Wir nehmen Anfragen für Ihre Warteliste auf.
Die Anfrage liegt vollständig vor, wenn Sie aus der Sitzung kommen. Ab 79 Euro im Monat.
- Termin vereinbaren
- Nach den Leistungen fragen
- Rückruf hinterlassen
Ihr KI-Mitarbeiter liest Ihre Website und ruft Sie an — im Namen Ihres Betriebs.Liest Ihre Website, ruft im Namen Ihres Betriebs an.
Was Betriebe sagen, die ihn schon einsetzen.
Früher gingen uns wahrscheinlich einige Aufträge verloren, weil niemand ans Telefon gehen konnte. Heute wird jede Anfrage erfasst und die Interessenten können ganz unproblematisch Termine buchen und verschieben, ohne dass ich etwas tun muss.
Für uns ist besonders praktisch, dass direkt alle wichtigen Informationen aufgenommen werden. Ich muss nicht mehr jedem verpassten Anruf hinterhertelefonieren.
Gerade in Richtung der Feiertage war die Nachfrage so hoch, dass unsere Service-Leitungen häufig am Limit liefen, das führte verständlicherweise zu verärgerten und teilweise auch verlorenen Kunden. Mit Telofy konnten wir unsere Umsatzzahlen deutlich verbessern und uns wieder auf unser Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Tag am Telefon.
So sieht die Anrufliste im Portal aus, wenn Telofy für eine Psychotherapiepraxis rangeht. Jede Zeile ein Anruf, jeder Anruf ein Ergebnis.
Die fünf Minuten zwischen zwei Sitzungen sind Ihre teuersten
In einer Einzelpraxis kostet jeder Anruf Sie persönlich: Sie heben zwischen zwei Sitzungen ab, notieren im Stehen, und sind trotzdem pünktlich zurück im Zimmer. Was in diesen Minuten liegen bleibt, arbeiten Sie abends unbezahlt nach oder verlieren es an die nächste Praxis auf der Liste des Anrufers. Eine Kraft nur fürs Telefon kostet über 2.700 Euro im Monat, und die meisten Praxen beschäftigen deshalb gar keine.
So kann das bei Ihnen aussehen.
Zwei Anrufe, wie sie eine Psychotherapiepraxis jeden Tag bekommt. Szenarien, keine Erfahrungsberichte.
Wer und was
Eine Psychotherapiepraxis kann so die Anfrage mit Vermittlungscode aufnehmen lassen, während die Therapeutin noch in der Sitzung sitzt.
Die Szene
Dienstag, 10:50 Uhr. Zwischen zwei Sitzungen bleiben wenige Minuten, eine Sprechstundenhilfe gibt es in der Einzelpraxis gar nicht, und das Telefon klingelt trotzdem.
Danach
Abends liegen drei neue Anfragen fertig sortiert vor, jede mit Versicherungsstatus, Code, möglichen Zeiten und Rückrufnummer. Die Therapeutin entscheidet in zehn Minuten, wen sie zur nächsten psychotherapeutischen Sprechstunde einlädt, statt aus Notizzetteln zu rekonstruieren, wer wann angerufen hat.
Zusammenfassung
Anruferin sucht einen Therapieplatz für sich selbst, gesetzlich versichert, Vermittlungscode vorhanden. Bevorzugt vormittags, steht auf der Warteliste und ist zum Rückruf vorgemerkt.
- Vorgang
- Lead
- Anfrage
- Therapieplatz, gesetzlich versichert, Vermittlungscode vorhanden, Zeiten vormittags
- Rückruf
- 0170 9876543
- Notiz
- Vermittlungscode P1423 über die Terminservicestelle 116117 erhalten, Prüfung durch die Praxis steht noch aus. Anruferin wünscht einen Platz für sich selbst, bevorzugt vormittags.
Wer und was
Eine Psychotherapiepraxis kann so auch am späten Abend reagieren, wenn ein Anrufer stark belastet klingt und die Praxis längst geschlossen ist.
Die Szene
Donnerstag, 19:40 Uhr. Die Praxis ist seit einer Stunde zu, die Therapeutin ist auf dem Heimweg, und trotzdem hört der Anrufer eine Stimme statt einer Bandansage.
Danach
Die Therapeutin hat die Meldung noch am selben Abend auf dem Handy, mit Uhrzeit, Notiz und Rückrufnummer, und entscheidet selbst, ob und wie sie reagiert. Der Vorgang bleibt als hoch dringend markiert stehen, bis sie ihn bearbeitet hat.
Zusammenfassung
Anrufer wirkt stark belastet und sucht außerhalb der Sprechzeiten ein Gespräch. Hinweise auf akute Gefahr erkannt, auf die 112 und die hinterlegte Notfallnummer verwiesen, Nachricht mit hoher Dringlichkeit angelegt.
- Vorgang
- Nachricht
- Dringlichkeit
- hoch
- Hinweis
- 112 und Notfallnummer bei akuter Gefahr genannt
- Rückruf
- 0151 3344221
- Notiz
- Anrufer klang stark belastet, Hinweise auf akute Gefahr erkannt. Fester Satz mit Verweis auf die 112 und die hinterlegte Notfallnummer gesagt, Rückrufnummer aufgenommen.
Womit angerufen wird, und was daraus wird.
Jeder Anruf endet als Vorgang im Portal: mit Anliegen, Rückrufnummer und dem, was Telofy schon erledigt hat.
Die Rechnung, die jede Einzelpraxis selbst nachrechnen kann
Eine Sprechstundenhilfe kostet Sie mit Lohnnebenkosten rund 2.761 Euro im Monat. Sie ist an 215 von 260 bezahlten Tagen wirklich da, also an 83 Prozent; Urlaub, Krankheit und Fortbildung zahlen Sie mit. Telofy kostet 79 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, 89 Euro bei monatlicher Zahlung, und geht auch dann ran, wenn Sie in der Sitzung sind.
Stellen Sie Ihre Rufumleitung „bei besetzt“ oder „wenn niemand rangeht“ auf Telofy, und die Minuten zwischen zwei Sitzungen gehören wieder Ihnen. Die Anfrage wird währenddessen vollständig aufgenommen, mit Versicherungsstatus, Vermittlungscode, möglichen Zeiten und Rückrufnummer.
Wer wochenlang nur eine Bandansage erreicht, versucht es bei der nächsten Praxis, gerade weil die Suche nach einem Therapieplatz ohnehin zermürbt. Wer jeden Anruf annimmt und die Anfrage sauber aufnimmt, hält den Kontakt, auch wenn der Platz erst in einigen Monaten frei wird.
Am Ende zählt die Zeit im Sprechzimmer. Telofy nimmt das Klingeln ab, damit die Stunde der Patientin gehört und der Abend Ihnen, statt einem Stapel Rückrufzettel.
Was eine Kraft am Telefon wirklich kostet
- Sprechstundenhilfe in Vollzeit, Median brutto (gehaltsvergleich.com, Abruf 03.09.2026)2.239 €
- Lohnnebenkosten: 23,30 € je 100 € Brutto (Statistisches Bundesamt, Arbeitskostenerhebung)+ 522 €
- Volle Arbeitgeberkosten im Monat2.761 €
- Davon tatsächlich besetzt: 215 von 260 bezahlten Tagen83 %
- Telofy Starter bei jährlicher Zahlung, 800 Gesprächsminuten79 €
Die Kraft wird bezahlt, ob das Telefon klingelt oder nicht, und fehlt an Urlaubs- und Krankheitstagen. Telofy nimmt an allen 365 Tagen ab. Beispielrechnung mit gekennzeichneten Annahmen, ohne Umsatzbehauptung.
Was das für eine Psychotherapiepraxis kostet.
Starter
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 800 Gesprächsminuten
- Ein Mitarbeiter, eine Rufnummer
- Termine, Weiterleitung, Benachrichtigungen
Pro
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 2.600 Gesprächsminuten
- Bis zu drei Mitarbeiter und Nummern
- Mehrere Standorte, Rollen im Team
Business
monatlich kündbar12 Monate Laufzeit
- 4.400 Gesprächsminuten
- Bis zu zehn Mitarbeiter und Nummern
- Ausgehende Anrufe, eigene Schnittstelle
Enterprise
nach Absprache
- Kontingente nach Bedarf
- Zugesicherte Verfügbarkeit
- Fester Ansprechpartner
Jede weitere Gesprächsminute kostet 15 Cent. Keine Einrichtungsgebühr, bei monatlicher Zahlung jederzeit kündbar. Alle Leistungen im Vergleich
Was Telofy hier über das Rangehen hinaus tut.
Die Funktionen, auf die es einer Psychotherapiepraxis ankommt. Nur, was das Produkt heute kann.
So richten Sie Telofy ein
Sie richten Telofy selbst im Portal ein, ohne Beratungstermin und ohne Einrichtungsgebühr. Die nächstliegende Branchenvorlage schlägt Begrüßung und typische Fragen vor, Sie tragen die Angaben Ihrer Praxis nach.
Was uns gefragt wird.
Zählt Telofy zur telefonischen Erreichbarkeit nach der Richtlinie?
Praxen mit vollem Versorgungsauftrag müssen mindestens 200 Minuten in der Woche telefonisch erreichbar sein, bei halbem Versorgungsauftrag 100 Minuten. Laut einer Praxis-Info der Bundespsychotherapeutenkammer von Juli 2017 darf diese Zeit über Praxispersonal abgedeckt werden. Wie ein digitaler Mitarbeiter dabei angerechnet wird, klären Sie am besten direkt mit Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung, bevor Sie sich darauf stützen.
Was macht Telofy, wenn jemand in akuter Not anruft?
Erkennt Telofy Hinweise auf akute Gefahr, sagt er einen festen Satz und verweist auf die 112, dazu auf die Notfallnummer, die Sie hinterlegt haben, etwa den Krisendienst oder die Telefonseelsorge. Der Anruf wird als Nachricht mit hoher Dringlichkeit angelegt und geht sofort als Meldung auf Ihr Handy, mit Uhrzeit und Rückrufnummer.
Kann Telofy einen Therapieplatz zusagen?
Telofy nimmt die Anfrage mit allen Angaben auf, die Sie für die Warteliste brauchen, und merkt einen möglichen Sprechstundentermin zur Bestätigung durch Sie vor. Über den Therapieplatz und den weiteren Ablauf entscheiden allein Sie.
Wie steht es um die Schweigepflicht nach § 203 StGB?
Bei der Anmeldung schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsverpflichtung. Es entsteht bauartbedingt keine Tonaufnahme, das Wortprotokoll bleibt standardmäßig aus, Anwendung und Datenbank stehen in Deutschland. Die Einordnung als mitwirkende Person für Ihre eigene Praxis klären Sie mit Ihrer Kammer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wie kommen Termine und Anfragen in unsere Praxissoftware?
Jede Anfrage liegt als Vorgang mit allen Pflichtangaben und Rückrufnummer bereit, die Meldung dazu auf Ihrem Handy. Termine entstehen im Kalenderdienst cal.com, den Sie mit Ihrem Kalender verbinden. Was in Ihre Praxissoftware gehört, übertragen Sie aus einem fertigen Vorgang statt aus dem Gedächtnis.
Klingt das nach Roboter am Telefon?
Am Anfang jedes Gesprächs sagt Telofy offen, dass ein digitaler Mitarbeiter spricht; dieser Hinweis bleibt fest eingebaut. Stimme und Tonfall wählen Sie selbst, das Gespräch verläuft in natürlicher Sprache. Hören Sie es sich an: Tragen Sie oben Ihre Nummer ein, dann ruft er Sie an, ohne Anmeldung.
Was, wenn ein Anrufer unbedingt Sie persönlich sprechen will?
Dann greift die Regel, die Sie festgelegt haben: eine Weiterleitung an Ihr Praxis-Handy während der Sprechzeiten, außerhalb davon eine als dringend markierte Nachricht mit Rückrufnummer. Sie entscheiden selbst, wann Sie zurückrufen.
Was Telofy einer Psychotherapiepraxis abnimmt.
Auch in Ihrer Nähe.
Hören Sie ihn, bevor Sie sich entscheiden.
Ein Klick, kein Formular, keine Anmeldung.