsminuten. Eine Einrichtungsgebühr entfällt.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.