Was passiert beim ersten echten Anruf?
Ihr Mitarbeiter nimmt ab, nennt die eingerichtete Begrüßung mit KI-Hinweis und klärt das Anliegen. Danach sehen Sie den Vorgang im Portal und bekommen automatisch eine Benachrichtigung.
Die Begrüßung
Ihr Mitarbeiter meldet sich mit genau der Begrüßung, die Sie beim Anlegen festgelegt haben, im gewählten Tonfall und mit dem Hinweis, dass am Telefon eine KI antwortet.
Das Anliegen
Was danach passiert, hängt von Ihren Regeln unter Weiterleiten & Nachrichten ab. Je nach Einstellung antwortet Ihr Mitarbeiter selbst, leitet den Anruf an eine Nummer oder an einen bestimmten Mitarbeiter weiter, oder nimmt nur eine Nachricht auf. Antwortet er selbst, stellt er hinterlegte Pflichtfragen, greift auf Ihre Fragen & Antworten zurück, nennt Preise aus Ihrer hinterlegten Preisliste: Speisekarte, Leistungsliste oder Ersatzteilverzeichnis und bietet, wenn eingerichtet, einen Termin an.
Bei einem dringenden Anliegen
Deutet ein Anrufer auf eine akute Notlage hin, hält sich Ihr Mitarbeiter an den Hinweis für Notfälle, den Sie unter Verhalten hinterlegt haben. Erkannte Anliegen erhalten außerdem eine Dringlichkeit von niedrig bis hoch, damit Sie im Portal sofort sehen, was zuerst dran ist.
Der Vorgang im Portal
Nach dem Gespräch legt Telofy einen Vorgang an: Termin, Lead, Ticket, Auskunft, Bestellung oder Nachricht. Dazu gehören eine Zusammenfassung, das erkannte Anliegen und wie dringend es ist. Sie finden den Vorgang unter Anrufe und, je nach Ergebnis, zusätzlich unter Nachrichten & Leads oder Termine. Das Wortprotokoll des Gesprächs speichert Telofy standardmäßig nicht; Sie können das in den Datenschutz-Einstellungen einschalten.
Die Benachrichtigung
Nach jedem Anruf bekommen Sie automatisch eine Zusammenfassung per E-Mail. Haben Sie Telegram oder Web-Push verbunden, kommt die Benachrichtigung zusätzlich als Mitteilung auf Ihr Handy oder Gerät, nie als Ersatz für die E-Mail.