Was passiert beim ersten echten Anruf?
Ihr Mitarbeiter nimmt ab, nennt die eingerichtete Begrüßung mit KI-Hinweis und klärt das Anliegen. Danach sehen Sie den Vorgang im Portal und bekommen automatisch eine Benachrichtigung.
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Die Begrüßung
Ihr Mitarbeiter meldet sich mit genau der Begrüßung, die Sie beim Anlegen festgelegt haben, im gewählten Tonfall und mit dem Hinweis, dass am Telefon eine KI antwortet.
Das Anliegen
Was danach passiert, hängt von Ihren Regeln unter Weiterleiten & Nachrichten ab. Je nach Einstellung antwortet Ihr Mitarbeiter selbst, leitet den Anruf an die Rufnummer weiter, die Sie in der Regel hinterlegt haben, oder nimmt nur eine Nachricht auf. Bei einer eigenen Antwort stellt Ihr Mitarbeiter hinterlegte Pflichtfragen, greift auf Ihre Fragen & Antworten zurück, nennt Preise aus Ihrer hinterlegten Preisliste: Speisekarte, Leistungsliste oder Ersatzteilverzeichnis und bietet, wenn eingerichtet, einen Termin an.
Bei einem dringenden Anliegen
Deutet ein Anrufer auf eine akute Notlage hin, hält sich Ihr Mitarbeiter an den Hinweis für Notfälle, den Sie unter Verhalten hinterlegt haben. Jeder Vorgang trägt außerdem eine Markierung von niedrig bis hoch, je nachdem, wie eilig der Anrufer sein Anliegen schildert. So sehen Sie im Portal sofort, was zuerst dran ist; die fachliche Einschätzung bleibt bei Ihnen.
Der Vorgang im Portal
Nach dem Gespräch legt Telofy einen Vorgang an: Termin, Lead, Ticket, Auskunft, Bestellung oder Nachricht. Dazu gehören eine Zusammenfassung, das erkannte Anliegen und die Markierung, wie eilig es der Anrufer hat. Sie finden den Vorgang unter Anrufe und, je nach Ergebnis, zusätzlich unter Nachrichten & Leads oder Termine. Das Wortprotokoll des Gesprächs speichert Telofy standardmäßig nicht; Sie können das in den Datenschutz-Einstellungen einschalten.
Die Benachrichtigung
Nach jedem Anruf bekommen Sie automatisch eine Zusammenfassung per E-Mail. Haben Sie Telegram oder Web-Push verbunden, kommt die Benachrichtigung zusätzlich als Mitteilung auf Ihr Handy oder Gerät, nie als Ersatz für die E-Mail.