Wie gebe ich meinem Betreuer Zugang zu meinem Konto?
Ihr Betreuer fragt den Zugang an, und Sie geben ihn oben im Portal frei. Die Freigabe gilt nur für kurze Zeit und nur für die Person, die angefragt hat. Unter Einstellungen und Sicherheit können Sie den Zugang jederzeit sofort beenden.
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Wann es diesen Zugang gibt
Wird Ihr Konto von einer Agentur oder einem Dienstleister betreut, der Telofy für Sie eingerichtet hat, kann eine Person von dort direkt in Ihrem Portal arbeiten. Sie muss Sie dann nicht am Telefon durch jeden Schritt führen. In diesem Artikel heißt diese Firma Ihr Betreuer.
Für jeden Zugang braucht Ihr Betreuer Ihre Freigabe. Ihr Passwort oder einen Anmeldecode geben Sie dafür nie weiter. Hat Ihr Konto keinen Betreuer, gibt es diese Funktion nicht, und unter Einstellungen und Sicherheit fehlt der Abschnitt dazu.
So läuft eine Anfrage ab
- Ihr Betreuer fragt den Zugang an, nennt den Grund und wählt den Umfang: „Nur ansehen“ oder „Ansehen und ändern“.
- Inhaber und Administratoren Ihres Kontos bekommen eine E-Mail. Im Portal steht die Anfrage oben, mit dem Namen der Person, der Firma, dem Grund und dem Umfang.
- Sie prüfen die Anfrage. Hat Ihr Betreuer „Ansehen und ändern“ angefragt, können Sie den Umfang auf „Nur ansehen“ herabsetzen. Mehr als angefragt können Sie nicht freigeben.
- Sie klicken auf „Freigeben“ oder auf „Ablehnen“. Unter dem Knopf steht, wie lange die Person das Konto öffnen kann und wie lange sie danach Zugang hat.
- Nach der Freigabe kann die Person Ihr Konto innerhalb von 24 Stunden öffnen. Ab dem Öffnen bleiben ihr höchstens 2 Stunden, danach endet der Zugang von selbst.
Eine Anfrage, die niemand beantwortet, verfällt nach sieben Tagen. Je Konto gibt es höchstens eine offene Anfrage oder einen laufenden Zugang.
Wer freigeben darf
Freigeben, ablehnen und beenden können nur Inhaber und Administratoren. Andere Mitglieder Ihres Teams sehen die Anfrage nicht. Den Hinweis, dass jemand im Konto ist, sehen alle.
Was Ihr Betreuer im Konto tun kann
- Nur ansehen: Ihr Betreuer sieht die meisten Bereiche Ihres Portals, kann aber nichts ändern.
- Ansehen und ändern: Ihr Betreuer kann einrichten und ändern, zum Beispiel Mitarbeiter, Wissen, Anrufregeln oder die Einstellungen des Website-Chats.
In beiden Fällen gesperrt bleiben: Zahlungsdaten, Tarif und gebuchte Leistungen, Passwort, Sicherheitseinstellungen, Zwei-Faktor-Anmeldung, E-Mail-Adresse und Anmeldesitzungen, die Kündigung, Zustimmungen zu Vertrags- und Datenschutztexten, Aufbewahrungsfristen, Steuerangaben, Geräte und Benachrichtigungskanäle, die Verbindung von KI-Assistenten sowie Antworten an Besucher im Website-Chat. Auch Änderungen an API-Schlüsseln und Webhooks bleiben gesperrt. Das bleibt Ihnen vorbehalten.
Während Ihr Betreuer im Konto ist
Oben im Portal steht für alle im Team ein Hinweis, zum Beispiel: „Anna Weber von Muster GmbH hat Zugang zu Ihrem Konto (Ansehen und ändern, bis heute, 14:30 Uhr).“ Inhaber und Administratoren sehen daneben „Zugang beenden“.
Zugang beenden
Klicken Sie im Hinweis oben oder unter Einstellungen und Sicherheit im Abschnitt „Betreuung durch …“ auf „Zugang beenden“. Der Zugang endet sofort, auch mitten in der Arbeit. Er endet außerdem von selbst, wenn die Zeit abgelaufen ist oder Ihr Betreuer das Konto verlässt, denn mit dem Verlassen endet auch die Freigabe. Für einen neuen Zugang braucht es eine neue Anfrage und Ihre neue Freigabe.
Was festgehalten wird
Im Abschnitt „Betreuung durch …“ unter Einstellungen und Sicherheit sehen Sie den Verlauf: Datum, Person, Grund, Umfang, Ergebnis und die Anzahl der Änderungen. Jede Änderung wird mit dem Namen der Person festgehalten, die sie vorgenommen hat, nicht mit Ihrem. Die einzelnen Änderungen zeigt der Verlauf nicht; Einzelheiten erhalten Sie auf Anfrage bei Telofy.